Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Jak przygotować pliki z pracą dyplomową?



Kiedy tworzymy jakieś opracowanie, zobligowani jesteśmy zazwyczaj do dostarczenia go odbiorcy w określonej formie. Obecnie powszechnie, poza formą wydruku papierowego, wymagane jest dostarczenie wyniku naszej pracy w postaci zapisu elektronicznego, najczęściej na dysku optycznym CD lub DVD. Dostarczone prace mają być zapisane w konkretnym formacie lub formatach, czasami z zastrzeżeniami, że wielkość pliku nie może przekroczyć określonej wielkości. Najczęściej wymaganym formatem jest format zapisu dokumentów opracowany dla oprogramowania Ms Office, nazywany skrótowo DOC (DOCX). Wynika to z popularności programu Word, zaś sama nazwa wzięła się stąd, że nazwa plików programu Word jest automatycznie uzupełniana po kropce trzyliterowym skrótem doc (docx w wersjach Ms Office późniejszych niż 2003). Coraz częściej też odbiorcy chcą otrzymać wynikową pracę w postaci dokumentu PDF.



Zanim zajmę się problemem formatu zapisu, poświęcę kilka słów problemowi grafiki włączanej do dokumentów. Obecnie powszechne stosowanie grafiki cyfrowej, umożliwia wstawianie do prac rozmaitych zdjęć, skanów, obrazów pobranych z internetu czy narysowanych samodzielnie. Elementy takie znacznie powiększają objętość dokumentu. Nowoczesne aparaty cyfrowe o matrycach rzędu 8Mpx mogą tworzyć zdjęcia o rozdzielczościach przekraczających 3200x2400px (pikseli) i objętościach rzędu 2 i więcej MB, mimo stosowania zapisu skompresowanego (*.jpg). Włączenie do opracowania kilku takich zdjęć, znacznie powiększy objętość dokumentu i może spowodować kłopoty na dalszym etapie naszej pracy. Zdjęcia przeznaczone do wydrukowania w pracy nie muszą zazwyczaj spełniać kryteriów super fotografii. Warto więc skorzystać z programów, które pozwolą zmniejszyć ich objętość nie umniejszając jakości niezbędnej do zamieszczenia w drukowanym dokumencie. Zmniejszenie objętości zdjęcia polega w tym wypadku na zmianie jego rozmiaru wyrażanego w pikselach.
Spośród wielu programów wykonujących to zadanie wymienię trzy:

Zobrazowaniem działania programów zmieniających rozmiar zdjęć niech będzie choćby taka informacja (w tym przypadku związana z z programem Image Resizer):
Zdjęcie o wymiarach 1024x768px i objętości 275kB po transformacji do rozmiaru 640x480px osiągnęło wielkość 56,6kB.
Zdjęcie o wymiarach 3264x2448px i wielkości 1,89MB po transformacji do rozmiaru 640x480px osiągnęło wielkość 47kB.
Zwróćmy uwagę, że zdjęcie o wymiarach większych, po przekształceniu, może zająć mniej miejsca niż zdjęcie o wymiarach mniejszych. Tak się może stać, gdyż sposób kompresji zależy także od zawartości zdjęcia. Zdjęcia o dużym, jednolitym tle i małej liczbie szczegółów, kompresują się bardziej, niż zdjęcia o wielu szczegółach i występujących na nich barwach.




Dla zilustrowania problemu, zamieściłem poniżej trzy takie same zdjęcia. Każde z nich umieściłem w ramce o wymiarach 320x240 pikseli, co oznacza, że zdjęcia większe muszą zostać wpasowane do przewidzianego dla nich obszaru. Zdjęcie z lewej to oryginał, taki jak wyszedł z aparatu fotograficznego. Ma rozmiary 1024x768 pikseli zajmuje na dysku pojemność 660 kB. Zdjęcie po prawej stronie, zostało "przycięte" do rozmiaru 640x480 pikseli za pomocą wspomnianego już programu Image Resizer i zajmuje na dysku 92 kB. Trzecie - leżące niżej zdjęcie - przycięto do rozmiarów takich jak przewidziana dla niego ramka, czyli 320x240 pikseli. Zdjęcie to na dysku zajmuje niecałe 28 kB. Łatwo zauważyć, że dla celów prezentacji w dokumencie, zdjęcia nie różnią się między sobą.

Oryginalna wielkość zdjęcia 1024x768 pikseli, rozmiar: 675789 bajtów Zdjęcie przycięte do rozmiaru 640x480 pikseli, rozmiar: 94076 bajtów
Zdjęcie przycięte do rozmiarów przewidzianej dla niego ramki 320x240 pikseli, rozmiar: 28371 bajtów
Rys. 4: Przykładowe fotografie.


Formaty zapisu plików dokumentów tekstowych.

DOC i DOCX

Pliki w formacie *.doc są naturalnym formatem programu Word, ale tylko do wersji 2003. Od wersji 2007 naturalnym formatem zapisu dla Worda jest *.docx. Zmiana formatu nastąpiła w związku z dążeniem do standaryzacji zapisu dokumentów, tak aby ich odczytanie było niezależne od używanego środowiska informatycznego. Trendu tego bynajmniej nie zapoczątkował Microsoft. Musiał jednak się dostosować do zmienionej rzeczywistości. Ten standard znany jest pod ogólnym określeniem zgodności z językiem XML. Przyniósł też pozytywne zmiany, z których najważniejszą jest możliwość odczytania dokumentu przez dowolny inny program interpretujący język XML. Dodatkowym efektem zmian jest także zmniejszenie pliku wynikowego z dokumentem. Podam tu konkretny przykład dokumentu przygotowanego do wydruku na kartkach formatu A5. Składa się on z 226. stron zawierających 42 249 wyrazów zajmujących 1 998 akapitów. Liczba wszystkich znaków w tym dokumencie wyniosła 316 689. Otóż dokument ten zapisany w formacie DOC zajął na dysku 1,11MB, w formacie DOCX – już tylko 316kB. Różnica jest widoczna i znacząca. Jeśli jednak wymaganym przez odbiorcę naszej pracy formatem zapisu jest format DOC, należy w Wordzie wersji 2007 lub wyższej wybrać przy zapisywaniu opcję „Zapisz jako...” i wskazać w okienku typ pliku Dokument programu Word 97-2003.

Część listy dostępnych typów pliku w programie Word 2007.
Rys. 5: Rozwinięte pole wyboru typów pliku w programie Word 2007.

W związku z coraz powszechniejszym stosowaniem pakietu MsOffice w wersji 2007 i 2010, należy oczekiwać, że to format DOCX stanie się tym wymaganym przez odbiorcę prac.

Inne programy edytorskie zapisują zazwyczaj swe pliki we własnym formacie co związane jest także z własnym rozszerzeniem nazwy pliku. Powszechność Worda wymusiła jednak na autorach tych programów dodanie możliwości zapisu pliku w formacie programu Word. I możliwość taka istnieje we wszystkich programach edytorskich. Oprogramowanie OpenOffice.org, jedno z najstarszych bezpłatnych, w obecnej wersji 3.3 ma swój naturalny format w postaci *.odt. Format ODT, zastosowany także w pakiecie LibreOffice, jest zgodny ze standardem języka XML, w związku z czym pliki takie dają się otworzyć przy pomocy programu Word 2007. Na liście dostępnych typów pliku jest oczywiście także format Worda 97-XP, lecz w rzeczywistości zgodny także z Wordem 2003.

Lista dostępnych typów pliku w programie Writer OpenOffice.org.
Rys. 6: Rozwinięte pole wyboru typów pliku w programie Writer OpenOffice.org.

Jak widać w tej wersji pakietu OpenOffice.org nie można zapisać pliku w formacie programu Word 2007.

Oprogramowanie LibreOffice w wersji 3.4, bazujące na tym samym kodzie źródłowym co OpenOffice.org, ma już na swej liście typów wersję formatu Word 2007/2010.

Lista typów pliku dostępna w programie Writer LibreOffice.
Rys. 7: Rozwinięte pole wyboru typów pliku w programie Writer LibreOffice.

Warto może wspomnieć, że zarówno OpenOffice.org jak i LibreOffice, umożliwiają takie ustawienie parametrów oprogramowania, że każdy tworzony dokument będzie bez specjalnego definiowania, zapisywany w formacie Word.

PDF

Standard PDF opracowany został przez firmę Adobe Systems w 1993 roku z myślą o standaryzacji dokumentów przeznaczonych do drukowania. W roku 2007 firma Adobe udostępniła w całości standard PDF i w efekcie od roku 2008 został on uznany jako standard ISO. Wcześniejsze ograniczenia licencyjne powodowały, że procesory tekstów nie miały możliwości zapisywania plików w tym standardzie. Dlatego jest to najbardziej kłopotliwy typ pliku. Pakiet biurowy Open Office.org już od wersji 2.3 zawiera opcję utworzenia pliku w postaci standardu *.pdf. Taką samą możliwość ma także oprogramowanie LibreOffice. Wykonuje się to jednak nie poprzez polecenie "Plik-zapisz jako..." ale poprzez polecenie "Eksportuj jako PDF..." wchodzące w skład polecenia "Plik"".

W pakiecie biurowym Microsoft Office 2007 istnieje możliwość zapisu bezpośrednio do pliku *.pdf, poprzez wybór opcji "Zapisz jako" ale tylko wtedy gdy możliwość taka zostanie zainstalowana. Standardowo zainstalowany pakiet Office 2007 nie ma uaktywnionej opcji zapisu plików *.pdf.



Zainstalowanie i uaktywnienie tej opcji wymaga połączenia internetowego i wykonania czynności instalacyjnych zgodnie z opisem wyświetlanym na ekranie. W trakcie tych operacji sprawdzana jest m.in. legalność oprogramowania a do użytkownika przekazywany jest specjalny kod, który dopiero uaktywnia opcje tworzenia plików *.pdf. Sytuacja ta zmieniła się po wydaniu poprawki ServicePack 3 do MS Office 2007. Możliwość zapisania pliku w formacie pdf jest już dostępna bez dodatkowych działań ze strony użytkownika. Jeśli więc użytkownik odtwarza oprogramowanie z własnego starego nośnika, wystarczy, że zaktualizuje pakiet poprzez witrynę Microsoft Update.

W pozostałych przypadkach, a więc Wordzie wcześniejszym niż 2007 i innych programach, rozwiązaniem jest zainstalowanie specjalnego oprogramowania. Oprogramowanie symuluje funkcję drukarki. Dlatego po jego zainstalowaniu, na liście drukarek pojawi się nowa, z nazwą w której zazwyczaj wystąpi akronim PDF. Utworzenie pliku *.pdf polega na wydrukowaniu dokumentu na tę właśnie drukarkę. Zamiast rzeczywistego drukowania, zostaniemy poproszeni o podanie nazwy pliku i jego lokalizację. W wybranym miejscu zapisany zostanie plik z rozszerzeniem .pdf.

Istnieje wiele dostępnych programów tego typu, wiele z nich jest bezpłatnych, do pobrania z internetu. Przy ich pobieraniu należy zwrócić uwagę jakie systemy operacyjne są przez nie obsługiwane. Niezależnie od programu, wszystkie muszą korzystać z tzw. środowiska GPL Ghostscript. W niektórych rozwiązaniach środowisko to jest wbudowane w oprogramowanie, inne mogą wymagać oddzielnej instalacji tego środowiska.

W dalszej części opracowania opisuję jeden z takich programów. Użytkownicy systemu operacyjnego Windows 10 mogą przeczytać opis tylko po to by zorientować się w zasadzie działania tej procedury. System operacyjny ma bowiem już standardowo wbudowaną drukarkę o nazwie „Microsoft Print to PDF” i ją właśnie można wykorzystać.[dopisałem 12.06.2016]

Spośród tych programów zaproponowałbym obecnie oprogramowanie o nazwie PDF Creator. Jego zaletami są: bezpłatna licencja, polska wersja językowa oraz (wg. specyfikacji dystrybutora) współpraca z systemami operacyjnymi Windows 98, Me, NT, 2000, XP, Vista i 7. Program ten pobrać można samodzielnie np. z serwisu dobreprogramy.pl.. Do pobrania jest około 18 MB danych.

Zainstalowany program pozwala tworzyć pliki .pdf ze wszystkich programów, w których dostępna jest opcja drukowania. Nie tylko z programów edytorskich. Dlatego często taka aplikacja jest instalowana na komputerze jako dodatkowa możliwość utworzenia pliku typu PDF.


Aby pokazać funkcjonowanie tego rodzaju „wydruku” pokażę jego przebieg, na przykładzie programu spoza zestawu programów biurowych, wykorzystując wspomniany już PDF Creator. Zaprezentuję jak wydrukować dokument PDF z przeglądarki Opera. Poniżej obraz strony portalu wp.pl, którą to stronę chcę wydrukować w postaci dokumentu PDF.

Przykładowa strona internetowa w przeglądarce Opera, przeznaczona do wydruku.
Rys. 8:Przykładowa strona internetowa przeznaczona do wydruku.

Po wywołaniu polecenia „Drukuj” dostępnego w przeglądarce pojawi się okienko dialogowe parametrów drukowania. W oknie tym zaznaczamy drukarkę oznaczoną jako PDF Creator. System operacyjny traktuje tę drukarkę jak zwykłe urządzenie, fizycznie podłączone do komputera. Dlatego widoczna jest np. opcja „Drukuj do pliku” choć ten sposób drukowania jest właśnie zapisem do pliku.

Okienko dialogprogramu Opera.
Rys. 9: Okienko dialogowe Drukuj, programu Opera.

Po zatwierdzeniu drukowania, przez chwilę trwa działanie oprogramowania. Na ekranie pojawia się informacja o kolejnych „drukowanych” stronach. Ten etap, to tak naprawdę przygotowanie pliku do zapisu i jego czas zależy od wielkości dokumentu. Po zakończeniu przetwarzania dokumentu pojawi się nowe okienko dialogowe. Okienko to pozwala podać pewne informacje, które będą związane z plikiem PDF i razem z nim zapisane. Okienko to pokazuje rysunek poniżej.

Okienko dialogowe PDF Creatora.
Rys. 10: Okienko dialogowe PDF Creatora.

Ustalane w tym okienku parametry dotyczą tworzonego dokumentu PDF. Użytkownik może ale nie musi tutaj czegokolwiek zmieniać. Wybór przycisku „Zapisz” spowoduje otwarcie ostatniego już okienka dialogowego, finalizującego proces zapisu.

Okienko dialogowe zapisu pliku PDF.
Rys. 11: Okienko dialogowe zapisu pliku.

Okienko to znane jest wszystkim, bowiem w tej postaci pojawia się w we wszystkich programach pozwalając nadać powstającemu plikowi własną, unikatową nazwę i zapisać go w wybranej lokalizacji. W ten sposób powstaje plik PDF. jak widać niezależnie od programu.

Na zakończenie chciałbym dodać taką jeszcze jedną uwagę. Większość użytkowników używa do przeglądania plików PDF specjalnego bezpłatnego programu Acrobat Reader. Program ten autorstwa firmy Adobe jest od zawsze bezpłatny. Często jest dostępny od razu z nowym komputerem. Jest jednak programem dużym, w którym dokumenty otwierają się powoli i z opóźnieniem. Dlatego warto zastanowić się nad jego alternatywą. Może nią być, także bezpłatny, program Foxit Reader, zdecydowanie mniej zasobożerny i szybszy. Chętni znajdą ten program także w zasobach serwisu dobreprogramy.pl. Program ma spolszczony tylko interface komunikacji z użytkownikiem, czyli nazwy poleceń w menu i komunikaty są po polsku ale nie do końca. Poniżej na ilustracji możecie Państwo zobaczyć przykładowo otwartą pozycję menu, w której pozostały jednak polecenia angielskie.

Przykład rozwiniętego menu w programie Foxit Reader.
Rys. 12: Przykładowe - rozwinięte - menu programu Foxit Reader.

Program jest jednak bardzo dobrze oceniany. O ile Adobe Reader, obecnie w wersji X(10.1.2), wymaga pobrania ponad 66MB danych z internetu, to Foxit Reader w wersji 5.1.4 mieści się w niecałych 14 MB. Co prawda, w dobie coraz szybszych połączeń nie jest to już kryterium decydujące.

Od początku roku 2013 pojawiła się wersja oznaczona numerem 6. W tej wersji autorzy zaimplementowali wirtualną drukarkę PDF. Opcja dotycząca zainstalowania tej drukarki pojawia się podczas instalacji programu. W tej sytuacji ten jeden program może służyć zarówno do czytania plików PDF jak i ich tworzenia.



RTF

Format standardu RTF (Rich Text Format) opracowany został w firmie Microsoft w 1987 roku. Standard ten wprowadzono z myślą o przenoszeniu gotowych tekstów między różnymi platformami procesorów tekstu, dlatego ten typ pliku zawsze występuje na liście typów plików do zapisu choć niewątpliwie jest formatem zanikającym, jeśli jeszcze w ogóle stosowanym. Zapisanie dokumentu w standardzie *.rtf wymaga skorzystania z opcji zapisz jako i odnalezieniu na liście typów, typu pliku "Tekst sformatowany RTF (*.rtf)" (w Wordzie) lub "Rich Text Format (.rtf)" (w Writerze), analogicznie jak to omówiono wyżej. Inne edytory mogą wyświetlać nieco inną treść opisową, ale typ ten rozpoznać można po akronimie RTF.

Ze względu na znikome obecnie znaczenie tego standardu zakończę jego opis na tym lakonicznym wstępie.