Yestok.pl

Opracowanie powstało w oparciu o Word 2007.

Podpisy same w sobie nie są niczym nadzwyczajnym. Każdy z czytelników rozumie ich rolę i znaczenie a wielu dodawało je do umieszczonych w dokumencie tabelek, rysunków czy wykresów. W Wordzie wbudowano jednak możliwość systemowego dodawania podpisów do różnego rodzaju obiektów znajdujących się w dokumencie. Dzięki temu można, po pierwsze – automatycznie numerować kolejne obiekty tego samego typu a po drugie – wygenerować wykaz tych obiektów z podaniem numeru strony, na której się znajdują.

Zacznę od tego, że Word potrafi rozpoznać niektóre obiekty i jeśli obiekt „kwalifikuje się” do dodania podpisu, w menu kontekstowym takiego obiektu pojawia się stosowna opcja. Na ilustracji poniżej opcję te widać w menu kontekstowym zaznaczonej tabelki. Przypomnę, że menu to wywoływane jest kliknięciem prawego przycisku myszy.

Analogiczna opcja pojawi się w menu kontekstowym obiektu graficznego, będącego wstawioną ilustracją, wykresem, clipartem albo SmartArtem. Na rys. 2. Widać ją w menu kontekstowym wstawionej ilustracji.

Opcji tej nie ma, gdy obiektem graficznym jest autokształt wstawiony indywidualnie lub w obszarze kanwy oraz gdy obiektem jest równanie. Nie oznacza to jednak, że do takich obiektów nie można dodać podpisu.

Za wstawianie podpisu odpowiada polecenie „Wstaw podpis” w grupie „Podpisy” zakładki „Odwołania”. Położenie tego polecenia pokazuje rys. 3.

Jeżeli w momencie wywołania tego polecenia w dokumencie będzie zaznaczony, czyli aktywny, jakiś obiekt, podpis będzie dotyczył tego obiektu. Jeśli żaden obiekt nie będzie zaznaczony, do dokumentu zostanie wstawiony podpis w miejscu, w którym aktualnie znajduje się kursor tekstowy. Dopiero podczas wstawiania podpisu autor podejmuje decyzję dotyczącą ostatecznej postaci podpisu. Word domyślnie stosuje do wstawianego podpisu, przewidziany dla niego, styl akapitu o nazwie „Legenda”. Styl ten różni się od stylów stosowanych zazwyczaj w treści dokumentu. Parametry tego stylu można w każdej chwili zmodyfikować, dopasowując podpisy do własnych wymagań. Nie jest wskazane zastępowanie stylu „Legenda” innym stylem.

Podpis składa się z trzech elementów:

• Etykiety – określającej rodzaj obiektu. Ten element jest wybierany przez autora z listy zdefiniowanych elementów, np. Rysunek, Tabela, Wykres, itp.
• Liczby – określającej kolejny element wybranego typu w dokumencie. Liczba ta wynika z aktualnej wartości specjalnego pola programu Word. Wymagane pole wstawiane jest przez procedurę tworzenia podpisu a sam sposób numerowania odpowiada temu, w jaki sposób numerowane są przypisy. Oznacza to, że obiekty i podpisy pod nimi można dodawać w dowolnej kolejności.
• Treści podpisu – tekstu podanego przez autora.

Jeśli autor opracowania widzi na ekranie, zamiast podpisu, tekst podobny do takiego: „Rysunek {SEQ Rysunek \* ARABIC }. Panorama Krakowa.” oznacza to, że włączoną ma opcję „Pokaż kody pól zamiast ich wartości”. Aby przełączyć się na przedstawienie wartości pól, zamiast ich kodów, wystarczy skorzystać ze skrótu klawiaturowego ALT+F9.

Word ma zdefiniowane trzy podstawowe rodzaje etykiet: „Tabela”, „Rysunek” i „Równanie”. Autorzy mogą utworzyć własne etykiety, jeśli chcą korzystać z większego zróżnicowania nazw. Można zatem utworzyć etykiety w rodzaju „Diagram”, „Wykres” czy „Fotografia” albo „Zestawienie”. Można także zdefiniować nowe etykiety by zastąpić nimi te istniejące, np. stosować etykietę „Tab.” zamiast „Tabela” lub „Rys.” zamiast „Rysunek”.

Aby przypisać podpis do obiektu należy ten obiekt zaznaczyć a następnie wywołać polecenie „Wstaw podpis…” z menu kontekstowego. Jeśli takiej pozycji nie ma w menu kontekstowym, należy wywołać polecenie „Wstaw podpis” z wstążki narzędziowej. W obu wypadkach wynikiem będzie otwarcie nowego okna dialogowego, którego przykład widoczny jest na ilustracji poniżej.

Okno pozwala skomponować podpis dotyczący obiektu. Pole wprowadzania „Podpis” zawiera wybraną etykietę oraz kolejny numer obiektu o tej etykiecie. Autor powinien uzupełnić wpis taką treścią, jaką chce umieścić w podpisie wstawiając wszystkie niezbędne znaki interpunkcyjne. Treść podpisu można w przyszłości zmienić bezpośrednio w dokumencie.

Rozwijane pole wyboru „Etykieta”, pozwala wybrać rodzaj etykiety, jaka zostanie użyta w podpisie. Następne rozwijane pole – „Położenie”– umożliwia wybór lokowania podpisu. Do wyboru są dwie możliwości, widoczna na ilustracji, „Poniżej wybranego obiektu” oraz druga, „Powyżej wybranego obiektu”. To rozwijane pole będzie nieaktywne, gdy podczas wywołania polecenia wstawiania podpisu nie był zaznaczony żaden obiekt.

Opcja „Wyklucz etykietę z podpisu” pozwala wyłączyć z podpisu nazwę etykiety. Podpis będzie się więc zaczynał numerem.

Inne opcje ustalić można za pomocą widocznych w oknie przycisków. Przycisk „Nowa etykieta…” pozwoli utworzyć nową etykietę wykorzystywaną w podpisach. Zrobić to można w nowym okienku dialogowym, takim jak na rysunku poniżej.

Kolejny przycisk, „Usuń etykietę”, jest na przedstawionym rysunku nieaktywny, a jest tak, dlatego że w polu „Etykieta” zaznaczona jest pozycja „Równanie” a usunąć można tylko etykiety dodane, natomiast etykiety podstawowe, czyli „Równanie”, „Tabela” i „Rysunek” nie mogą zostać usunięte.

Przycisk „Numerowanie” pozwala określić sposób numerowania obiektów objętych wybraną etykietą. Otwarte zostanie okno dialogowe „Numerowanie podpisów” takie jak na poniższym rysunku.

Rozwijane pole „Format” umożliwia wybór numerowania obiektów cyframi arabskimi, kolejnymi literami alfabetu (małymi lub wielkimi) albo liczbami rzymskimi także prezentowanymi małymi albo wielkimi literami. Opcja „Dołącz numer rozdziału” pozwala poprzedzić numer obiektu numerem rozdziału. Jest ona zasadna wtedy, gdy autor zastosował konspektowe numerowanie rozdziałów. Zaznaczenie tej opcji, gdy konspekty nie są numerowane spowoduje wyświetlenie komunikatu ostrzegającego o braku numeracji.

Widoczne rozwijane pole „Rozpocznij rozdział stylem” pozwala ustalić sposób tworzenia prefiksu do numeru. Wybrany poziom konspektu decyduje o jego złożoności. Wybór pozycji „Nagłówek 1” oznacza, że numer obiektu będzie poprzedzony numerem rozdziału o stylu Nagłówek 1. Wybór pozycji „Nagłówek 2” oznacza, że poprzedzający numer będzie sekwencją złożoną z numeru rozdziału o stylu Nagłówek 1 i numeru rozdziału o stylu Nagłówek 2. Jeżeli miejsce, w którym wstawiany jest podpis nie będzie znajdowało się wewnątrz rozdziału, wstawiony zostanie podpis o postaci:

Etykieta Błąd! W dokumencie nie ma tekstu o podanym stylu. Separator Nr obiektu Treść podpisu

W tym podpisie Etykieta jest wybraną konkretną etykietą podpisu, Separator jest znakiem wskazanym, jako separator numeru (zobacz następny akapit), Nr obiektu jest liczbą reprezentująca tę konkretną etykietę a treść podpisu wpisaną treścią.

Ostatnie rozwijane pole – „Użyj separatora” – pozwala wybrać znak, jaki oddzielać będzie prefiks od numeru obiektu. Do wyboru są: łącznik, kropka, dwukropek, myślnik (pauza) i półpauza. Ostateczny podpis może zatem wyglądać np. tak: „Rys. 2.1:3 Schemat wyłącznika”, co oznacza, że podpisany schemat jest trzecim rysunkiem w pierwszym podrozdziale rozdziału drugiego.

Opcje i ustawienia przypisane w oknach dialogowych będą obowiązywały dla następnych tworzonych podpisów, dopóki nie zostaną zmienione. Zmiana opcji podczas tworzenia kolejnego podpisu, zastosuje je do wszystkich już istniejących podpisów o wybranej etykiecie.

Wspomniałem o tym, że wstawianie podpisu w niektórych sytuacjach możliwe jest tylko poprzez polecenie „Wstaw podpis” wywołane z wstążki narzędziowej. Dotyczy to tych obiektów, które nie mają w menu kontekstowym pozycji „Wstaw podpis…”. Chcę tu napisać o dwóch takich obiektach. Pierwszym będzie równanie.

Równanie jest obiektem wstawionym do dokumentu za pomocą edytora równań. Obiekt taki wstawiany jest wewnątrz ramki. Charakterystyczną cechą wyróżniającą taką ramkę jest to, że naprowadzenie myszki na jej obszar zmienia kolor tła wewnątrz ramki, natomiast kliknięcie myszką, ujawnia granice tego obszaru. Ilustracja poniżej przedstawia przykładowe równanie przedstawione w trzech sytuacjach. U góry rysunku widoczne ono tak, jak będzie występowało w dokumencie. W środku, w widocznym obramowaniu, po kliknięciu myszką.

W tej postaci równania można je edytować bezpośrednio w ramce, lub przechodząc do podzakładki „Projektowanie” przynależnej do dedykowanej zakładki „Narzędzia równań”. Wstawienie podpisu w takiej postaci spowoduje, że wstawiony on zostanie do wnętrza równania. Aby dodać podpis należy kliknąć myszką w miejsce zaznaczone czerwonym prostokątem. To spowoduje zmianę wyglądu równania na taki, jaki widnieje w dolnej części ilustracji. To w takiej postaci równania można wstawić podpis.

Podpisy wstawiane w omówiony dotychczas sposób są akapitami wstawianymi albo nad obiektem – i wówczas mają automatycznie przypisany atrybut akapitu: „Razem z następnym” – albo pod obiektem – i wówczas to akapit poprzedzający podpis otrzymuje atrybut: „Razem z następnym”.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, gdy podpis dodawany jest do autokształtu lub kanwy rysunku. To jest ten drugi rodzaj obiektów, o którym chciałem napisać. Word rozpoznaje wielkość autokształtu lub kanwy i tworzy pole tekstowe o szerokości obiektu, umieszczając w nim zdefiniowany podpis. Może to być jednak źródłem dyskomfortu.

Wspomniałem, że numeracja podpisów przebiega podobnie do numerowania wstawianych przypisów. Pisałem też o tym (np. w opracowaniu nt. zakładek, hiperłączy i odsyłaczy), że pola programu Word nie podlegają automatycznej aktualizacji wartości. W momencie wstawiania, podpisy otrzymują kolejne właściwe numery. Jednak reorganizacja dokumentu, np. przeniesienie ilustracji w inne miejsce nie powoduje automatycznej zmiany numeracji w podpisach. Trzeba tę zmianę wymusić poprzez wymuszenie ponownego obliczenia wartości pól w dokumencie. Aby wskazać wszystkie pola podlegające zmianom należy zaznaczyć w dokumencie te fragmenty, w których się one znajdują i nacisnąć klawisz funkcyjny F9. Aby nie przeglądać dokumentu w poszukiwaniu pól, najwygodniej jest zaznaczyć od razu cały dokument (skrót klawiaturowy CTRL+A) i skorzystać z klawisza F9.

Rzecz w tym, że zaznaczenie całego dokumentu nie dotyczy zaznaczenia treści w polach tekstowych. Zatem pola programu Word znajdujące się w obszarze pola tekstowego nie są zaznaczone i trzeba je samodzielnie aktualizować, w każdym takim polu oddzielnie. Dlatego, mimo że system pomocy Microsoft w kilku miejscach sugeruje umieszczanie w polu tekstowym grafik i związanych z nimi podpisów, – co jest wygodne o tyle, że przenosząc takie pola tekstowe w inne miejsce, przenosimy je wraz z całą zawartością – stosowanie takiego rozwiązania może powodować niezamierzone kłopoty.

Sugeruję inne rozwiązanie. Po umieszczeniu w treści dokumentu autokształtu lub zbudowanego z autokształtów rysunku albo kanwy zawierającej rysunek, umieścić kursor tekstowy w akapicie leżącym bezpośrednio pod lub nad grafiką i – bez jej zaznaczania – wywołać polecenie „Wstaw podpis” z wstążki narzędziowej. Taki podpis zostanie wstawiony jako normalny akapit w treści dokumentu. Dobrze byłoby zapewnić sobie możliwość przenoszenia takiego obiektu łącznie z podpisem. Nie można jednocześnie zaznaczyć obiektu typu autokształt i tekstu. Można jednak zakotwiczyć grafikę do podpisu i upewnić się czy w opcjach grafiki ustawiona jest „Przenieś obiekt z tekstem”. Dzięki temu, przeniesienie podpisu, przeniesie także rysunek. Pokażę to na krótkiej prezentacji nieco dalej.

Jeśli jednak autor chciałby pozostawić podpisy w polu tekstowym, to dobrym rozwiązaniem jest zaznaczenie pola tekstowego zawierającego podpis oraz przynależnego obiektu rysunkowego (każdy z tych elementów należy kliknąć trzymając przyciśnięty klawisz SHIFT) a następnie zgrupowanie ich. W menu kontekstowym tych wspólnie zaznaczonych obiektów pojawi się kaskadowa pozycja „Grupowanie” umożliwiająca wykonanie tej akcji. Zgrupowane obiekty stanowią z punktu widzenia zarządzania nimi jeden obiekt.

Kiedy wszystkie podpisy są już umieszczone w dokumencie, może zdarzyć się, że zechcemy zmienić przypisaną etykietę, np. zechcemy zmienić etykietę „Rysunek” na „Rys.” lub zmienić sposób numerowania podpisów poprzez dodanie albo rezygnację z numeru rozdziału czy zmianę rodzaju numerowania np. na numerację rzymską. Wykonać to można następującą procedurą. Zaznaczyć w całości podpis o wybranej etykiecie. Wywołać ponownie polecenie „Wstaw podpis”. Wszystkie zmiany w opcjach dokonane w oknie dialogowym podpisu lub dodatkowych oknach, zostaną zastosowane we wszystkich podpisach o tej etykiecie. Microsoft w systemie pomocy opisuje procedurę bardziej złożoną: w dowolnym podpisie o etykiecie wymagającej zmian, zaznaczyć tylko znajdującą się w nim liczbę. Należy pamiętać, że liczba jest odzwierciedleniem pola programu Word, więc kliknięcie w nią zazwyczaj włączy podświetlenia tła (tak standardowo są ustawione parametry dotyczące cieniowania pól). Nie jest to jednak jeszcze zaznaczenie tej liczby. W tym celu należy albo dwukrotnie w nią kliknąć albo zaznaczyć ją korzystając z myszki albo kombinacji klawiszy SHIFT+Strzałka. Jeśli liczba jest zaznaczona wywołać polecenie „Wstaw podpis”.

W poniższej prezentacji pokażę także jak zmienić etykietę podpisów albo sposób ich numerowania

Prezentacja po konwersji. Naprowadź myszkę na ten tekst aby przeczytać uwagę.

W grupie „Podpisy” zakładki „Odwołania” znajduje się polecenie pozwalające umieścić w dokumencie spis zamieszczonych w nim tabel, rysunków, równań i innych obiektów, które zawierają podpisy Realizuje to polecenie „Wstaw spis ilustracji”, wywołujące okno dialogowe jak poniżej.

Idea jest tu analogiczna do tworzenia spisu treści. W rozwijanym polu „Etykieta podpisu” należy wybrać, jakie obiekty mają znaleźć się w spisie. Pozostałe parametry i opcje służą wyborowi wyglądu spisu. Dla każdego rodzaju obiektów można utworzyć oddzielny spis nadając mu odpowiedni tytuł, np. Spis ilustracji, Spis tabel, itd.

Polecenie „Aktualizuj spis” pozwala uzupełnić spis o obiekty dodane już po utworzeniu spisu, albo zmodyfikować numery stron, gdy obiekty były przemieszczane wewnątrz dokumentu lub dokument podlegał edycji. Polecenie to jest dostępne, staje się aktywne wtedy, gdy kursor tekstowy znajdzie się wewnątrz spisu. Aktualizacja dotyczy tylko spisu, wewnątrz którego znajduje się kursor tekstowy. To samo działanie można uzyskać klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym spisie i wyborze w menu kontekstowym opcji „Aktualizuj pole”.

Ostatnie polecenie jakie można wykorzystać to „Odsyłacz”. Jest to, to samo polecenie, jakie znajduje się w grupie „Łącza” w zakładce „Wstawianie”. Opisałem je dokładnie w opracowaniu „Zakładki, hiperłącza i odsyłacze”.

Kończąc to opracowanie powiem o jeszcze jednej możliwości. W oknie dialogowym zaprezentowanym na rys.4. znajduje przycisk: „Autopodpis…”. Pozwala on ustalić automatyczne wstawianie etykiety i kolejnego numeru podpisu przy obiektach, które są rozpoznawane przez Worda. Okno ustawień wygląda tak jak ilustracji.

Dla każdego zaznaczonego obiektu można ustalić rodzaj etykiety, sposób numerowania i jej położenie. Po wstawieniu obiektu odpowiednia etykieta i numer pojawią się automatycznie, wystarczy dopisać treść podpisu.