Yestok.pl

Opracowanie powstało w odniesieniu do Word 2007.

W chwili kiedy modyfikuję ten artykuł na rynku dostępna jest już najnowsza wersja pakietu MS Office oznaczona jako 2016. Nie oznacza to jednak, że nie są używane wersje poprzednie, czyli 2013, 2010 czy 2007 a nawet jeszcze starsze.

Z wprowadzeniem wersji Microsoft Office 2007, pojawił się nowy format zapisu danych. Dla przeciętnego użytkownika zmiany sprowadziły się do tego, że rozszerzenie nazwy pliku, a więc np. doc dla Worda, xls dla Excela czy ppt dla Powerpointa, uzupełnione zostało o literę x i jest teraz sekwencją czteroliterową, odpowiednio docx, xlsx i pptx. W rzeczywistości nowe rozszerzenia nazw związane są ze zmianą sposobu zapisywania dokumentów. Zmiany te nastąpiły w związku z dążeniem do standaryzacji zapisu dokumentów, tak aby ich odczytanie było niezależne od używanego środowiska informatycznego. Trendu tego bynajmniej nie zapoczątkował Microsoft. Musiał jednak się dostosować do zmienionej rzeczywistości. Ten standard znany jest pod ogólnym określeniem zgodności z językiem XML a Microsoft nazwał go Office Open XML. Przyniósł też pozytywne zmiany, z których najważniejszą jest możliwość odczytania dokumentu przez dowolny inny program interpretujący język XML. Dodatkowym efektem zmian stało także zmniejszenie pliku dokumentu. Podam tu konkretny przykład dokumentu przygotowanego (w Wordzie 2007) do wydruku na kartkach formatu A5. Składa się on z 226. stron zawierających 42 249 wyrazów zajmujących 1 998 akapitów. Liczba wszystkich znaków w tym dokumencie wyniosła 316 689. Otóż dokument ten zapisany w formacie DOC zajął na dysku 1,11MB, w formacie DOCX – już tylko 316kB. Różnica jest widoczna i znacząca.

Wprowadzone zmiany spowodowały także sporo zamieszania. Większość użytkowników tworząc dokumenty nie zastanawia się w jakim formacie dokumenty te są zapisywane i zazwyczaj potwierdzają zaproponowane opcje zapisywania. W nowej wersji oprogramowania są to właśnie nowe formaty. Zwykle też użytkownicy nie widzą rozszerzeń w nazwach plików, bo w parametrach systemu operacyjnego ustawiona jest opcja „Nie pokazuj rozszerzeń znanych plików”. W efekcie przekazują lub przesyłają takie dokumenty użytkownikom starszych wersji pakietu, a Ci nie mogą ich otworzyć, ponieważ starsza wersja pakietu „nie zna” nowszych standardów. Microsoft rozwiązał ten problem przygotowując oprogramowanie pozwalające użytkownikom starszych wersji pakietu Office otwierać, edytować i zapisywać dokumenty z nowym standardem zapisu. Oprogramowanie to zadziała w systemach operacyjnych Windows XP SP1 i SP2, Windows 2000 SP4, Windows Server 2003 i Windows Vista.
Ponadto dotyczyć może tylko programów Word, Excel i Powerpoint w wersjach XP, 2000, 2002, 2003.

Szczegóły i sposób przeprowadzenia stosownych działań opisany jest na stronie http://support.microsoft.com/kb/923505/pl

Należy przy tym zdawać sobie sprawę z tego, że modyfikacje te nie wnoszą do starszych wersji programów żadnych nowych funkcjonalności. Pozwalają jedynie zapisać i odczytać pliki zapisane w nowym standardzie. Jeżeli odczytywany nowy plik zawiera rozwiązania niedostępne w starszej wersji, to rozwiązania takie zostaną zignorowane i zastosowane najbardziej odpowiadające.

Wersje następujące po 2007, czyli 2010, 2013 i 2016 wprowadziły jednocześnie kolejne zmiany powodujące, że dokument ze starszej wersji mógł zostać odczytany i przetwarzany ale nie mógł wykorzystywać wszystkich najnowszych funkcjonalności wprowadzanych w kolejnych wersjach. W Wordzie 2013 i 2016 także dokumenty Worda 2007 i 2010 są traktowane jako niezgodne z wersją. Związane to jest z tym, że dokument powinien zachować wszystkie swoje właściwości wynikające z wersji, w której powstał.

Aby użytkownik wiedział, że dokument który otworzył nie jest zgodny z jego wersją pakietu MS Office w pasku tytułowym okna dokumentu pojawia się napis „[Tryb zgodności]”. Oznacza to wówczas, że dokument może być przetwarzany ale z wykorzystaniem własności wynikających ze źródła pochodzenia dokumentu.

Dokument otwarty w trybie zgodności może zostać przekształcony na dokument całkowicie zgodny z używaną wersją pakietu MS Office po skorzystaniu z polecenia „Konwertuj”. Polecenie to pojawia się na liście tylko wówczas, gdy dokument nie jest zgodny. Tak jest przynajmniej w wersji 2007.

Dokumenty każdej wersji można także zapisać ze zgodnością wsteczną. Umożliwia to polecenie „Zapisz jako...” z odpowiednimi opcjami.

Okazuje się także, że – niestety – nowe wersje zmieniają także funkcjonowanie edytora. Sam stwierdziłem to porównując wykonanie takiego samego prostego dokumentu w Wordzie 2000 i 2007 a ostatnio, w wyniku wyjaśniania parametrów stylu zastosowanego w dokumencie (2007) okazało się, że parametry te są inaczej interpretowane w wersji 2013.

O różnicach między wersjami można przeczytać tutaj: Różnice między wersjami