Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Autotekst.



Opracowanie powstało w oparciu o wersję programu istniejącą w trakcie jego pisania, Libre Office: 5.0.1, Apache OpenOffice: 4.1.1.


Autotekst jest funkcjonalnością umożliwiającą wstawianie w prosty sposób złożonych tekstów, które często pojawiają się w tworzonych dokumentach. Takie teksty mogą oprócz zwykłej treści zawierać: pola programu Writer, tabele, grafiki. Treść może mieć przypisane własne formatowanie, a więc określony wygląd akapitów, używane czcionki, ich krój, wielkość i atrybuty. Tak więc może to być kompletnie skonstruowany fragment dokumentu.

Taka treść może zostać dodana do tworzonego dokumentu w dowolnym miejscu poprzez operację wstawienia autotekstu.



Edytor Writer może mieć zdefiniowanych wiele wstępnie przygotowanych tekstów, dlatego każdemu autotekstowi przypisuje się nazwę oraz skrót tej nazwy a także przypisuje się go do jednej z kilku kategorii. Kategoria jest czymś w rodzaju biblioteki autotekstów grupujących je. Sposób grupowania jest jednak całkowicie dowolny.

W standardowo zainstalowanym pakiecie występują trzy zdefiniowane kategorie: „Standard”, „Tylko dla szablonów” i „Wizytówki”. Tych kategorii nie można usunąć ani zmodyfikować ich zawartości a to oznacza, że „fabryczne” autoteksty nie mogą zostać poprawione nawet jeśli zawierają błędy albo są sformułowane w sposób niezręczny.

Na przykład jeden z takich autotekstów wygląda tak:

sedecznie dziękujemy za ofertę podjęcia pracy w .
Niestety nie dysponujemy w tej chwili stanowiskiem pracy odpowiadającym Pańskim życzeniom i kwalifikacjom. Ta sytuacja może się oczywiście w każdej chwili zmienić.
Jeśli wyrazi Pani/Pan zgodę, to zatrzymamy Pański list motywacyjny do naszej dyspozycji. W tej sytuacji skontaktujemy się ewentualnie z Panią/z Panem w późniejszym terminie.

Pomijając błąd w pierwszym słowie tego tekstu, jego postać mogłaby być następująca:

Serdecznie dziękujemy za ofertę podjęcia pracy w naszej firmie .
Niestety nie dysponujemy w tej chwili stanowiskiem pracy odpowiadającym życzeniom i kwalifikacjom podanym w liście motywacyjnym. Ta sytuacja może się oczywiście w każdej chwili zmienić. W przypadku wyrażenia zgody, zatrzymamy list motywacyjny do naszej dyspozycji aby móc skontaktować się w terminie późniejszym.

Uniknęłoby się dzięki temu niezręczności w używaniu zwrotów w rodzaju „Pani/Pan”, co w przypadku odpowiedzi mającej wskazywać na osobiste relacje w stosunku do adresata nie wygląda najlepiej. Ponadto w poprawionej formie autotekst jest niezależny od płci adresata i nie ma potrzeby korzystania ze zwrotów w rodzaju „Pani/Pan”, „Pani/Pańskie” itp.

Wadą tego oryginalnego tekstu jest także to, że w pierwszym zdaniu, po słowie „w” a przed kropką znajduje się pole programu Writer. Jest to pole należące do kategorii „Dokument” o nazwie „Nadawca” z zawartością „Firma”. To oznacza, że w tym miejscu wstawiana jest automatycznie zawartość pola „Firma” znajdującego się w danych użytkownika pakietu (x)Office. Wszystko jest w porządku, gdy jako firmę wpisano np. „KOOPEX Polska”, lecz gdy wpisano „Warszawska Fabryka Motocykli” (była taka, produkowała WFM-ki) to składnia tego zdania zaczyna brzmieć nieporadnie. Gdy nazwa firmy nie jest w danych użytkownika określona, pozostaje puste miejsce.

Jak więc widać brak możliwości poprawienia autotekstów, które się nie podobają, jest sporą niedogodnością.




Wstawianie autotekstów.

Za wstawianie autotekstów odpowiada polecenie: „Edycja – Autotekst...” (w LibreOffice od wersji 5.4 „Narzędzia – Autotekst...”) lub równoważny temu poleceniu skrót klawiaturowy „CTRL+F3”. Nieco inny, a właściwie bardziej rozbudowany sposób oferuje ikonka „Autotekst”. Ikona ta znajduje się w pasku narzędzi „Wstaw”. Można ją także dodać do paska standardowego, jeśli miałaby być częściej używana. Przy dodawaniu tej ikony należy ją odnaleźć w kategorii „Edycja”. Ikonki te różnią się wyglądem w pakietach Apache OpenOffice i LibreOffice.

Ikona "Autotekst" w zestawie narzędzi "Wstaw".
Rys. 1: Ikonka „Autotekstu” w Writerze LibreOffice.

Ikonka jest dwuczęściowa. Kliknięcie jej podstawowego obrazka powoduje działanie takie samo jak wywołanie za pomocą wspomnianego już polecenia lub skrótu klawiaturowego. Natomiast kliknięcie bocznego panelu tej ikonki rozwija listę kategorii a w zaznaczonej kategorii listę autotekstów. Obrazuje to ilustracja poniżej:

Rozwijana lista autotekstów.
Rys. 2: Rozwinięta lista autotekstów dostępnych w programie.

Na ilustracji widać kategorie: My Auto Text, Tylko dla szablonów, Standard i Wizytówki służb. Ponieważ wskazano kategorię „Standard”, wyświetlona jest lista autotekstów przypisanych do tej kategorii. Lista prezentowana jest jako skrót nazwy i pełna nazwa kolejnych autotekstów ułożonych w kolejności alfabetycznej skrótów. Przytoczony powyżej i kwestionowany autotekst, to ten odpowiadający skrótowi „PODDOK”.

Widoczna na ilustracji kategoria „My Auto Text” jest kategorią automatycznie utworzoną na potrzeby użytkownika. Można do niej wstawiać własne autoteksty. Użytkownik może też utworzyć inne dodatkowe kategorie. Napiszę o tym dalej.

Każdy inny niż pokazany powyżej sposób wywołania autotekstu otworzy okno dialogowe takie jak poniżej.

Okno dialogowe "Autotekst" w LibreOffice.
Rys. 3: Okno dialogowe „Autotekst” w LibreOffice.

Na samej górze tego okna znajduje się opcja „Wyświetl pozostałą część nazwy podczas pisania”. Ma ona ważne znaczenie i gdy jest zaznaczona działa następująco: jeżeli podczas pisania zwykłego tekstu zostaną wprowadzone trzy pierwsze – i ewentualnie dalsze – litery pasujące do pierwszego słowa nazwy któregoś z autotekstów, to pełna nazwa tego autotekstu zostanie wyświetlona w charakterystycznym „dymku”. Można wówczas przerwać dalsze pisanie i nacisnąć klawisz ENTER. Spowoduje to wstawienie do opracowania autotekstu, którego nazwa była wyświetlona w „dymku”. Jeśli autotekstów o takim samym początku nazwy jest więcej, można – używając skrótu klawiaturowego „CTRL+TAB” albo „CTRL+SHIFT+TAB” – przewijać „zawartość” dymka i nacisnąć ENTER dopiero wtedy, gdy znajdzie się w nim wymagana nazwa. Przykład takiej sytuacji przedstawia rys. 4.

"Dymek" z podpowiedziana nazwą autotekstu.
Rys. 4: Wybór autotekstu na podstawie „dymku”.

Wpisanie pierwszych trzech liter „kla” dopasowało je do istniejącej nazwy autotekstu i nazwa ta pojawiła się w podpowiedzi. Na rys. 3. widać, że nazw rozpoczynających się tymi literami jest więcej. Podpowiedź w dymku przestanie być wyświetlana po osiągnięciu końca słowa (w tym przypadku „klasyczny”) albo gdy kolejne litery przestaną pasować do istniejącego wzorca.



Poniżej opisanej opcji znajdują się dwa pola: „Nazwa” i „Skrót”, o nich także za chwilę a jeszcze niżej duże okno pokazujące wszystkie dostępne kategorie autotekstów. Znak „plus” przy nazwie kategorii pozwoli rozwinąć jej zawartość a znak „minus” przy rozwiniętym wykazie nazw – zwinąć listę. Naprowadzenie wskaźnika myszki na nazwę widoczną na liście, wyświetli w „dymku” przypisany do tego autotekstu skrót (widać to na ilustracji).

Okno dialogowe „Autotekst” w programie Apache OpenOffice jest podobne. Jego wygląd przedstawia rys. 5.

Okno dialogowe "Aototekst" w Apache OpenOffice.
Rys. 5: Okno dialogowe „Autotekst” w Apache OpenOffice.

Jak widać okna różnią się tylko położeniem przycisków. Przycisk „Wstaw” wstawi do dokumentu wybrany w głównym oknie autotekst. Wybrany autotekst spowoduje też pojawienie się jego pełnej nazwy oraz skrótu w odpowiednich, pominiętych przeze mnie w omawianiu polach „Nazwa” oraz „Skrót”.

Skrót nazwy pełni ważną rolę. Znając skrót przypisany do autotekstu można w tworzonym dokumencie wpisać go a następnie nacisnąć klawisz funkcyjny F3. Do dokumentu zostanie wstawiony odpowiedni autotekst. Skrót można wpisać dowolnymi literami.

Przycisk „Kategorie...”.

Ten przycisk otwiera następujące okno dialogowe:

Okno edycji kategorii.
Rys. 6: Okno dialogowe „Edycja kategorii”.

W LibreOffice nazywa się ono „Edycja kategorii” w Apache OpenOffice „Edytuj kategorie”. Okno pokazuje wszystkie zdefiniowane kategorie oraz przypisane do nich ścieżki dostępu, co w gruncie rzeczy wskazuje na położenie konkretnych bibliotek autotekstów. Bibliotek wskazywanych przez ścieżki „file:///C:Program Files(86)...” (nazwijmy je ścieżkami systemowymi), nie można usunąć ani zmienić im nazwy. Przycisk „Usuń” jest dla nich niedostępny. Aktywność przycisku „Usuń” na ilustracji wynika z tego, że wybraną kategorią jest „My Auto Text” leżąca na ścieżce w folderze użytkownika.

Wszystkim kategoriom leżącym poza ścieżką systemową można zmienić nazwę na inną. Do takich ścieżek można także dodać nowe kategorie. W tym celu w polu „Kategoria” należy wpisać wymaganą nazwę, następnie rozwinąć pole „Ścieżka” i wskazać w nim właściwą ścieżkę, niebędącą ścieżką systemową. Jeżeli ma zostać dodana kategoria, której nazwę wpisano do pola „Kategoria” – nacisnąć przycisk „Nowy”, jeśli wpisana nazwa ma zastąpić istniejącą już kategorię, to trzeba tę kategorie zaznaczyć na liście a następnie wybrać przycisk „Zmień nazwę”.

(x)Office podczas instalacji tworzy automatycznie kategorię o nazwie „My Auto Text” umieszczając ją głęboko w folderach, które często są niewidoczne dla użytkownika. Czasami chcemy wskazać inne położenie kategorii autotekstu, w miejscu bardziej przyjaznym. Służy temu przycisk „Ścieżka” widoczny na rys. 5. Przycisk ten otwiera okno dialogowe:

Dodawanie nowej ścieżki do mechanizmu autotekstu.
Rys. 7: Okna dialogowe wyboru ścieżek.

Ilustracja przedstawia dwa okna, pierwsze – w głębi – – „Wybierz ścieżki” pokazuje przypisane ścieżki zawierające autoteksty. Po naciśnięciu widocznego w nim przycisku „Dodaj...” otwarte zostaje kolejne okienko – „Wybierz ścieżkę”, które pozwala wskazać nową ścieżkę i dopisać ją do już istniejących. Ścieżka dodana w ten sposób pojawi się na rozwijanej liście ścieżek widocznej na rys. 6 i można na niej wówczas umieścić nową kategorię autotekstu.

Tworzenie i modyfikowanie autotekstu.

Nowy element autotekstu tworzy się poprzez zaznaczenie istniejącego już w dokumencie fragmentu. Przygotowany fragment zawierający ewentualnie tabele i grafiki należy zaznaczyć a następnie:

Na ilustracji widoczne jest także polecenie „Importuj...”. To polecenie pozwala zaimportować autoteksty z dokumentów lub szablonów programu Word lecz tylko wersji 97/2000/XP.

Zamiana autotekstu na inną zawartość, edycja, usunięcie lub zmiana nazwy wymaga wskazania tej pozycji autotekstu, której dotyczyć będą te działania.

Zmiany w pozycji autotekstu.
Rys. 9: Zamiana autotekstu.

Ilustracja powyżej przedstawia możliwość wykonania różnych działań. Zaznaczony został autotekst „Pytanie2”, który widać zresztą w polu podglądu. W stosunku do tej pozycji można:



Niniejsze opracowanie powstało na podstawie użytkowania oprogramowania w systemie operacyjnym Windows, stąd przykłady dotyczące ścieżek nie muszą być tożsame z innymi systemami operacyjnymi. Użytkownicy systemów Linux albo MacOs muszą sami zinterpretować te parametry.



Informacje pomocnicze dla użytkowników Apache OpenOffice i LibreOffice w systemie MacOs

System operacyjny Windows/Linux System operacyjny MacOs
Kliknięcie prawym przyciskiem myszki Control + kliknięcie
Klawisz CTRL (w skrótach klawiaturowych) Klawisz ⌘
F5 Nawigator Shift + ⌘ + F5
F11 Style i formatowanie ⌘ + T