Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.
Yestok.pl
Jerzy Moruś
© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.
Poprawianie dokumentów.
W artykule „Jak sprawnie napisać pracę”, zamieszczonym w dziale Ogólnym serwisu, poruszyłem zagadnienia na co zwracać uwagę przy projektowaniu pracy a później jej tworzeniu. Jeśli jednak z jakichś powodów nie udało się nam trzymać proponowanych rozwiązań, należy pracę poprawić w wielu aspektach. W tym opracowaniu opiszę jak takie poprawianie zrealizować w programie Word.
W wielu przypadkach podczas poprawiania dokumentu wykorzystywana będzie funkcjonalność Znajdź i zamień. Dlatego najpierw zostanie ona omówiona. Poniżej na ilustracji pokazuję okienko dialogowe z parametrami i ustawieniami polecenia Zamień, polecenia znajdującego się w grupie poleceń Edytowanie. Ilustracja obrazuje to okno ze wszystkimi opcjami wyszukiwania. Są one dostępne po naciśnięciu przycisku opisanego „Więcej >>”. Przycisk ten po włączeniu wyświetlania tych opcji zmienia opis na „<< Mniej”, czyli taki jaki widoczny jest na rysunku.
Na potrzeby tego opracowania pogrubiona czcionka użyta w tekście wskazuje polecenia i opcje tego okna dialogowego. Elementy wpisywane do pól tekstowych ujęte są w cudzysłowy «francuskie» aby wskazać granice tekstu. Cudzysłowów tych oczywiście nie wpisuje się do pól.
Poniższe porady znacznie ingerują w tekst. Warto więc zrobić sobie kopię tekstu podstawowego, aby móc do niego wrócić jeśli jakieś działania nie zakończą się oczekiwanym rezultatem. Pojawiające się w poniższym opisie oznaczenie <s> oznacza znak spacji czyli znak wprowadzony z klawiatury poprzez naciśnięcie klawisza spacji. Musiałem wprowadzić to oznaczenie by w podawanych przykładach czytelnik dokładnie wiedział kiedy elementem parametru albo ciągu znaków jest spacja i nie miał wątpliwości że taką spację należy wpisać.
Lista porad.
Przywracanie podstawowych atrybutów tekstu.
Przywracanie podstawowych atrybutów akapitu.
Zakres działania operacji Znajdź i zamień.
Usuwanie wielokrotnych spacji.
Usuwanie spacji sprzed przecinka, kropki, średnika i innych znaków.
Dodawanie spacji po przecinku, kropce, średniku i innych znakach.
Usuwanie spacji rozpoczynającej akapit.
Usuwanie jednoliterowych spójników i przyimków z końca wiersza.
Przytwierdzanie miana do liczby i słowa do liczby.
Usuwanie tego, co nie jest potrzebne.
Przywracanie podstawowych atrybutów tekstu.
Jeśli jakieś fragmenty tekstu zostały opatrzone indywidualnymi właściwościami np. pogrubienia, zmiana koloru, zmiana kroju czcionki i temu podobne, można im przywrócić ustawienia podstawowe, obowiązujące w stylu akapitu, przez zaznaczenie wymaganego fragmentu tekstu i naciśnięcie kombinacji CTRL+SPACJA. Wszelkie zmodyfikowane w zaznaczonym fragmencie formatowania tekstu zostaną cofnięte. Jeśli chcemy usunąć wszystkie dodane formatowania w całym dokumencie, zaznaczamy go w całości (CTRL+A) a następnie CTRL+SPACJA.
Przywracanie podstawowych atrybutów akapitu.
Aby przywrócić atrybuty wybranemu akapitowi, umieść w nim kursor wstawiania tekstu, aby działanie objęło kilka akapitów zaznacz je (pierwszy i ostatni nie muszą być zaznaczone w całości) i naciśnij kombinację CTRL+Q. Cofnięte zostaną wszystkie modyfikacje jakie zostały nałożone na obowiązujący w akapicie styl, np. wcięcia, odstępy między wierszami, rozstrzelenie tekstu. Nie zostaną cofnięte zmiany wprowadzone do stylu.
Zakres działania operacji Znajdź i zamień.
Operacje Znajdź i zamień wykonywane są w całym tekście, chyba że został zaznaczony jakiś fragment dokumentu, wówczas najpierw przeglądany jest ten fragment i w nim wykonują się odpowiednie działania a następnie pojawia się pytanie czy operacja ma przebiec także w pozostałej części dokumentu.
Zakończenie procedury zależy od sposobu dokonywania zamian. Gdy wybraną operacją jest Zamień wszystko, po osiągnięciu końca zaznaczonego fragmentu tekstu pojawi się komunikat pokazany na powyższej ilustracji. Jeśli wybierzemy odpowiedź Nie, operacja zostanie zakończona. Jeśli odpowiemy Tak dokument będzie przeglądany do końca, po czym pojawi się kolejny komunikat o osiągnięciu końca dokumentu i pytanie czy przeszukać dokument od początku. Kolejna odpowiedź potwierdzająca spowoduje przeszukanie dokumentu od początku do początkowej granicy wcześniej zaznaczonego tekstu i wydaniu komunikatu o przejrzeniu całego dokumentu. Po każdym momencie zakończenia operacji zaznaczony wcześniej fragment tekstu nadal jest zaznaczony.
Gdy wybraną operacją będzie Zamień, czyli zamiany dokonywane będą na wyraźne żądanie, sposób przebiegu operacji jest taki sam jak opisany wcześniej lecz na zaznaczenie tekstu zostanie „zdjęte”.
Usuwanie wielokrotnych spacji.
Usuwanie wielokrotnych spacji jest czynnością prostą. Polega na wykonaniu polecenia Zamień. W okienku Znajdowanie i zamienianie w polu Znajdź wpisujemy «<s><s>». W polu Zamień na wpisujemy «<s>». Zwróćmy uwagę na to, że w obu polach nie widzimy żadnych znaków, spacje nie mają bowiem swej reprezentacji graficznej. O ilości znaków możemy wnioskować po położeniu mrugającego kursora tekstowego. Ponieważ operacja Zamień (operacja Znajdź też) zapamiętuje wykonywane działania należy upewnić się, że wpisujemy znaki spacji do pustych pól. Po naciśnięciu przycisku Zamień wszystko zostaniemy poinformowani ile takich zamian zostało wykonanych. Czynność tę należy powtarzać tyle razy aż liczba zamian będzie wynosiła zero.
Usuwanie spacji sprzed przecinka, kropki, średnika i innych znaków.
Po wywołaniu polecenia Zamień w polu Znajdź wpisujemy «<s>,» a w polu Zamień na tylko «,». Tę czynność także wykonujemy wielokrotnie aż liczba zamian wyniesie zero. Wielokrotne powtarzanie tego działania zlikwiduje sytuację gdy zostało postawionych kilka spacji i dopiero później przecinek. W ten sam sposób możemy postąpić z każdym z pozostałych znaków interpunkcyjnych.
Dodawanie spacji po przecinku, kropce, średniku i innych znakach.
Po wywołaniu polecenia Zamień w polu Znajdź wpisujemy «,» a w polu Zamień na wpisujemy «,<s>». Taką zamianę wykonujemy tylko raz. Po tej operacji w miejscach gdzie po przecinku od razu napisano wyraz, pojawi się rozdzielająca spacja. Jednak w miejscach, w których była zachowana poprawność pisania pojawią się teraz dwie spacje. O tym jak je usunąć napisano powyżej. Ten sposób postępowania powinniśmy powtórzyć dla wszystkich pozostałych znaków. Dlatego też usuwanie podwojonych spacji zostawmy do wykonania jako ostatnią z czynności, po wszystkich zamianach.
Usuwanie spacji rozpoczynającej akapit.
Jeśli w dokumencie znajdowały się wcięcia akapitowe zrealizowane poprzez kilkukrotne naciskania spacji, to po zamianie spacji wielokrotnych pozostanie tu jedna spacja, ostatnie dwie zostaną zamienione na jedną. Z punktu widzenia edytora, znakiem poprzedzającym tę spację jest znak końca poprzedzającego ją akapitu. Zatem aby pozbyć się zbędnej spacji wystarczy zamienić sekwencję: znak końca akapitu—spacja na znak końca akapitu. Znaku końca akapitu nie można wpisać bezpośrednio do pól wyszukiwania i zamiany, jest to bowiem znak specjalny. Aby wskazać, że chodzi o znak końca akapitu należy wpisać dwa znaki: ^p. Znak daszka informuje system wyszukiwania i zamiany, że wprowadzamy znak specjalny, a napisana po nim litera p mówi, że chodzi o znak końca akapitu. Wielkość litery ma tutaj znaczenie. Po wywołaniu polecenia Zamień do pola Znajdź wpisujemy «^p<s>» a w polu Zamień na wpisujemy tylko «^p». To działanie także można wykonać wielokrotnie aż do osiągnięcia zerowej liczby zamian.
Usuwanie pustych akapitów.
Usuwanie pustych akapitów działa analogicznie jak usuwanie wielokrotnych spacji. Zamieniamy dwa następujące po sobie znaki końca akapitu na pojedynczy znak końca akapitu. W polu Znajdź wpisujemy zatem sekwencję «^p^p» a w polu Zamień na: «^p». To działanie powtarzamy aż do uzyskania zerowej liczby zamian.
Usuwanie jednoliterowych spójników i przyimków z końca wiersza.
Ten problem spędza sen z oczu wielu piszących. W Internecie znaleźć można specjalnie napisane makra, czyli programy włączane w funkcjonalność Worda rozwiązujące ten problem. Należy jednak wyjaśnić, że jednoliterowe wyrazy na końcu wiersza nie są błędem ortograficznym. Ich przenoszenie na początek następnej linijki jest (dobrym) zwyczajem redaktorów odpowiedzialnych za wygląd publikacji. Proszę na przykład zapoznać się z treścią poniższych ilustracji.
Aby zapewnić sobie przenoszenie jednoliterowych spójników i przyimków do następnego wiersza wtedy, kiedy wypada on na jego końcu, musimy pomiędzy tym a następnym wyrazem wstawić „twardą spację” (CTRL+SHIFT+SPACJA). Spacja ta wiąże spójnik lub przyimek z następnym słowem i jeśli wymagane jest przełamanie wiersza, musi ono uwzględniać, że spójnik (przyimek) jak i następujący po nim wyraz stanowią - z punktu widzenia Worda - jedno słowo. Wpisywanie tej spacji jest kłopotliwe – wymaga bowiem równoczesnego przytrzymania dwóch klawiszy funkcyjnych (CTRL i SHIFT) i naciśnięcia SPACJI. W czasie pisania nie zawsze się o tym pamięta.
Proponuję rozwiązanie oparte o wykorzystywany już mechanizm Znajdź i zamień. Zostanie ono zastosowane do wszystkich jednoliterowych słów, nie tylko tych znajdujących się w danym momencie na końcu wiersza.
Musimy w tym miejscu poznać nowy symbol specjalny, a więc taki, który w polach Znajdź i Zamień na poprzedzany jest znakiem daszka (^). Tym symbolem jest ^s, oznacza on „twardą spację” (czyli znak wstawiany skrótem klawiaturowym CTRL+SHIFT+SPACJA) i może wystąpić zarówno w polu Znajdź jak i w Zamień na. Ponadto musimy poznać, raczej rzadko stosowane i niedoceniane, zasady wyszukiwania i zamiany z wykorzystaniem symboli wieloznacznych.
W standardowym oknie Znajdowanie i zamienianie w lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Więcej>>. Jego kliknięcie zmieni okno Znajdowania i zamiany dodając przycisk <<Mniej oraz udostępniając nowe opcje, jak na rysunku poniżej.
W nowo otwartej części okienka należy zaznaczyć opcję Użyj symboli wieloznacznych. W tym trybie program Word wyszukuje wystąpienia dokładnie takiego tekstu, jaki został podany, a więc znaczenie ma także wielkość liter. Pola wyboru Uwzględnij wielkość liter oraz Znajdź tylko całe wyrazy są niedostępne i nie można użyć tych opcji. Symbole wieloznaczne wpisywane są do pola Znajdź i spełniają odrębną rolę. Tworzą pewien wzorzec wyszukiwania i nie są w związku z tym częścią wyszukiwanego ciągu. Symbolem wieloznacznym jest np. znak zapytania (?). Symbol ten oznacza dowolny znak. Zapis «s??k» wyszuka każdy czteroznakowy ciąg zaczynający się literą s i zakończony literą k. Znajdzie zatem zarówno słowo „stok” jak i „szok” ale także wystąpienia tych ciągów w słowie „stokrotka”, „Białystok”, „prostokąt” czy „przesiąkanie”. Jeśli wyszukiwanym znakiem ma być znak będący jednocześnie symbolem wieloznacznym, należy ten symbol poprzedzić znakiem odwrotnego ukośnika. W przypadku omówionego przed chwilą przykładu, gdyby poszukiwanym ciągiem miał być ten sam ciąg lecz zakończony znakiem zapytania, należałoby go zapisać następująco: «s??k\?». Symbolami wieloznacznymi, które wykorzystam w tym zadaniu są nawiasy okrągłe ( ) oraz kwadratowe [ ]. Ich zastosowanie w polu Znajdź ma specjalne znaczenie.
Znaki nawiasów kwadratowych obejmują wykaz dopuszczalnego w poszukiwaniu znaku. Zatem jeśli w polu Znajdź wpisano by «[AEOU]la» oznaczałoby to, że poszukujemy słów Ala, Ela, Ola lub Ula. Wpisanie wielkich liter oznacza, że tylko takie wezmą udział w wyszukiwaniu. Zatem w zdaniu: "Ula podeszła do ula", tylko imię zostałoby uwzględnione. Nawiasy okrągłe pozwalają objąć jakiś fragment wyszukiwanego tekstu i oznaczyć go jako grupę wyszukiwanych znaków. Każda taka grupa zapisana w polu Znajdź otrzymuje swój niejawny numer grupy, czyli kolejną liczbę, licząc grupy od lewej do prawej. Numer grupy można wpisać w polu Zamień na aby operacja zamiany wstawiła w tym miejscu zawartość tej grupy. Np gdybyśmy w pewnym tekście chcieli spowodować aby przed każdym imieniem Ela, Ola, Ula lub Ala dopisany został tekst Pani, to w polu Znajdź powinniśmy wpisać «([AEOU]la)» natomiast w polu Zamień na «Pani<s>\1». Taki zapis oznacza, że po znalezieniu poszukiwanego ciągu (przypisany jest mu numer grupy 1) należy zastąpić go tekstem Pani, spacją i tym ciągiem znaków, który został znaleziony w grupie nr 1.
Z tą wiedzą możemy teraz przystąpić do zbudowania takiej zasady wyszukiwania i zamiany aby po każdym jednoliterowym spójniku lub przyimku zamiast zwykłej spacji znajdowała się spacja twarda. To z kolei spowoduje, że taki wyraz nigdy nie pojawi się jako wyraz kończący linijkę akapitu. Uwaga: przypominam o znaczeniu zapisu <s> w objaśnianiu procedury. W otwartym okienku Znajdowanie i zamienianie z uaktywnioną opcją Użyj symboli wieloznacznych do pola Znajdź wpisujemy «([<s>^s][aiouwzAIOUWZ])<s>». Ten zapis oznacza, że szukamy trzyznakowego ciągu składającego się ze spacji lub twardej spacji na początku, jednej z wymienionych liter (to jedyne jednoliterowe wyrazy w języku polskim), stanowiących pierwszą grupę wyszukiwania i znaku zwykłej spacji, która po tej grupie występuje.
W polu Zamień na wpisujemy «\1^s». Ten z kolei zapis oznacza, że znaleziony ciąg należy zastąpić znalezioną zawartością grupy pierwszej, a więc znalezioną spacją lub twardą spacją z następującą po tym znaku literą, i uzupełnić ten ciąg twardą spacją. Dzięki takiej zamianie dotychczasowy układ znaków różnił się będzie tylko zastąpieniem zwykłej spacji, spacją twardą. Teraz można wybrać działanie Zamień wszystko tylokrotnie, (tak naprawdę dwukrotnie) aż liczba zamian wyniesie zero.
Wielokrotne wykonania tego działania jest w tym wypadku konieczne aby prawidłowo wstawić twardą spację po każdym z kilku następujących po sobie jednoliterowych wyrazów, jak np. w zdaniu: "Szukał Jana, a i u Zbyszka go nie zastał".
Przytwierdzanie miana do liczby i słowa do liczby.
W tekście napisanym zgodnie z zasadami, miano związane z liczbą nie powinno przenosić się do nowego wiersza, np. w wyrażeniu 60 km/godz. oraz liczba związana z tekstem nie powinna przejść do nowego wiersza np. w wyrażeniu rok 1410. Wstawienie twardej spacji w wymagane miejsca, bo do tego sprowadza się ten problem, rozwiązują dwie operacje Znajdź i zamień z włączoną opcją Użyj symboli wieloznacznych. Tego typu zamiany nie są jednak tak proste i oczywiste. Zamiana w rodzaju zamień ciąg <cyfra><s><litera> na <cyfra>^s<litera> może prowadzić do wieloznacznych i nieoczekiwanych przez nas zamian. O ile w przytoczonym powyżej wyrażeniu 60 km/godz. była by to zamiana prawidłowa, to już np. w zdaniu "Wybory roku 1989 wyłoniły..." wspomniana zamiana próbowałaby umieścić twardą spację między cyfrą 9 a słowem „wyłoniły”, a w tym akurat przypadku nie jest to oczekiwany efekt. Dlatego też zamiany te powinny być wykonywane w sposób ręczny, tak aby móc każdorazowo podjąć decyzję o jej wykonaniu.
Ponownie wykorzystamy zapis w nawiasach kwadratowych. Jak napisałem powyżej, oznacza on wybór któregoś z wpisanych tam znaków, np. [012569] oznacza wyszukanie jednej z wpisanych tu cyfr. Jeśli znaki stanowią ciągłą sekwencję, można je wpisać np. tak [a-j] co oznacza wszystkie małe litery od a do j włącznie a np. zapis [0-9] oznacza jedną z cyfr z zakresu od 0 do 9. Wykorzystamy też możliwość grupowania fragmentów ciągu wyszukiwania.
Teraz przystąpimy do zamiany sekwencji <jakaś cyfra><s><jakaś litera> na ten sam ciąg ale z twardą spacją wewnątrz. W polu Znajdź wpisujemy «([0-9])<s>([a-ż,A-Ż])». Oznacza to, że szukamy dowolnej cyfry stanowiącej w tym przypadku pierwszą grupę we wzorcu, po której wystąpi spacja i następnie dowolna litera z zakresu od małej litery a do wielkiego Ż. Znaleziona litera stanowi drugą grupę we wzorcu. W polu Zamień na wpisujemy: «\1^s\2». Ten zapis mówi aby jako ciąg zamieniający użyć tego co znaleziono w grupie pierwszej (a więc cyfrę)dołączyć twardą spację, po której dodać to co znaleziono w grupie drugiej (a więc znalezioną literę).
Analogicznie dla dla drugiego wariantu w polu Znajdź wpisujemy «([a-ż,A-Ż])<s>([0-9])» a w polu Zamień na: «\1^s\2».
Przypominam, że obu przypadkach należy kontrolować prawidłowość zamian, a więc nie wykonywać operacji Zamień wszystko, lecz wybierać Zamień, jeśli zamiana jest konieczna, lub Znajdź następny, gdy we wskazanym miejscu taka zamiana nie jest potrzebna.
Usuwanie tego, co nie jest potrzebne.
Usuwanie niepotrzebnych tekstów jest także operacją Znajdź i zamień, tyle, że w polu Znajdź wpisujemy poszukiwany tekst a pole Zamień na pozostawiamy puste.
Inne zapisy symboliczne.
Zapisy symboliczne jakie mogą zostać użyte w polach Znajdź i Zamień na:
- ^t – oznacza znak tabulatora,
- ^+ – oznacza pauzę,
- ^= – oznacza półpauzę,
- ^m – oznacza znak podziału strony,
- ^~ – oznacza łącznik nierozdzielający „twardy łącznik”,
- ^- – oznacza łącznik opcjonalny,
- ^^ – oznacza znak daszka
Zapisy symboliczne jakie mogą wystąpić w polu Znajdź (tylko gdy opcja Użyj symboli wieloznacznych jest wyłączona):
- ^? – oznacza dowolny znak.
- ^# – oznacza dowolną cyfrę.
- ^$ – oznacza dowolną literę.
Zapis symboliczny jaki może wystąpić tylko w polu Zamień na:
- ^& – oznacza znalezioną zawartość zdefiniowaną przez pole Znajdź.
- ^c – oznacza zawartość schowka systemu Windows.