Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Indeks rzeczowy.



Opracowanie powstało w oparciu o Word 2007.


W zaawansowanych pracach autorzy tworzą często dodatkowe wykazy dotyczące opracowania. Są to tak zwane indeksy, czyli zestawienia wybranych przez autora haseł, terminów, definicji czy opisów z odwołaniem do stron, na których zostały poruszone w opracowaniu. Najczęściej są to indeksy rzeczowe, ale mogą to być także indeksy nazwisk. Przykład takiego zestawienia zna właściwie każdy czytelnik, właściciel telefonu komórkowego, gdyż każda instrukcja używania telefonu takim indeksem się kończy. Fragment takiego indeksu przedstawia rysunek 1.

Fragment indeksu instrukcji telefonu komórkowego.
Rys. 1: Indeks rzeczowy instrukcji telefonu komórkowego.

Hasła indeksu ułożone są alfabetycznie. Każde hasło opatrzone jest numerami stron, na których w opracowaniu jest ono poruszone. Zagadnienie, do którego przypisane jest hasło może być opisywane w różnych miejscach dokumentu a sam opis zawierać się na kilku kolejnych stronach. Dlatego sposób wskazywania stron może polegać zarówno na podaniu konkretnych stron, jak i podaniu zakresu stron „od-do”.

W celu ułatwienia wyszukiwania haseł tworzy się często ich wielopoziomową strukturę, w której hasło podstawowe jest częścią hasła nadrzędnego, ono zaś może być częścią innego poziomu nadrzędnego. Nie ma w zasadzie ograniczeń, co do liczby takich poziomów, lecz ich nadmiar może wpłynąć na nieczytelność indeksu. W ostatecznej postaci to autor opracowania decyduje o liczbie poziomów. Przedstawiona ilustracja prezentuje indeks dwupoziomowy. Charakterystycznym miejscem, w którym widać to najlepiej jest hasło nadrzędne „karta pamięci”, zawiera ono dziewięć terminów podstawowych. Jeden z tych terminów, „ustawianie hasła”, omówiony jest w instrukcji na stronie 16. i 44, pozostałe na pojedynczych stronach. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że to samo miejsce może być umieszczone w indeksie rzeczowym w różny sposób. Wspomniany termin „ustawienie hasła” wskazuje te same strony, co termin „hasło karty pamięci” będący podrzędnym elementem hasła „hasło” Taki sposób tworzenia indeksu pozwoli znaleźć interesujący czytelnika fragment zarówno poprzez poszukiwanie terminu „hasło” jak i „karta pamięci”.

Indeks nie musi mieć dosłownego przełożenia na słowa i teksty znajdujące się w treści pracy. Ma wskazywać, w jakiej jej części mowa jest o terminie wymienionym w indeksie. Autor tworzy określenia wg własnego uznania, chociaż w większości przypadków rzeczywiście są to sformułowania bezpośrednio użyte w tekście. Dla przykładu, terminem umieszczonym w indeksie może być „Rzeki Afryki 34-56” wskazujący, że temat ten poruszony jest na stronach od 34. do 56., choć dosłowny tekst „Rzeki Afryki” nie musi być w opracowaniu użyty. Z drugiej strony, hasłem indeksu w specjalistycznej pracy może być np. tekst „deklinacja magnetyczna” wskazujący wszystkie miejsca w dokumencie, w których taka fraza jest umieszczona.



Innym rodzajem pozycji indeksu jest odniesienie użytego terminu do innego hasła. Zamiast umieszczenia deskryptorów numerowych podaje się słowo „patrz” lub inne określenie wskazujące na hasło indeksu, do którego należy się udać. Nawiązując do przytoczonego przykładu – rzek Afryki – zapis, o jakim tu piszę, mógłby wyglądać następująco: „Tembico Patrz Niger”.

W tym miejscu chciałbym odwołać się do elementu Worda nazywanego zakładką. Pisałem o nim szczegółowo w opracowaniu dotyczącym zakładek, hiperłącz i odsyłaczy. Przypomnę tylko, że zakładka to miejsce w dokumencie, albo określona część dokumentu, o nadanej przez autora nazwie. W efekcie można w rozmaity sposób odwołać się do tak utworzonej zakładki. Jeśli nazwę zakładki utworzono dla zaznaczonego wcześniej tekstu, to można ją wskazać, jako położenie hasła. Word rozpozna zakres stron, jakie zajmuje tekst oznaczony zakładką i wstawi ten zakres numerów stron do tworzonego indeksu. Jeśli tekst objęty zakładką mieści się w obrębie jednej strony – będzie to numer tej strony. Jeśli tekst objęty zakładką zajmuje kilka stron, deskryptor zostanie utworzony w postaci wskaźnika „od-do”.

Aby mógł powstać indeks, w dokumencie, w odpowiednich miejscach, muszą pojawić się specjalne wpisy określające hasła indeksu oraz sposób ich prezentacji w samym indeksie Te specjalne wpisy to „oznaczenia haseł” a w rzeczywistości pola programu Word o nazwie „XE”. Pola te mogą zostać wstawione na trzy sposoby. Sposób ręczny, polegający na samodzielnym wstawieniu pola i wszystkich związanych z polem parametrów. Ten sposób wymaga znajomości składni pola „XE”. Drugi sposób, przez procedurę programu Word realizowaną poleceniem „Oznacz hasło” znajdującym się w grupie „Indeks” zakładki „Odwołania”. Położenie tego polecenia w Wordzie 2007 pokazuje rys. 2.

Położenie poleceń obsługujących indeksy w Wordzie 2007.
Rys. 2: Grupa poleceń „Indeks” w Wordzie 2007.

Trzeci ze sposobów polega na wykorzystaniu dodatkowego pliku. Na jego podstawie w dokumencie automatycznie zostaną umieszczone oznaczenia haseł. Ten dodatkowy plik nazywany jest plikiem konkordancji.

Pole „XE”, jak i inne pola programu Word, zawarte jest w charakterystycznych nawiasach klamrowych, w których klamry znajdują się w prostokątach o kropkowanych krawędziach. Ten specjalny wpis pozwala Wordowi odróżnić pola od zwykłego tekstu, dlatego nie można pól programu wstawić używając nawiasów klamrowych znajdujących się na klawiaturze. Pola „XE” różnią się jednak od „zwykłych” pól programu Word. Przede wszystkim na to czy są widoczne na ekranie, czy nie, nie ma wpływu opcja „Pokaż kody pól zamiast ich wartości”. Nie działa też na nie opcja „Cieniowanie pól”. O opcjach tych więcej napisałem w opracowaniu „Zakładki, hiperłącza i odsyłacze”. Za „widzialność” pola odpowiada polecenie „Pokaż wszystko”, czyli ikonka z symbolem Ikona polecenia "Pokaż/Ukryj" wszystko. . Polecenie włączania lub ukrywania wszystkich znaków można także wywołać skrótem klawiaturowym CTRL+* (gwiazdka alfanumeryczna).

Pisałem już o tym, że bez względu na sposób prezentacji na ekranie, pola programu Word nigdy nie pojawiają się w postaci kodów: na wydruku, na podglądzie wydruku czy w odczycie pełnoekranowym. Warto w tym miejscu zdać sobie sprawę z tego, że wyświetlanie kodów pól (także kodów pól zamiast ich wartości) zmienia strukturę opracowania. Pola te w postaci kodów zajmują więcej miejsca w tekście niż wtedy, gdy są w postaci wynikowej. Wpływają zatem na układ akapitów i stron. Autor może być zaskoczony, że jego praca ma np. mniej stron po wydrukowaniu niż widzi to na ekranie. Dlatego przeglądając ostateczny wygląd pracy, należy wyłączyć wyświetlanie kodów pól i wyłączyć wyświetlanie wszystkich znaków albo analizować ją w podglądzie wydruku.

Poniżej, na ilustracji zawierającej powiększony fragment dokumentu, pokazuję przykładową postać pola „XE”, umieszczonego w tekście po słowie „Internet” i przypisującego to miejsce do hasła „Internet”. Tak umieszczone w dokumencie pole, wygeneruje podczas tworzenia indeksu pozycję analogiczną do widocznej na rys. 1.

Przykład pola oznaczenia indeksu.
Rys. 3: Przykład pola oznaczającego hasło.

Utworzenie indeksu rzeczowego wymaga uprzedniego przemyślenia, jakiego rodzaju informacje powinny zostać zakwalifikowane do oznaczenia hasłem, z ilu poziomów będą składały się hasła indeksu i jakimi terminami poziomy te zostaną określone. Jeśli indeks ma odnosić się także do zakresów stron, które dotyczą hasła indeksu, należy zaznaczyć te fragmenty tekstu i przypisać im zakładki. Proces oznaczania haseł indeksu wymaga prześledzenia dokumentu i wybraniu miejsc, w których takie oznaczenie zostanie umieszczone.

Rozpocznę od drugiego z wymienionych przeze mnie sposobów wstawiania oznaczania haseł, czyli wykorzystującego polecenie „Oznacz hasło”.

Oznaczenie hasła może zostać wstawione w dowolnym miejscu dokumentu wskazywanym przez kursor tekstowy. W takim przypadku na autorze ciąży zdefiniowanie hasła, które w utworzonym indeksie odniesie się do tego miejsca. Jeżeli przed oznaczeniem hasła zostanie zaznaczony jakiś fragment dokumentu, to ten zaznaczony fragment zostanie wstępnie uznany za hasło główne indeksu a oznaczenie hasła wstawione zostanie bezpośrednio za zaznaczonym fragmentem.

Aby oznaczyć konkretne miejsce należy wywołać polecenie „Oznacz hasło”. Polecenie to można wskazać we właściwej zakładce (zobacz rys. 2) albo, podczas edycji, wywołać je skrótem klawiaturowym ALT+SHIFT+X. Pojawi się wówczas okno dialogowe jak na poniższej ilustracji.

Okno dialogowe "Oznaczanie hasła indeksu".
Rys. 4: Okno dialogowe „Oznacz hasło” w Wordzie 2007.

W oknie tym należy wpisać treść hasła głównego i – jeśli jest to potrzebne – hasła podrzędnego. Załóżmy, że w pracy poświęconej żeglarstwu pojawia się termin „deklinacja magnetyczna” i chcę, aby w indeksie rzeczowym, takie hasło wystąpiło. Wpiszę zatem do pola opisanego jako „Hasło główne” treść „deklinacja magnetyczna”. Jeśli jednak chciałbym, aby hasło to było podrzędnym terminem w haśle „magnetyzm Ziemi” to, jako hasło główne wpiszę „magnetyzm Ziemi” a jako hasło podrzędne – „deklinacja magnetyczna”.

Opcje tego okna dialogowego pozwalają określić sposób prezentowania pozycji w przyszłym indeksie.

Dwa pozostałe pola wyboru: „Pogrubienie” i „Kursywa”, decydują o tym, jak ma zostać w indeksie przedstawiony numer tej konkretnej strony.



Za wstawienie oznaczenia hasła odpowiada przycisk „Oznacz”. Naciśnięcie go, gdy nie wpisano hasła w ogóle albo wpisano tylko hasło podrzędne, generuje błąd „Pozycja jest pusta”.

Okno dialogowe nie jest zamykane, dzięki czemu można edytować dokument i przeglądać dalsze części dokumentu by wstawiać kolejne oznaczenia. Podczas pracy w dokumencie okno dialogowe jest dezaktywowane, czyli jest widoczne, ale szare. Kliknięcie w ramkę okna lub w dowolne pole tego okna, aktywuje je ponownie i można wstawić kolejne oznaczenie.

Jeśli przechodzi się do okna „Oznaczania hasła indeksu” wtedy, gdy w dokumencie został zaznaczony pewien fragment, to fragment ten staje się automatycznie treścią „Hasła głównego”. Jeśli to hasło ma być jednak hasłem podrzędnym, to należy samodzielnie przeredagować pola hasła głównego i podrzędnego. Przy tego rodzaju wywołaniu okna oznaczania, pojawia się nowa możliwość, wynikająca z uaktywnienia się przycisku „Oznacz wszystko”. Użycie tego przycisku spowoduje, że dokument zostanie przeglądnięty w całości i we wszystkich miejscach, w których znaleziona zostanie treść zaznaczona podczas wywołania tego okna, wstawione zostanie automatycznie pole oznaczania hasła. Zwracam uwagę, że znaleziona zostanie treść, która była zaznaczona. Na przykład: okno zostało wywołane przy zaznaczonym wyrazie „kompas”. Wyraz ten automatycznie został umieszczony w polu „Hasło główne”. Zmieniłem jednak treść hasła głównego na „busola”. Oznacza to, że w przyszłym indeksie pojawi się hasło „busola” wskazujące gdzie znajduje się wyraz „kompas”. Użycie przycisku „Oznacz wszystko” znajdzie w dokumencie wszystkie wystąpienia słowa „kompas” i oznaczy je polem hasła „busola”. Przycisk ten jest dostępny wyłącznie dla opcji „Bieżąca strona”. Operacja „Oznacz wszystko” wstawia pola oznaczania tylko w miejscach, w których znaleziony fragment jest całym słowem. W powyższym przykładzie pola oznaczania hasła nie zostałyby wstawione przy słowach „kompasu”, „kompasach” czy „kompasem”.

Oznaczane słowo występuje zazwyczaj wielokrotnie w tekście, czasami kilkukrotnie na jednej stronie. Każde takie wystąpienie zostanie oznaczone polem oznaczania hasła z jednym wszak wyjątkiem. Jeśli oznaczane słowo występuje kilkukrotnie w akapicie, to jest oznaczane tylko raz. Numer strony, na której hasło indeksu wystąpiło kilkukrotnie jest w indeksie umieszczany tylko raz.

Okno dialogowe „Oznaczanie haseł indeksu” pozwala, za pomocą dostępnych pól wprowadzania haseł, utworzyć hasła więcej niż dwupoziomowe. W tym celu, w polach haseł, należy samodzielnie oddzielić kolejne poziomy w tworzonym indeksie znakiem dwukropka. Stąd pierwszy wniosek, że znak dwukropka nie może być częścią hasła, oraz drugi, że jeśli wstawiona do pola „Hasło główne” treść ma być hasłem podrzędnym, to nie trzeba przeredagowywać pól „Hasło główne” i „Hasło podrzędne”. Wystarczy w polu hasła głównego, przed wpisaną treścią, dopisać wymagane hasło główne i znak dwukropka.

Na poniższej ilustracji przedstawiam umieszczony w dokumencie termin „Deklinacja magnetyczna”, który został oznaczony dwupoziomowym hasłem indeksu. Na ilustracji widoczne jest okno dialogowe i pole oznaczenia.

Przykład dwupoziomowego hasła indeksu. Postać w dokumencie oraz w oknie dialogowym.
Rys. 5: Dwupoziomowe oznaczenie hasła indeksu.

Widoczny w treści pola „XE” przełącznik: „ \b” oznacza, że numer strony tej pozycji ma być pogrubiony, przełącznik: „\i” – mówi, że także pochylony (kursywa).

Jedynymi polami oznaczania haseł niewymagającymi wskazania miejsca, są oznaczenia, które wstawiono z opcją „Zakres stron”. Pola tego typu tworzą zdefiniowane hasło indeksu na podstawie położenia zakładek a nie położenia pola oznaczającego to hasło. Dlatego można je wstawić w dowolnym miejscu dokumentu.


Drugi sposób wstawiania pól oznaczania hasła to sposób ręczny. Wymaga on znajomości składni takiego pola, która zresztą nie jest zbyt skomplikowana. Widać to na rys. 5. Najistotniejsze jest wstawienie nawiasów definiujących obszar pola. Nie można ich wstawić z wykorzystaniem klawiszy zawierających nawiasy klamrowe. Służy do tego specjalny skrót klawiaturowy: CTRL+F9. Powoduje on wstawienie pary właściwych nawiasów a dalej autor, który zna składnię, może wpisać odpowiednią frazę.

Pierwszym tekstem, jaki trzeba wpisać to litery „XE”, przy czym nie ma znaczenia czy będą to wielkie czy małe litery. Następnie, po odstępie i w cudzysłowie, należy wpisać pełną strukturę hasła, rozdzielając poszczególne poziomy znakiem dwukropka.

Hasło odpowiadające opcji „Bieżąca strona” może mieć dodane dwa przełączniki: „\b” i (lub)” \i”, decydujące o odmianie czcionki zastosowanej do przedstawienia numeru strony (pogrubienie i (lub) kursywa). Położenie tych przełączników w strukturze widać na rys. 5.

Hasło odpowiadające opcji „Odsyłacz” musi zawierać po treści hasła przełącznik „\t”, po którym, w cudzysłowie, wpisana zostanie cała postać odsyłacza a hasło odpowiadające opcji „Zakres stron” musi po treści hasła zawierać przełącznik „\r”, po którym, także w cudzysłowie, zostanie wpisana nazwa zakładki. Po nazwie zakładki mogą wystąpić dodatkowe przełączniki „\b” i (lub) „\i”.

Wewnątrz redagowanego w ten sposób pola, Word stosuje cudzysłowy proste, bez względu na ustawienia w opcjach autokorekty.

Pola „XE” można także wstawić poprzez procedurę wstawiania pól, jest to jednak proces na tyle złożony, że lepiej wówczas korzystać z polecenia „Oznacz hasło”. Aby jednak wyjaśnić i ten aspekt, można to zrobić wybierając kolejno: Zakładka „Wstawianie”, w grupie „Tekst” rozwinąć polecenie „Szybkie części” i wybrać pozycję „Pole…”, w otwartym w wyniku tego oknie dialogowym wskazać pole XE i zdefiniować jego treść.

Ostatni sposób tworzenia pól oznaczania haseł, to wykorzystanie tak zwanego pliku konkordancji. Jest to sposób przejęty ze starszych wersji Worda.

Należy utworzyć odrębny plik programu Word. Plik ten koniecznie musi być zapisany, jako dokument programu Word 97-2003. Taki dokument składa się wyłącznie z dwukolumnowej tabeli. W kolumnie lewej wpisywane są słowa lub frazy, jakie mają zostać odnalezione w treści opracowania podstawowego. W kolumnie prawej wpisywana jest, odpowiadająca terminom znajdującym się po lewej stronie, treść hasła indeksu, z ewentualnym wykorzystaniem dwukropka, jako separatora poziomów haseł. Ta metoda tworzenia oznaczeń haseł indeksu odpowiada zastosowaniu opcji „Bieżąca strona” i nie pozwala na umieszczanie dodatkowych przełączników.



Jeżeli w dokumencie ma zostać znaleziona każda forma terminu, należy ją w tej formie umieścić w komórkach leżących po lewej stronie a w odpowiadających komórkach po stronie prawej wpisać to samo hasło. Na przykład, w kolejnych komórkach lewej kolumny można wpisać „Mickiewicz”, „Mickiewicza”, „Mickiewiczem”, „Mickiewiczowi” a w odpowiadających komórkach po stronie prawej: „Romantyzm:Mickiewicz A.” Wszystkie znalezione miejsca zostaną w indeksie umieszczone w haśle głównym „Romantyzm” a pokazane jako numery stron przy haśle podrzędnym „Mickiewicz A.”

Kiedy tworzony jest plik konkordancji, wygodną może być możliwość równoczesnego podglądu obu plików. Pliku podstawowego i pliku konkordancji. Aby to osiągnąć należy otworzyć oba pliki a następnie w dowolnym z nich przejść do zakładki „Widok” i w grupie poleceń „Okno” skorzystać z ikony „Wyświetl obok siebie”.

Utworzony plik konkordancji należy zapisać. Jego wykorzystanie nie wymaga tego by był otwarty. Dodawanie oznaczeń hasła za pomocą pliku konkordancji wykonuje polecenie „Wstaw indeks” widoczne w grupie poleceń „Indeks”.

Otwarte zostanie okno dialogowe, w którym, dla tej sytuacji użyty zostanie tylko przycisk „Autooznaczanie…”. Okno to przedstawia rys. 6.

Okno dialogowe "Indeks".
Rys. 6: Okno dialogowe wstawiania indeksu. Autooznaczanie.

Przycisk „Autooznaczanie…” otworzy kolejne okno dialogowe, pozwalające wskazać plik konkordancji. Dalsze działania wykonywane są automatycznie.

Do postaci tego okna jeszcze wrócę, gdyż to właśnie to okno określa parametry przyszłego indeksu. Tutaj zwrócę jeszcze uwagę na znajdujący się inny przycisk, „Oznacz hasło…”, który z wnętrza tego okna dialogowego pozwala otworzyć okno dialogowe oznaczania hasła indeksu.

Pola „XE” wstawione do dokumentu mogą być edytowane na ogólnych zasadach. Można poprawiać treść tych pól tak, jak pozostałą część opracowania. Ważnym jest by nie naruszyć struktury tych pól. Jeśli pola te są widoczne, to na zawarte w nich wpisy oddziaływają także polecenia „Znajdź” oraz „Zamień”. Dla operacji szukania ważne są dwa specjalne zapisy symboliczne: „^19” oraz „^21”. Pierwszy oznacza nawias klamrowy otwierający pole programu Word, drugi oznacza nawias zamykający. Wpisanie jednego z tych symbolicznych zapisów wystarczy by odnaleźć kolejne pola programu. Dotyczy to wszystkich pól programu Word, nie tylko pól „XE”. Pola będą odnajdywane, pod dwoma warunkami: pierwszym, że polecenie szukaj nie wykorzystuje symboli wieloznacznych i drugim, że pola programu są widoczne w dokumencie.

Wpisanie do pola „Znajdź” znaków „^19”, po każdym naciśnięciu przycisku „Znajdź następny”, zaznaczy całe kolejne znalezione pole. Można więc łatwo usunąć niepotrzebne pola, wpisując do pola „Znajdź” ciąg „^19” i pozostawiając puste pole „Zamień na”. Operacja zostanie tak samo wykonana, gdy do pola znajdź zostanie wpisany ciąg „^21”. Pierwsze wykonane w ten sposób polecenie „Znajdź” przypisuje wyszukiwanie pól do przycisków szybkiego wyszukiwania.

Położenie przycisków szybkiego wyszukiwania.
Rys. 7: Przyciski szybkiego wyszukiwania.

Zaznaczone na powyższym rysunku przyciski szybkiego wyszukiwania realizują zawsze ostatnio wykonywaną operację szukania. Przyciskom tym przypisane są skróty klawiaturowe CTRL+PgDn i CTRL+PgUp, więc skróty te także powtarzają ostatnią operację wyszukiwania. Dzięki temu łatwo np. znajdować kolejne pola bez korzystania z polecenia „Znajdź”.

Operację wstawiania pól oznaczających hasła można wykonywać w dowolnym porządku i dowolną ilość razy. Należy jednak pamiętać, że ponowne wstawienie pól z pliku konkordancji, który został już do tego wykorzystany, wstawi te pola po raz drugi. Jeśli postanowiliśmy dodać nowe pozycje do pliku konkordancji, to lepiej te nowe hasła zdefiniować w nowym pliku. Kiedy wszystkie niezbędne oznaczenia zostaną wstawione, można dokument uzupełnić o indeks haseł.

Tę operacje realizuje polecenie „Wstaw indeks”, o którym wspomniałem powyżej. Okno dialogowe pokazane na rys. 6. pozwala sprecyzować wygląd indeksu. Znaczenie wszystkich ustawianych parametrów i opcji, będzie od razu widoczne w przewijanym polu „Podgląd wydruku”. Zawiera ono własny, ale zależny od ustalonych parametrów podgląd przykładowych haseł.

Pierwsza opcja to wybór typu indeksu. Typ „Wcięty” to taki, w którym każde hasło ma własny wiersz wpisu, i jednocześnie każde hasło podrzędne jest wcięte względem hasła nadrzędnego. Typ „Otwarty” to taki, w którym wiersz indeksu jest tworzony przez zestaw wszystkich haseł podporządkowanych hasłu głównemu. Grupa kończąca poziom takiego hasła głównego zakończona jest znakiem średnika. Indeks tego typu jest mniej czytelny i rzadziej stosowany.

Ustawiane pole „Kolumny” pozwala wybrać ilu kolumnowy indeks ma zostać utworzony. Ze względu na to, że zazwyczaj do tworzonego indeksu stosowana jest mniejsza czcionka, można zastosować układ dwu albo nawet trzy kolumnowy.

W dalszej części można zadecydować, czy numery stron będą wyrównane do prawego marginesu kolumny i jakie ewentualnie znaki prowadzące mają poprzedzać te numery. To analogiczna sytuacja jak przy tworzeniu spisów wcześniej już omówionych w innych opracowaniach.

Rozwijane pole „Formaty” umożliwia wybór jednego z kilku zaproponowanych układów indeksu. Pole podglądu wydruku jednoznacznie pokazuje różnice w tych układach.



Zatwierdzenie przyciskiem „OK.” wstawia indeks do dokumentu. Przestrzeń w dokumencie zawierająca indeks jest odrębną sekcją programu Word. Polecenie „Wstaw indeks” można wywołać w dowolnym momencie ponownie i zmienić, nawet wszystkie, wcześniejsze ustalenia. Procedury wstawiania indeksu wykryją, że indeks już znajduje się w opracowaniu i spytają czy nowy indeks ma zastąpić ten stary. Jeśli odpowiedzią będzie „NIE” stary indeks pozostanie niezmieniony a nowy powstanie w miejscu ustawienia kursora. Jeśli odpowiedzią będzie „TAK” bez względu na to, gdzie znajdował się kursor tekstowy, stary indeks zostanie zastąpiony nową wersją. Ta właściwość pozwala zrealizować np. następujący scenariusz: najpierw z pliku konkordancji oznaczone zostają miejsca z nazwiskami występującymi w opracowaniu. Wstawiany jest indeks nazwisk. Następnie wszystkie oznaczenia haseł zostają usunięte i wprowadza się nowe oznaczenia, np. rzeczowe. W nowym rozdziale tworzy się nowy indeks. W efekcie w opracowaniu wystąpi oddzielny indeks nazwisk i oddzielny rzeczowy.

Ostatnie polecenie w grupie „Indeks” to „Aktualizuj indeks” powoduje ono ponowne przeanalizowanie położenia i treści wszystkich pól oznaczających hasła i zweryfikowanie zawartości indeksu. Operacja ta wykonana może być dopiero po ustawieniu kursora w obrębie indeksu. Jeśli jednak oznaczenia haseł tego konkretnego indeksu zostały już usunięte, w miejscu indeksu zostanie wygenerowany komunikat: Nie można odnaleźć żadnych haseł indeksu.

Indeks jest w rzeczywistości polem programu Word, takim jak spis treści albo spis podpisów. Dlatego gdy kursor znajduje się w obszarze indeksu można skorzystać z klawisza funkcyjnego F9, który realizuje funkcję aktualizowania pola. To konkretne pole nosi nazwę „INDEX” i prezentowane jest w treści opracowania, jako wynik działania pewnych procedur. Na prezentację tego pola w dokumencie, w odróżnieniu od pól „XE”, nie ma wpływu opcja „Pokaż/Ukryj wszystkie znaki”. Wpływa natomiast ustawienie opcji „Pokaż kody pól zamiast ich wartości”. Jeżeli zamiast indeksu widoczny jest napis w rodzaju { INDEX \h "A" \c "2" \z "1045" } to oznacza, że pokazany jest kod pola „INDEX”. Aby zobaczyć jego wynikową postać, czyli właśnie indeksy, można użyć skrótu klawiaturowego ALT+F9, który przełącza cyklicznie pola między pokazywaniem kodów a wyników.