Yestok.pl

Bardzo często – niezbędny w pracy – spis treści tworzony jest poprzez wpisanie jego elementów, pozycja po pozycji w taki sposób, że po ostatnim wyrazie w każdej pozycji spisu, stawia się spację a następnie tyle kropek aby dopisany na końcu numer strony znajdował się po prawej stronie. W efekcie w uzyskanym spisie treści nie daje się wyrównać numerów stron tak aby tworzyły kolumnę liczb wyrównanych na ostatniej cyfrze. Poniżej ilustracja tego zagadnienia (celowo znacznie przejaskrawiona):

Liczby po prawej stronie zazwyczaj dają się „prawie” wyrównać, jednak uważne przyjrzenie się ukazuje minimalne różnice. Problem ten można oczywiście rozwiązać, wcześniej jednak warto zwrócić uwagę na to, że gdyby przygotowywano tekst z wykorzystaniem wiedzy o możliwości tworzenia hierarchicznej struktury tekstu, w ogóle by nie wystąpił, ponieważ istniałaby wówczas możliwość wygenerowania spisu treści na podstawie aktualnej wersji dokumentu.

Przygotowanie spisu treści w sposób „ręczny” powoduje, że każda zmiana w treści dokumentu powodująca zmiany w jego długości, wymaga każdorazowej analizy czy, i ewentualnie co, należy zmienić w spisie treści. Nie tylko zmiany długości tekstu ale i zmiany tytułów rozdziałów wymagają dokonywania stosownych zmian.

Problem wyrównania numeracji stron występuje, ponieważ tekst pisany jest czcionką proporcjonalną, to znaczy taką, w której miejsce dla każdego znaku wyznacza jego wielkość. Litera „W” jest szersza od znaku kropki, więc zajmuje więcej miejsca w dokumencie. Stawiane w spisie treści kropki, zaczynają się w różnym miejscu wiersza i nie ma gwarancji, że można je zakończyć na wspólnej pozycji. Jeśli dodatkowo uwzględnimy możliwość zmiany formatowania czcionek w pewnych fragmentach tekstu, to problem może być bardziej poważny niż przedstawiony w powyższym przykładzie.

Znajdźmy rozwiązanie problemu wyrównania elementów wielolinijkowego tekstu względem dowolnego położenia w wierszu. Przede wszystkim przypomnijmy sobie, że w programie Word istnieje kilka rodzajów tabulatorów, spośród których najczęściej (zazwyczaj podświadomie) wykorzystywanym jest zwykły tabulator, pozwalający po prostu wciąć tekst. Tabulator jest bowiem tylko znacznikiem umieszczonym w obrębie linijki tekstu, wskazującym najbliższe miejsce, do którego po naciśnięciu klawisza tabulacji ma zostać przesunięty kursor wstawiania tekstu. Działanie klawisza tabulacji jest ściśle związane z tabulatorem. Samo naciśnięcie klawisza tabulacji wstawia do dokumentu niedrukowalny znak tabulacji. Znak ten powoduje jednocześnie przestawienie kursora tekstowego do najbliższego tabulatora w tym wierszu. Znak ten, tak jak znak klawisza ENTER, podziału strony czy „twardej spacji” można zobaczyć w dokumencie tylko w trybie pokazywania wszystkich znaków. Widać go na poniższej ilustracji w postaci poziomej strzałki skierowanej w prawo. Jeśli klawisz tabulacji został użyty wewnątrz już istniejącego tekstu, spowoduje przesunięcie całego tekstu leżącego na prawo od tego znaku do pozycji najbliższego tabulatora. Znak tabulacji wstawiany jest dość często, bo użytkownicy szybko zauważają, że po naciśnięciu klawisza tabulacji uzyskuje się dodatkowe wcięcie tekstu.

Na poziomej linijce umieszczonej nad tekstem, na szarym tle, pod liczbami linijki, widać delikatne zaznaczenia występujące co 1,25 cm. (jeśli linijki nie widać na ekranie proszę wybrać polecenie „Widok-Linijka” a w Wordzie 2007 zaznaczyć opcję „Linijka” w zakładce „Widok” w grupie „Pokazywanie/ukrywanie”). Te zaznaczenia to właśnie pozycje tabulatorów w tym konkretnie przypadku tabulatorów domyślnych. Widać je także na rys. 2. Autor może w obrębie linijki wstawić własny tabulator, wówczas wszystkie poprzedzające go tabulatory domyślne zostaną usunięte. W obrębie linijki można umieścić wiele różnych, własnych tabulatorów

Wyróżnia się następujące tabulatory:

• Tabulator lewy, najczęściej wykorzystywany, bowiem tabulatory domyślne są jednocześnie tabulatorami lewymi. Naciśnięcie klawisza tabulacji przenosi kursor wprowadzania tekstu do pozycji najbliższego tabulatora (domyślnego lub ustawionego przez użytkownika) i pozwala pisać dalej z uzyskanym efektem wcięcia lub wyrównanego odstępu.
  
• Tabulator środkowy. Po naciśnięciu klawisza tabulacji kursor wprowadzania tekstu jest przenoszony do pozycji tabulatora a pisany następnie tekst rozmieszczany jest w taki sposób aby z tą pozycją pokrywał się jego środek. Aby przerwać wyśrodkowywanie tekstu, należy ponownie użyć klawisza tabulacji przenosząc w ten sposób kursor wprowadzania tekstu do pozycji następnego tabulatora, lub nacisnąć klawisz ENTER. W nowym wierszu pozycja tabulatora środkowego będzie powtórzona bez względu na to, czy wiersz powstał w wyniku „zawinięcia” tekstu, czy utworzenia nowego akapitu.
  
• Tabulator prawy. Po naciśnięciu klawisza tabulacji kursor wprowadzania tekstu jest przenoszony do pozycji tabulatora a pisany tekst jest umieszczany w taki sposób, aby na pozycji tabulatora znajdował się ostatni znak pisanego tekstu. Tak jak przy poprzednim tabulatorze, kontynuacja pisania za tabulatorem jest możliwa po naciśnięciu klawisza tabulacji albo naciśnięciu klawisza ENTER.
  
• Tabulator dziesiętny. Po naciśnięciu klawisza tabulacji kursor wprowadzania tekstu jest przenoszony do pozycji tabulatora a pisany tekst jest umieszczany w taki sam sposób jak przy tabulatorze prawym, ale tylko do momentu naciśnięcia klawisza przecinka. Po naciśnięciu przecinka, dalszy tekst pisany jest już za znacznikiem tabulatora. Przerwanie tabulowania jest oczywiście także możliwe po naciśnięciu klawisza tabulacji lub ENTER. Naturalnym „przerywnikiem” jest tu jednak znak przecinka. Ten rodzaj tabulatora pozwala wygodnie ustawiać w jednej kolumnie liczby z częściami ułamkowymi. Przecinek pozycjonuje dokładnie część całkowitą i ułamkową liczby. Gwoli ścisłości dodam, że inne znaki także mogą przerwać tabulowanie wpisywanego tekstu. Jeśli wpisywany tekst zawiera choćby jedną cyfrę, to tabulowanie przerywane jest przez dowolny znak nienumeryczny z wyjątkiem spacji.
  
• Tabulator paskowy. Mimo swej nazwy nie jest to jednak tabulator. Wstawienie tabulatora paskowego powoduje, że w tekście na jego pozycji pojawia się pionowa linia. Linia ta nie ma wpływu na wpisywany tekst, może być natomiast wykorzystana jako element graficzny obramowujący pionowe kolumny tekstu. Obecnie nie wykorzystywany.

Oddziaływanie tabulatorów przerywane jest oczywiście także wtedy gdy ich wpływ nie ma już żadnego znaczenia, np. gdy tekst wprowadzany przy tabulatorze prawym jest dłuższy niż pozostawiona na ten tekst przestrzeń. Znak tabulacji pozostaje jednak w tekście. Na ilustracji poniżej pokazuję symbole tabulatorów jakich może użyć piszący. Każdy symbol odpowiada rodzajowi tabulatora. Tabulatory domyślne reprezentowane są delikatnymi znacznikami pod linijką.

Dla wszystkich tabulatorów, z wyjątkiem paskowego, można ustalić znaki wiodące czyli znaki automatycznie wstawiane między tekst po którym naciśnięto klawisz tabulacji a pierwszym znakiem tekstu przesuniętego do pozycji tabulatora. Znakami tymi, wypełniającymi pustą przestrzeń w dokumencie, mogą być kropki, myślniki lub znaki podkreślenia. Jeśli żaden znak wiodący nie zostanie zdefiniowany, w dokumencie pozostanie pusta przestrzeń.

Tabulatory z ewentualnie wybranymi znakami wiodącymi, można wstawić do dokumentu poprzez zaznaczenie akapitów, w których mają się pojawić, wybranie z polecenia „Format” podpolecenia „Tabulatory...” a w Wordzie 2007 w zakładce „Narzędzia główne”, po otwarciu okienka dialogowego grupy Akapit i wybraniu przycisku „Tabulatory...”.

W nowootwartym oknie dialogowym można ustawić wybrane tabulatory na właściwym miejscu. Po zatwierdzeniu wyboru tabulatory zostaną umieszczone na zdefiniowanych pozycjach. Tabulatory ustawione w pustym akapicie będą powtarzane w każdej linijce akapitu oraz w każdym następnym akapicie tworzonym po naciśnięciu klawisza ENTER.

Tabulatory można też wstawiać bezpośrednio w dokumencie, poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszki w dolną część linijki poziomej. Kliknięcie podwójne, spowoduje wstawienie symbolu tabulatora z jednoczesnym otwarciem pokazanego powyżej okna dialogowego, zarządzającego położeniem i własnościami tabulatorów

Po lewej stronie obszaru wyświetlającego linijkę poziomą, w małym prostokątnym przycisku, wyświetlany jest symbol wstawianego tabulatora. Rodzaj tabulatora można zmienić klikając w przycisk symbolu tyle razy, aż pojawi się symbol potrzebnego tabulatora. W cyklu zmieniających się symboli pojawiają się dodatkowo, nie omawiane tutaj, symbole wcięcia pierwszego wiersza oraz symbol wysunięcia.

Kończąc temat tabulatorów, wyjaśnijmy jeszcze jak je ewentualnie usunąć. Należy zaznaczyć te akapity w których znaki tabulatorów mają zostać usunięte, wywołać przytoczone powyżej okno dialogowe „Tabulatory” i usunąć wszystkie lub tylko wybrane tabulatory. Tabulatory można też usunąć przeciągając ich znaczniki, z linijki na obszar kartki. Należy jednak pamiętać, że operacja ta nie usuwa wstawionych przez użytkownika znaków tabulacji, te pozostając, rozmieszczają tekst wg nowych zasad, wynikających np. z przywrócenia tabulatorów domyślnych. Pamiętajmy, że znak tabulacji wstawiony przy pomocy klawisza tabulacji jest tylko informacją, że następny tekst będzie pisany od najbliższego tabulatora wg zasad tego tabulatora dotyczących. Sam znak tabulacji usuwa się z tekstu tak, jak każdy niepotrzebny już znak, klawiszem DELETE lub BACKSPACE.

Wróćmy teraz do zagadnienia wyrównania numerów stron w napisanym już spisie treści. Zauważmy, że w omawianym przypadku wystarczyłby nam tabulator prawy umieszczony w okolicach prawego marginesu strony, który miałby zdefiniowane kropki jako znaki prowadzące. Teraz wystarczyłoby zamienić wszystkie wpisane kropki na jeden znak tabulacji, by numery stron ustawiły się na prawej stronie względem tego tabulatora.

Można to wykonać następująco:

• Zaznaczyć wszystkie akapity spisu treści.
• Przy pomocy polecenia „Zamień”, zamienić w nich każde dwie kropki na jedną.
• Czynność tę powtórzyć tyle razy, aż liczba zmian będzie wynosiła zero.
• Po tej operacji w każdej pozycji spisu treści po nazwie rozdziału znajdzie się spacja, kropka i numer strony.
• Teraz za pomocą tego samego polecenia „Zamień”, zamieniamy sekwencję: spacja kropka na: spacja znak tabulacji. Aby to zrobić w polu „Zamień na” należy wpisać spację a następnie sekwencję ^t (spacja daszek i mała litera t).
• Po tej operacji, po nazwie rozdziału i spacji, pojawi się znak tabulacji i numer strony.
• Mając cały czas zaznaczony obszar spisu treści należy przywołać okno dialogowe „Tabulatory” i wpisać niezbędne parametry, np. w okienku „Pozycja tabulatora” wpisać 14,5, zaznaczyć wyrównanie do prawej, znaki wiodące kropki i nacisnąć klawisz „Ustaw” a następnie „OK”.

To wszystko, efekt powinien już być widoczny.

Uwaga.

Może się zdarzyć, że każde wpisane trzy kolejne znaki kropki zamienione zostały automatycznie na znak wielokropka (to akurat zależy od ustawień opcji autokorekty). W efekcie w tekście może być ileś znaków wielokropka i pozostałe pojedyncze kropki. W sekwencji zamiany należy zatem najpierw zamienić wielokropki na kropki a dopiero potem zrealizować przytoczony powyżej sposób. Znak wielokropka wpisać można kombinacją klawiszy CTRL+ALT+. (CTRL+ALT+kropka).

Poniżej przedstawię dwie prezentacje wykonania tego zadania.
Pierwsza to realizacja opisanych powyżej zamian. W czasie gdy pisałem to opracowanie, a był to rok 2008, skupiłem się na wykorzystaniu operacji zamiany bez korzystania z bardziej zaawansowanych metod zamiany. Chodziło o to, aby osoby słabo zaznajomione z wykorzystaniem Worda mogły to wykonać.

Po latach widzę, że temat ten jest jednak dość często czytany. Dlatego dołączyłem drugą prezentację, która wykorzystując bardziej zaawansowane metody wyszukiwania i zamiany, wykona tę operację szybciej.

Poniżej pierwsza prezentacja.

Prezentacja po konwersji. Naprowadź myszkę na ten tekst aby przeczytać uwagę.

Druga prezentacja wykorzysta symbole wieloznaczne, których można użyć w operacjach „Znajdowanie i zamienianie”. Word w tych operacjach wykorzystuje dwa rodzaje zapisów. Jeden, to kody specjalne, które reprezentują konkretne znaki, np. kod ^P reprezentuje znak końca akapitu (czyli miejsce, w którym naciśnięto klawisz ENTER) a ^t reprezentuje znak tabulacji. Tak zakodowane znaki nie są symbolami wieloznacznymi (szerzej o tym napisałem w tym opracowaniu: Poprawianie dokumentów).
Drugi, to symbole wieloznaczne, które Microsoft wprowadził w celu umożliwienia bardziej ogólnego definiowania poszukiwanych ciągów. Tę rolę w świecie informatycznym pełniły już wówczas wyrażenia regularne ale Microsoft zredukował i zawęził je do własnych potrzeb. Nawiasem mówiąc od wersji Word 2016 wyrażenia regularne stały się wreszcie częścią oprogramowania. O wyrażeniach regularnych możesz poczytać np. tu: Wyrażenia regularne.

W tym przykładzie ograniczę się do symboli wieloznacznych obowiązujących w Wordzie 2007. Nie korzystam już z Worda od ponad 10 lat, ale z tego co czytałem, mogą być stosowane także w nowszych wersjach. Wykorzystanie symboli wieloznacznych wymaga zaznaczenia dedykowanej opcji „Użyj symboli wieloznacznych” w oknie dialogowym „Znajdowanie i zamienianie”.

Zastosuję tu kilka rodzajów zapisu w polu „Znajdź”.
Nawiasy kwadratowe. Symbolizują jeden wyszukiwany znak, taki który jest zgodny z którymkolwiek wpisanym miedzy tymi nawiasami. Gdyby w polu „Znajdź” wpisano: „ka[rn]ton”, to system znalazłby zarówno „karton” jak i „kanton”. Gdy opcjonalne znaki stanowią sekwencję kolejnych symboli można ją zapisać np. tak: [0-9], co w tym przypadku oznacza dowolna cyfra.
Nawiasy okrągłe. Symbolizują grupę szukanych znaków. Jeśli w szukanym ciągu zadeklarowano grupę (grupy), to można do nich się odwołać w polu „Zamień na”, wskazując numer grupy.
„Gwiazdka” oznacza każdy znak aż do znaku znajdującego się za gwiazdką.
W polu „Zamień na” skorzystałem z możliwości wstawienia zawartości grupy, zapis takiej sytuacji to: „\nr grupy”.

Poniżej druga prezentacja.