Yestok.pl

Tym terminem twórcy edytorów tekstów określili specyficzny rodzaj dokumentów. Chodzi o sytuację, w której ta sama treść, w zindywidualizowanej postaci, ma zostać wielokrotnie wydrukowana. Powszechnie przywoływanym przykładem takiego rodzaju dokumentów jest taki, który w nagłówku kolejnych drukowanych egzemplarzy, zawiera imię i nazwisko adresata dokumentu i ewentualnie dalsze dane personalne, np. adres.

Rzeczywiście, korespondencja seryjna prawie zawsze dotyczyć będzie osób i informacji z nimi związanych. Różnego rodzaju zawiadomienia (o czynszach, składkach, należnościach), dyplomy (sportowe, uznania, okolicznościowe), pisma okólne, spełniają te kryteria. Każda osoba, dla której powstanie osobny dokument może mieć także różne dane, przeznaczone tylko dla niej, umieszczane w takim dokumencie. Określenie „osoba” ma tutaj zresztą charakter umowny. Kryć się pod nią mogą także nazwy firm lub inne informacje, które ze względu na powiązania miedzy sobą stanowić mogą zestaw pozwalający utworzyć indywidualny dokument.

Niespersonalizowanym przykładem takich dokumentów mogą być na przykład metki cenowe umieszczane w sklepach przy towarach. Wyglądają tak samo, ale zawierają nazwę towaru, nazwę producenta, wagę i cenę powiązane w jeden dokument.

Wytwarzanie dokumentów korespondencji seryjnej, bo tak nazywa się w terminologii edytorów tekstowych te zindywidualizowane dokumenty, opiera się o wykorzystanie dwóch odrębnych dokumentów. Pierwszy z nich to dokument główny. Jest to dokument będący w istocie zobrazowaniem ostatecznej postaci jednostkowego dokumentu w korespondencji seryjnej. Z tym, że w miejscach, w których ma się znaleźć informacja indywidualna, przeznaczona dla konkretnego dokumentu, wstawione zostaną symbole zastępcze, sygnalizujące miejsca przeznaczone dla tej indywidualnej informacji. Symbole zastępcze podczas emisji dokumentów seryjnych, zostaną zastąpione wartościami związanymi z konkretnym dokumentem i dopiero wtedy dokument zostanie wyemitowany. Następnie, dokument główny pobierze zestaw wartości niezbędnych dla kolejnego dokumentu i także go wyemituje. Proces ten będzie się powtarzał do wyczerpania zestawu tych wartości lub do spełnienia kryteriów ustalonych przez użytkownika.

Dokument główny jest utworzony jak każdy inny dokument programu Word. Jedyną różnicą w stosunku do zwykłych dokumentów jest to, że jest on powiązany z drugim dokumentem, niezbędnym do utworzenia korespondencji seryjnej, nazywanym źródłem danych. To dzięki temu powiązaniu można w dokumencie głównym umieścić wspomniane symbole zastępcze, nazywane też polami korespondencji seryjnej.

Źródło danych, a więc ten drugi niezbędny dokument, zawiera zestawy wartości przeznaczonych dla pojedynczego dokumentu końcowego. Zestawy tych wartości zapisywane są wierszami, dlatego tworzą swego rodzaju tabelę, kolumny takiej tabeli zawierają jednorodne informacje. Każdy wiersz takiego zapisu nazywamy „rekordem” a każdą kolumnę w zestawie nazywamy polem. Mówimy często, że rekord składa się z pól. Każdemu polu w źródle danych przypisana jest nazwa identyfikująca to pole. Nazwa ta musi być unikatowa w obrębie konkretnego źródła danych, musi rozpoczynać się od litery, a następnie składać się wyłącznie z liter, cyfr i ewentualnie znaku podkreślenia. To właśnie nazwa pola ze źródła danych jest umieszczana w dokumencie głównym jako pole korespondencji seryjnej.

Źródło danych.

Samo źródło danych może być dokumentem różnego typu. Może to być arkusz kalkulacyjny Excel, baza danych programu Access lub innego systemu baz danych, tabelka programu Word, książka adresowa programu Outlook a nawet zwykły tekst, jeśli zostanie przygotowany zgodnie z pewnymi regułami. Zestaw danych musi tworzyć, jak już wspomniałem, pewną strukturę tabelaryczną. Dane zawarte w bazach danych tworzą taką strukturę z racji samej organizacji baz. Konstrukcja programu arkusza kalkulacyjnego, narzuca właściwie zorganizowanie danych w postaci tabel. Podobnie jest ze źródłem danych zawartym w tabeli programu Word. Tutaj wymogiem jest aby tabela była jedynym obiektem takiego dokumentu. Ponadto pierwszy wiersz tabeli zawierał nazwy pól, i aby tych pól – czyli kolumn w tabeli – nie było więcej niż 63. Źródłem danych może być także książka adresowa programu Outlook. Obecnie jest ona rzadziej wykorzystywana, wobec rozpowszechnionego korzystania z poczty internetowej via strony serwisów internetowych. Zwykły dokument może także być źródłem danych, pod warunkiem, że wartości tworzące to źródło są zapisane wierszami, zawsze w tej samej kolejności, i oddzielone od siebie takim samym znakiem separującym, np. średnikiem, znakiem tabulacji lub innym, który nie będzie częścią którejś z wartości. Jeśli w jakimś wierszu, konkretna wartość nie występuje, pomija się ją, wstawiając jednak odpowiedni znak separujący. Pierwszym wierszem takiego zestawienia powinien być wiersz zawierający nazwy pól, także oddzielone przyjętym znakiem separatora.

Jak widać pierwszy wiersz tych zestawień odgrywa ważną rolę, określa on nazwy pól rekordów w tych zestawieniach. Zestawienia oparte o bazy danych mają te nazwy utworzone w momencie definiowania struktury bazy. Word został znacznie udoskonalony w okresie jego istnienia i wersja 2007 potrafi sobie poradzić z sytuacją, w której użytkownik zapomniał wpisać nazwy pól. Word przyjmuje, że nazwy pól znajdują się w pierwszym wierszu, więc zawartość tego wiersza, po odpowiednich modyfikacjach, staje się wykazem nazw pól. Siłą rzeczy wartości tego wiersza nie będą już wchodziły w skład indywidualnego dokumentu. Nazwy pól zostają „przechwycone” przez dokument główny w momencie tworzenia powiązania między tymi dwoma dokumentami.

Poniżej pokazuję przykładowe źródło danych przedstawione w trzech postaciach. Źródło zawiera imiona i nazwiska uczniów, informację o płci oraz oceny z siedmiu przedmiotów. Nazwy pól jednoznacznie określają charakter informacji przechowywanej w konkretnym polu.

Źródło przygotowane w programie Excel. Jeśli właściwe zestawienie nie jest poprzedzone żadnymi wpisami do wierszy poprzedzających je, procedury Worda poradzą sobie z właściwa identyfikacją źródła. Wiersz nagłówkowy zestawienia powinien być jednopoziomowy, aby nastąpiło czytelne przypisanie nazw do pól.

Źródło przygotowane w postaci tabeli programu Word. Tabela musi być pierwszym elementem tego dokumentu, nie można jej więc poprzedzić żadnymi napisami, w rodzaju „Wykaz uczniów klasy…”. Pierwszy wiersz tabeli definiuje nazwy pól, więc musi wystąpić tylko jeden wiersz nagłówka.

Źródło w postaci zwykłego tekstu. Wykaz ten, to po prostu wierszami zapisane poszczególne informacje. Pierwszy wpisany wiersz określa nazwy tych informacji, jako separator tych informacji wykorzystano znak średnika. Źródło może być zapisane w postaci pliku Worda (DOC, DOCX), ale także w postaci pliku TXT czy CSV.

W powyższym przykładzie, jedna z nazw pól nie jest poprawnie zbudowana. To „Wychowanie fizyczne”, nazwa zawiera spację, a więc znak niedopuszczalny w nazwach pól. Ponieważ, jak wspomniałem, Word potrafi „naprawić” takie błędy, to poprawiona nazwa będzie prezentowana jako „Wychowanie_fizyczne”, z podkreślnikiem zamiast spacji. Zwróćmy uwagę na to, że nad danymi znajduje się tylko pojedynczy wiersz nagłówka, zawierający opisy kolumn, będący zarazem wykazem pól tego zestawienia.

Podsumowując dotychczasowy opis, przygotowanie korespondencji seryjnej wymaga dwóch odrębnych dokumentów. Dokumentu głównego, i powiązanego z nim, drugiego dokumentu, źródła danych. Dokumenty można kreować w dowolnej kolejności, ale źródło danych musi istnieć w momencie tworzenia powiązania między dokumentami. Dopiero po utworzeniu powiązania można w dokumencie głównym osadzać pola korespondencji seryjnej.

Bardzo często źródło danych nie jest tworzone przez osobę przygotowującą korespondencję, gdyż takie dane mogą być gromadzone, edytowane i udostępniane na poziomie całej organizacji w różnego rodzaju bazach danych, a dla potrzeb konkretnego problemu otrzymuje się dedykowaną kwerendę z takich baz.

Aby opisać w dalszej części opracowania tworzenie korespondencji, oprę się o w miarę realny – jak sądzę – pomysł. Załóżmy, że jako wychowawcy klasy przygotowujemy dla każdego rodzica informację o postępach dziecka. Informacja taka przygotowywana jest na wywiadówkę po pierwszym półroczu i przed zakończeniem roku. Powinna ona zawierać imię i nazwisko dziecka, uzyskane oceny końcowe z poszczególnych przedmiotów, oraz uzyskaną średnią. Myślę, że ten przykład będący podstawą dalszych rozważań, może przydać się nauczycielom. W sumie takie zestawienie powinno wyglądać mniej więcej tak, jak na ilustracji poniżej.

Zakładam też, że źródłem danych będzie arkusz kalkulacyjny, być może utrzymywany na szkolnym serwerze plików, zawierający informacje o wszystkich uczniach, przedmiotach i stopniach z tych przedmiotów otrzymanych. Źródło to przedstawia ilustracja poniżej. Zostanie ono użyte do realizacji zasygnalizowanego problemu. Czytelnik, który chciałby to zagadnienie zbudować po swojemu, będzie mógł pobrać ten plik i wykorzystać do testów we własnym zakresie. Samo źródło mogłoby być oczywiście tabelką w Wordzie przygotowaną przez jednego nauczyciela, tylko na własne potrzeby.

Jak widać źródło zawiera imiona i nazwiska uczniów, informację o klasie i oddziale klasy (pole „gr”), płci i stopniach z przedmiotów, których początkowe litery tworzą jednocześnie nazwę pola.

Dokument główny.

Zanim zajmę się dokumentem głównym, muszę wyjaśnić że Word wyróżnia pięć rodzajów dokumentów korespondencji seryjnej jakie mogą zostać wytworzone, i przed rozpoczęciem dalszych prac, należy wybrać rodzaj tych dokumentów. Te rodzaje to:

Listy.

Wiadomości e-mail.

Koperty.

Etykiety.

Katalog.

• Listy, to taki rodzaj dokumentów, w którym na bazie dokumentu głównego tworzona jest od początku nowa wersja każdego dokumentu seryjnego, a ilość wyemitowanych egzemplarzy wynika z liczby rekordów danych w źródle danych. Dzięki temu, dla każdego rekordu w źródle, powstaje nowy, zindywidualizowany, dokument końcowy. Przygotowany przez użytkownika dokument główny może być wielostronicowy, o własnym układzie stron i formatowaniu. Listy to najczęstsza forma korespondencji seryjnej i dlatego, jeśli użytkownik nie wybierze rodzaju korespondencji, to ta jest przyjęta domyślnie.
• Wiadomości e-mail są odpowiednikiem listów, z tą jednak różnicą, że zakłada się rozesłanie korespondencji pocztą elektroniczną a nie jej wydrukowanie. W związku z tym widok dokumentu głównego zostanie przedstawiony w postaci „Układ sieci Web”. W tym widoku nie ma znaczenia układ strony. Wybór tego rodzaju dokumentu oznacza jedynie zmianę widoku strony i nie powoduje przymusu wysyłania korespondencji seryjnej pocztą elektroniczną. W każdej chwili można przełączyć rodzaj dokumentu na „Listy” albo, nie zmieniając rodzaju, wydrukować korespondencję. Planując jednak rozsyłanie korespondencji pocztą mailową należy zadbać o to, aby jedno z pól źródła danych zawierało adres mailowy odbiorców. Przed wytworzeniem korespondencji seryjnej Word „poprosi” o podanie nazwy pola, które zawiera adres mailowy, i według tych adresów roześle korespondencję.
• Koperty są także odpowiednikiem listów, z tą różnicą że użytkownik redaguje tylko dwa obszary: obszar nadawcy i odbiorcy. Wybór tego rodzaju dokumentu wywoła okno dialogowe jak na ilustracji poniżej.

  

  Koperty, tak jak i papiery biurowe, mają swoje znormalizowane wymiary. Ilustracja pokazuje wybór koperty C6. W pierwszej zakładce tego okna można wybrać rodzaj koperty, zdefiniować czcionkę i położenie informacji drukowanych na niej. Druga zakładka pozwala wybrać sposób podawania kopert w drukarce. Każda drukowana koperta będzie miała dane związane z jednym rekordem źródła. Istnieje możliwość zdefiniowania własnej koperty, jeśli nie ma wymaganego rozmiaru w rozwijanej liście. Bardziej szczegółowo o tym rodzaju korespondencji napisałem w oddzielnym fragmencie w dalszej części opracowania.
• Etykiety, to możliwość zadrukowania arkusza papieru w sposób ciągły. Pomyślano to przede wszystkim jako możliwość drukowania na specjalnych arkuszach papieru, składających się z samoprzylepnych elementów, ułożonych na podłożu z którego łatwo je zdjąć i przykleić np. na kopertę. Każda zdefiniowana etykieta znajdująca się na drukowanej kartce będzie zawierała dane pobrane z kolejnego rekordu danych. Po zadecydowaniu o tego rodzaju dokumencie, otwarte zostanie okno dialogowe definiowania etykiety. Przykład takiego ona pokazuję poniżej.

  

  Etykiety, w zależności od producenta, także mają swoje znormalizowane wymiary. Można wskazać je w okienku wyboru, a w razie braku takiej możliwości, można określić parametry na podstawie pomiarów posiadanego egzemplarza papieru. Na ilustracji, parametry wybranego papieru informują, że na arkuszu A4 znajdować się będzie 10 etykiet (dwie kolumny po pięć etykiet). Oznacza to, że wybór tych parametrów spowoduje wydrukowanie na każdej stronie dziesięciu kolejnych rekordów ze źródła danych. O tym rodzaju korespondencji bardziej szczegółowo napisałem w dalszej części opracowania.
• Katalog jest wydrukiem podobnym do etykiet, z tym że realizowanym na zwykłym arkuszu papieru. Po wydrukowaniu dokumentu związanego z jednym rekordem danych, po ostatnim znaku tego dokumentu, rozpocznie się drukowanie następnego takiego samego dokumentu. Dzięki takiemu sposobowi drukowania można łatwo wydrukować wykaz rekordów z wybranymi polami. Odwołując się do przykładowego źródła danych pokazanego na rysunku 3, można wydrukować np. listę chłopców z klas od trzeciej do piątej z podanymi stopniami z WF-u. Ten rodzaj dokumentu wykorzystuje dokument główny zawierający najczęściej wyłącznie pola korespondencji seryjnej.

Za możliwość utworzenia korespondencji seryjnej odpowiada w Wordzie 2007 zakładka „Korespondencja”. Zawiera ona wszystkie niezbędne polecenia do utworzenia takiej korespondencji. Na rysunku 6. przedstawiam obraz tej zakładki w momencie gdy nie ma jeszcze powiązania między dokumentem głównym a źródłem danych. W zakładce jest pięć grup poleceń: „Tworzenie”, „Rozpoczynanie korespondencji seryjnej”, Wpisywanie i wstawianie pól”, Podgląd wyników” i „Kończenie”.

Zwróćmy uwagę, że użyć można jedynie jednej z czterech ikon tej zakładki, gdyż pozostałe są nieaktywne. Dwie pierwsze, w grupie „Tworzenie”, nie są jednak ściśle związane z korespondencją seryjną, więc w tej części opracowania je pominę. Ikona opisana jako „Rozpocznij koresp. ser.” rozwija listę wyboru pokazaną na rysunku poniżej.

Pierwsze pięć opcji odpowiada omówionym powyżej rodzajom dokumentów seryjnych i pozwala wybrać jeden z nich. Opcja szósta, „Zwykły dokument programu Word”, służy usunięciu z dokumentu głównego powiązań ze źródłem danych, przekształcając go tym samym w zwykły dokument Worda. Po tej operacji wszystkie pola korespondencji seryjnej znajdujące się w dokumencie głównym pozostaną w nim, choć nie będą się już odwoływały do żadnego źródła.

Siódma opcja, „Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku…”, przeprowadzi użytkownika przez sześć etapów, które w efekcie utworzą korespondencję seryjną. Ominę omówienie tej opcji, gdyż w istocie to to opracowanie jest o tym, jak to zrobić.

Jeśli nie skorzystamy z wyboru rodzaju korespondencji to domyślnym jej typem są „Listy”.

Kolejna dostępna ikona tej zakładki to: „Wybierz adresatów”. Jej użycie otworzy trzy możliwości dalszego postępowania. Rozwiniętą listę tych możliwości prezentuję poniżej.

To właśnie te opcje, a właściwie dowolna z nich, która zostanie wybrana, wiąże na stałe dokument główny ze źródłem danych, pozwalając na ostateczne uformowanie dokumentu głównego. Dlatego użycie tego polecenia jest konieczne aby móc w ogóle utworzyć korespondencję seryjną.

Pierwsza opcja, „Wpisz nową listę…”, dotyczy sytuacji, gdy nie mamy gotowego źródła danych i dopiero teraz chcemy je utworzyć i wskazać. Word konsekwentnie traktuje korespondencję seryjną jako związaną z adresami, więc otwiera okno dialogowe – pokazane poniżej – pozwalające wprowadzić nowe pozycje do bazy określonej jako „Nowa lista adresów”.

Użytkownik może w tym oknie dodawać nowe pozycje, poprawiać lub usuwać istniejące. Może też całkowicie zmienić strukturę i charakter źródła wybierając przycisk „Dostosuj kolumny”. Użycie tego przycisku otworzy kolejne okno dialogowe.

Przy pomocy tego okna można usunąć niepotrzebne pola, dodać swoje własne, zmienić nazwy pól już istniejących, w końcu ustalić porządek pól w źródle według własnego uznania.

Zatwierdzenie utworzonego w ten sposób źródła, zamyka okno dialogowe, lecz nie łączy jeszcze źródła z dokumentem. Zrobi to dopiero ponowne naciśnięcie przycisku „Wybierz adresatów”. Tym razem nie otworzy ono pokazanej na rys. 8 listy możliwości, lecz okno dialogowe nazwania i zapisania utworzonego źródła. Źródło utworzone w tym trybie jest zorganizowane zawsze w postaci listy adresów pakietu Microsoft Office, w pliku z rozszerzeniem nazwy „mdb”.

W tym miejscu warto wspomnieć o położeniu źródła danych. Word zakłada, że domyślną lokalizacją źródła będzie folder „Moje źródła danych” znajdujący się w folderze „Dokumenty” i otwiera okno zapisywania źródła właśnie w tym folderze. Można jednak wskazać dowolne inne umiejscowienie źródła.

Jeżeli źródło danych już istnieje należy skorzystać z opcji „Użyj istniejącej listy…”. Źródło utworzone przez użytkownika, lub udostępnione do wykorzystania, może znajdować się w dowolnym miejscu na komputerze użytkownika lub w sieci, więc aby wskazać je dokumentowi głównemu, należy podać jego lokalizację. Word, jako domyślną, otwiera lokalizację w folderze „Moje źródła danych”, a rolą użytkownika jest wybranie właściwego pliku. W otwartym oknie folderu znajdują się dwa charakterystyczne wpisy: „+Połącz z nowym źródłem danych.odc” oraz „+Nowe połączenie serwera SQL.odc”. Wybór ich generuje serię okien dialogowych i zapytań pozwalających na dotarcie do baz danych i połączenie się z takimi bazami na serwerach. Tego elementu nie będę omawiał w tym opracowaniu.

Lista typów plików, które mogą być źródłem danych jest imponująca co widać na poniższej ilustracji.

W tym miejscu jeszcze raz wspomnę, że źródło danych musi być zorganizowane w układzie o jakim napisałem wcześniej.

Ostatnia możliwość wyboru to „Wybierz z kontaktów programu Outlook…”. Ta opcja wymusi wskazanie, który folder kontaktów ma zostać zaimportowany.

Wykonanie jednej z tych wymienionych opcji, dokonuje faktycznego skojarzenia dokumentu głównego ze źródłem danych. Zaistnienie takiego powiązania sygnalizowane jest uaktywnieniem pozostałych ikon prezentowanej już zakładki „Korespondencja”. Obecnie wygląda ona tak:

Na ilustracji są jeszcze co prawda nieaktywne ikony, ale wynika to z faktu, że w dokumencie nie ma jeszcze wstawionych żadnych pól korespondencji seryjnej.

Za wstawienie pól odpowiada grupa „Wpisywanie i wstawianie pól”. Najważniejsze polecenie tej grupy reprezentuje ikona „Wstaw pola koresp. ser.”, to ona decyduje jakie pole zostanie wstawione. Sposób wstawiania pól zależy od tego czy kliknięto górną, czy dolną połówkę tej ikony. Wybrana wskaźnikiem myszki część ikonki, zmienia kolor na intensywniejszy.

Aby wstawić pole korespondencji seryjnej należy ustawić kursor tekstowy w miejscu, w którym to pole ma zostać umieszczone, a następnie wstawić je w jeden ze sposobów. Kliknięcie dolnej połowy ikony rozwinie listę dostępnych pól, z której należy wybrać pole do wstawienia. Po wybraniu pola, lista zostanie zwinięta. Kliknięcie górnej połówki ikonki, otworzy okno zawierające wykaz pól, z możliwością wskazania pola, i jego wstawienia. Okno to jednak nie zostanie zamknięte po wstawieniu pola, więc aby wstawić kolejne pole w nowym miejscu, trzeba je zamknąć, i całą operacje powtórzyć.

Ilustracja poniżej pokazuje obie te sytuacje. Po lewej stronie znajduje się rozwinięta lista nazw pól (a więc gdy kliknięto dolną połówkę ikony), po prawej okno z tymi samymi nazwami, gdy kliknięto górną połówkę. Ilustracja dotyczy źródła przedstawionego już wcześniej na rysunku 3.

Wygodniejszy i łatwiejszy do wykorzystania jest pierwszy z wymienionych sposobów. Po wstawieniu pól korespondencji seryjnej do dokumentu głównego może on wyglądać tak jak na ilustracji poniżej.

Nazwy wszystkich pól korespondencji seryjnej wstawione do dokumentu objęte są charakterystycznymi cudzysłowami « ». Pola te podlegają normalnym zasadom formatowania tekstu, więc można im przypisywać zasady wyrównywania, rodzaj fontu, wielkość, krój i jego odmianę.

Przedstawiony przykład, jak widać, nie zawiera wszystkich przedmiotów umieszczonych w źródle danych, co wynika oczywiście z potrzeby pokazania samego mechanizmu wstawiania pól. Ponadto w rzeczywistości nie wszystkie przedmioty znajdujące się w źródle muszą być realizowane w każdej klasie.

Pod tabelką z wykazem przedmiotów znajduje się, wpleciona w zdanie, formuła obliczająca średnią z wszystkich ocen. Na ilustracji widać tę formułę wyświetloną jako pole obliczeniowe. Przedstawienie tego pola obliczeniowego jako wyniku, wyświetliłoby komunikat o błędzie „!Dzielenie przez zero”, a wynikałoby to z dosłownej interpretacji danych w tabelce. Przy takiej zawartości dokumentu, tabelka, w kolumnie „B”, nie zawiera liczb reprezentujących oceny, tylko wpisy tekstowe. O obliczeniach w Wordzie napisałem oddzielne opracowanie.

Na tym etapie można już wyjaśnić znaczenie grupy „Podgląd wyników”. Grupa ta staje się aktywna w pełni dopiero wówczas, gdy dokument główny ma wstawione choćby jedno pole korespondencji seryjnej. Kliknięcie ikony „Podgląd wyników” zmienia sposób wyświetlania dokumentu głównego, wstawiając w miejsce każdego pola korespondencji, odpowiadającą mu wartość pobraną ze źródła danych. Obraz dokumentu może więc wyglądać teraz tak:

W miejsce każdego z pól wstawione zostały wartości z odpowiedniego rekordu źródła. Tabelka przedmiotów zawiera już liczby, więc i średnia została wyliczona. Korzystając z przycisków grupy „Podgląd wyników” można zobaczyć wygląd dokumentu głównego dla każdego rekordu danych ze źródła. Rekord można wskazać wybierając przyciski „Następny rekord”, „Poprzedni rekord”, „Pierwszy rekord” czy też „Ostatni rekord”. Numer wybranego rekordu wyświetlany jest w okienku znajdującym się między przyciskami. Można także wpisać do tego okienka konkretny numer i zatwierdzić go klawiszem ENTER. Jeśli numer potrzebnego rekordu nie jest znany, można użyć polecenia „Znajdź adresata”. W otwartym oknie dialogowym można wpisać poszukiwaną treść, oraz wskazać czy ma zostać znaleziona gdziekolwiek w rekordzie czy w konkretnym polu.

Kiedy dokument główny zostanie przestawiony w tryb „Podgląd wyników”, miejsca w których znajdują się pola korespondencji seryjnej nie są już oznaczone, gdyż zastąpiły je konkretne wartości. Użytkownik może śledzić te miejsca, uaktywniając polecenie „Wyróżnij pola koresp. ser.” znajdujące się w grupie „Wpisywanie i wstawianie pól”. Spowoduje ono zacieniowanie tych wpisów, które są wynikiem wyświetlenia pól korespondencji seryjnej.

Uważny czytelnik tego opracowania zwrócił być może uwagę na drobne różnice w prezentowanych przykładach zawiadomienia. W jednych występuje słowo „Uczennica”, i w tekście mowa jest o córce, w innych, użyto określenia „Uczeń”, i mowa jest o synu. Nie jest to wynikiem jakiegoś niedopatrzenia w dobieraniu ilustracji. Zawiadomienia zostały bowiem przygotowane tak, aby ich treść była uzależniona od płci ucznia. Aby jednak to było możliwe w źródle danych znajduje się pole informujące o płci i zawierające wartość „M” dla ucznia i „K” dla uczennicy. To pole wpływa na treść powstającego dokumentu w sposób pośredni. Nie pojawia się w nim bezpośrednio, ale decyduje o treści.

Autorzy Worda wyposażyli go w mechanizm pozwalający wpływać na wygląd tekstu. Ten mechanizm to tak zwane pola programu Word. Zawiera on wiele różnych kategorii pól. Należą do nich m.in. pola obliczeniowe, którym poświęciłem odrębny artykuł, pola numerowania, które każdy użytkownik Worda wykorzystuje, być może nawet o tym nie wiedząc, wstawiając numer strony w dokumencie.

Pola korespondencji seryjnej, o których do tej pory mówiłem związane były ze źródłem danych. Ale do tej grupy pól należy jeszcze pewien zestaw pól funkcjonalnych, wpływających na dokumenty korespondencji seryjnej. Lista tych pól jest ukryta pod ikoną „Reguły”.

Z tej listy omówię dwa pola mające znaczenie dla tworzonego dokumentu. Pierwszym jest pole „Jeśli…to…inaczej…”. To pole pozwala wstawić do dokumentu tekst warunkowy. Należy ustawić kursor tekstowy w miejscu, w którym taki warunkowy tekst ma się pojawić i wywołać wspomniane pole. Wynikiem będzie otwarcie okna dialogowego pozwalającego na sformułowanie warunku i określenie jakie teksty maja pojawić się w dokumencie w zależności od spełnienia, bądź nie, tego warunku.

Ilustracja powyżej prezentuje ustawienia tego pola dla tego wiersza zawiadomienia, w którym pojawić się powinno słowo „Uczennica” lub „Uczeń”. Rozwijana lista nazw pól w części „JEŚLI” tego okienka pozwala wybrać do porównania dowolne pole ze źródła danych. W tym przypadku, o tym jaka będzie wpisana treść, decyduje pole „płeć”. Rozwijana lista „Porównanie:” pozwala określić rodzaj relacji jaka musi zajść z polem „Porównaj z:”. W tym konkretnym wypadku musi zajść relacja równości, czyli wartość w polu „płeć” musi być równa literze „K”. Jeśli taka relacja dla konkretnego rekordu będzie prawdziwa, to w miejscu pola ma pojawić się tekst wpisany do okienka „Wstaw ten tekst:”. Jeśli relacja będzie nieprawdziwa, to w miejscu pola ma pojawić się tekst wpisany do okienka „W przeciwnym razie wstaw ten tekst:”.

Analogiczne pola należy w dokumencie głównym wstawić jeszcze w dwóch miejscach. Tam, gdzie powinno pojawić się słowo „córka” albo „syn”, oraz zależna od tego forma „uzyskała” lub „uzyskał”.

Budując relacje porównania dla pól zawierających teksty powinniśmy pamiętać, że wielkość liter odgrywa rolę w porównywaniu. Zatem gdyby w polu „Porównaj z:” tego okienka wpisano małą literę „k”, to żadna relacja nie byłaby spełniona, i wszystkie dokumenty zostałyby przygotowane tak jak dla ucznia. Analogicznie, gdyby przypadkowo ktoś w źródle danych, w jednym z rekordów, w polu płeć wpisał małą literę „k”, to ten rekord nie spełniłby warunku wyboru, że dane dotyczą dziewczynki.

Dokument główny został w zasadzie zakończony. Jeśli jednak z przykładowego, wspólnego dla całej szkoły, źródła danych zechcą skorzystać różni nauczyciele, to w dokumencie głównym powinno pojawić się nazwisko wychowawcy konkretnej klasy. Można oczywiście każdorazowo modyfikować to nazwisko w podpisie, zmieniając odpowiednio dokument główny. Można do źródła danych dodać jeszcze jedno pole, w którym wpisane zostanie nazwisko wychowawcy, i to pole umieścić w podpisie. Wygodniej jednak jest dodać jeszcze jedno pole funkcjonalne. Pole „Wypełnij…”, wstawiane w wybranym miejscu dokumentu. Wstawianie pola wywoła okienko jak poniżej.

Należy wprowadzić treść informacji objaśniającej znaczenie pola, proponowany wpis domyślny oraz zaznaczyć, lub nie zaznaczać, opcję „Pytaj raz”.

Pole to spowoduje, że przed rozpoczęciem tworzenia konkretnych dokumentów seryjnych, pojawi się monit z pytaniem i przygotowanym okienkiem na wpisanie odpowiedzi. Wstępnie wpisaną odpowiedzią będzie treść podana podczas definiowania tego pola. Jeśli nie podano żadnej informacji domyślnej, proponowaną będzie ostatnio użyta odpowiedź. Wpisana odpowiedź zostanie umieszczona na każdym kolejnym, indywidualnym dokumencie, chyba że nie zaznaczono opcji „Pytaj raz”, gdyż wówczas pytanie to pojawiać się będzie przed utworzeniem każdego kolejnego dokumentu seryjnego. Okienko zapytania pokazuje rys. 20.

Jest to już ostatni etap przygotowania dokumentu głównego. Pozostaje jeszcze problem daty, którą należy umieścić w dokumencie. Do wykorzystania jest oczywiście, poznane przed chwilą, pole „Wypełnij…”. Można jednak w wybranym miejscu wstawić pole „Data i godzina”, dostępne w zakładce „Wstawianie” w grupie „Tekst”. Po sformatowania poszczególnych części dokumentu, i uzyskaniu przez niego pożądanej postaci końcowej, dokument główny powinien zostać zapisany pod własną nazwą. Dzięki temu będzie go można wywołać w dowolnym momencie i wytworzyć potrzebną korespondencję.

Otwarcie dokumentu głównego zawsze informuje użytkownika o tym, że próbuje on uzyskać połączenie ze źródłem danych. Pojawi się komunikat taki jak poniżej.

Zatwierdzenie tego komunikatu przyciskiem „Tak” – połączy dokument główny ze źródłem, odpowiedź „Nie” – przekształci dokument w zwykły dokument Worda.

Korespondencja seryjna.

Kiedy istnieje już kompletny dokument główny powiązany ze źródłem danych można przystąpić do wytworzenia korespondencji seryjnej, czyli wytworzenia wszystkich potrzebnych dokumentów. Za tę czynność odpowiada ostatnia grupa poleceń w zakładce „Korespondencja”, grupa „Kończenie”, zawierająca tylko jedno polecenie „Zakończ i scal”. Wywołanie tego polecenia pozwoli na wybór jednej z trzech opcji scalania, widocznych na poniższej ilustracji:

Opcje te oznaczają następujące możliwości:

• „Edytuj poszczególne dokumenty…” – opcja spowoduje utworzenie nowego dokumentu, którego tymczasową nazwą będzie nazwa „Listyn”, a literce „n” będzie odpowiadał numer kolejnego takiego dokumentu wytworzonego w tej sesji. Dokument będzie zawierał tyle wytworzonych stron, ile wynikać będzie z zawartości źródła danych. Ten dokument może być traktowany tak, jakby został przez użytkownika napisany samodzielnie, więc można w nim dokonywać dowolnych poprawek i zmian. Po zapisaniu dokumentu pod swoją własną nazwą, będzie istniał jak niezależny dokument, i może zostać wydrukowany w samodzielnym procesie drukowania.
• „Drukuj dokumenty…” – opcja rozpocznie drukowanie kolejnych stron dokumentów seryjnych bezpośrednio na drukarce ustalonej w używanym Wordzie jako drukarka domyślna.
• „Wyślij wiadomości e-mail…” – opcja oznacza, że dokumenty mają zostać wytworzone i wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykorzystanie tej możliwości wymaga jednak by w komputerze użytkownika znajdował się tak zwany klient poczty, czyli program przy pomocy którego użytkownik wysyła i odbiera pocztę elektroniczną. Do takich programów należy na przykład Outlook z pakietu MS Office. Obecnie niewiele osób korzysta z tego typu programów, wykorzystując do korespondencji witryny internetowe dostawcy usług pocztowych. W takiej sytuacji wykorzystanie tego sposobu nie jest możliwe.

Wybór jednej z trzech przedstawionych możliwości wymaga podania dalszych, dodatkowych informacji. Word otworzy ostatnie już okienko podejmowania decyzji i okienko to prezentuje ilustracja poniżej.

Przedstawione na powyższej ilustracji okienko dotyczy wybrania trzeciej opcji, czyli scalania poczty e-mailowej. W tym okienku, rozwijając listę „Do:”, zawierającą nazwy pól ze źródła danych, należy wskazać nazwę tego pola, które zawiera adresy mailowe adresatów. W polu „Wiersz tematu” – wpisać treść jaka pojawi się jako temat każdej wiadomości. W końcu z rozwiniętej listy „Format wiadomości” należy wybrać w jakiej postaci dokumenty seryjne będą wysyłane. W ostatniej części tego okienka, należy wskazać które rekordy źródła danych mają wziąć udział w tworzeniu korespondencji. Ta ostatnia część okienka, jest także jedyną, jaka pojawia się po wybraniu pierwszej lub drugiej opcji metody scalania.

„Wszystko”, oznacza tworzenie dokumentów seryjnych dla każdego rekordu ze źródła, „Bieżący rekord” – utworzenie jednego dokumentu, odpowiadającego rekordowi aktualnie ustalonemu w dokumencie głównym. „Od – Do” pozwala wskazać kolejne rekordy biorące udział w tworzeniu korespondencji seryjnej.

Źródło danych, i tak jest w wykorzystanym przykładzie, może zawierać dane przeznaczone dla różnych korespondencji seryjnych. Odwołując się do przykładowego źródła, inne rekordy będą potrzebne gdy będą tworzone dokumenty seryjne dla np. klasy 4a, a inne gdy dla 1c. Z drugiej strony, to samo źródło może być związane z różnymi dokumentami głównymi, choćby taki pomysł, że każdy uczeń który uzyskał „szóstkę” z jakiegoś przedmiotu otrzyma specjalny dyplom gratulacyjny. Można sobie oczywiście wyobrazić, że wykorzystany zostanie, wspomniany przed chwilą, mechanizm wyboru „Od – Do”. Jest on jednak niewygodny i daje mało możliwości wyboru. To co w tej sytuacji jest przydatne, to nieomówione jeszcze polecenie „Edytuj listę adresatów” znajdujące się w grupie „Rozpoczynanie korespondencji seryjnej”. Wywołanie tego polecenia otworzy okno zawierające wszystkie rekordy źródła danych. Jak na ilustracji poniżej.

Najprostszą metodą wybrania rekordów jest pozostawienie „ptaszka” przy rekordach wybranych. Można sobie na ten sposób pozwolić gdy źródło nie jest zbyt duże. Okienko z „ptaszkiem” w nagłówku tej tabeli, służy do włączenia lub wyłączenia wszystkich rekordów od razu. Przydaje się, gdy chcemy wybrać powiedzmy trzy rekordy do wydruku. Łatwiej jest wyłączyć wszystkie rekordy, a następnie zaznaczyć wybrane trzy, niż wyłączać po kolei wszystkie niepotrzebne.

Inną metodą selekcji rekordów jest ich wybór na podstawie zawartości wybranych pól. Nagłówek każdego pola, obok nazwy, ma symbol skierowanego w dół trójkąta. Jego kliknięcie rozwija listę dostępnych możliwości definiowania preselekcji. Przykład takiej rozwiniętej listy dla pola „Klasa” – poniżej.

Wybranie pozycji (Wszystkie) oznacza, że pole nie będzie miało wpływu na wybór rekordów. Wybór pozycji (Puste) oznacza, że wybrane zostaną tylko te rekordy, które to pole mają niewypełnione. Wybór (Niepuste) oznacza oczywiście wybranie rekordów, w których to pole jest wypełnione. Jeśli wartości przyjmowane przez pole tworzą niewielki, skończony zbiór wartości, jak np. przytoczone pole „Klasa”, które przyjmuje wartości od 1 do 6, to wszystkie te wartości są także pokazane w rozwiniętej liście, w kolejności w jakiej po raz pierwszy pojawiają się w źródle danych. Wybór dowolnej z nich oznacza, że wybrane zostaną rekordy tylko z taką wartością pola. Ostatnia pozycja, (Zaawansowane…), oznacza wywołanie nowego okna dialogowego, które umożliwi zbudowanie złożonego kryterium wyboru rekordów.

To złożone kryterium można zbudować i w inny sposób, wywołując – widoczne w sekcji „Dopracowanie listy adresatów” okna dialogowego pokazanego na rysunkach 24 i 25 – polecenie „Filtruj…”. Spowoduje ono otwarcie nowego okna dialogowego.

To okno dialogowe – na ilustracji umieszczone na tle pola „Adresaci korespondencji seryjnej” – pozwala ustalić złożone kryterium wyboru, wykorzystując logiczną koniunkcję i alternatywę. Układ „Pole: – Porównanie: – Porównaj z:” znany jest z omawianego wcześniej pola „Jeśli…to…inaczej…”, tutaj jednak można w tym oknie dialogowym wybrać warunki dla kilku pól i połączyć je operatorami logicznymi „i” (koniunkcja) albo „lub” (alternatywa). Przedstawiony na ilustracji przykład wybiera rekordy dotyczące uczniów z klas 1b lub 3a, i w tle, źródle danych, widać te właśnie rekordy. Pamiętajmy, że najpierw wykonywana jest koniunkcja (iloczyn logiczny) a dopiero potem alternatywa (suma logiczna), stąd taki właśnie układ porównywanych pól.

Ustalone kryteria zatwierdzane są przyciskiem „OK” a następnie ponownie przyciskiem „OK” w oknie adresatów korespondencji seryjnej. Tylko rekordy wyselekcjonowane są dostępne dla wykonania korespondencji seryjnej i są one numerowane od nowa. Należy o tym pamiętać, jeśli chcemy skorzystać z pól „Od – Do” polecenia „Zakończ i scal”.

Dokumenty korespondencji seryjnej drukowane są w takiej kolejności, w jakiej ułożone są rekordy źródła. Można to zmienić ustalając pożądaną kolejność dokumentów. Ilustracja 25. ukazuje, że dwie pierwsze opcje rozwiniętego nagłówka pola umożliwiają posortowanie rekordów wg wartości tego pola, rosnąco albo malejąco. Ten mechanizm pozwala na proste posortowanie rekordów według kryterium jednego pola. Jeśli chcemy posortować rekordy według kryterium kilku pól, musimy skorzystać z polecenia „Sortuj…”, także widocznego w oknie dialogowym adresatów korespondencji seryjnej. Otwarte zostanie to samo okno dialogowe „Filtrowanie i sortowanie” ale na zakładce „Sortowanie rekordów”.

W tym oknie można zdefiniować do trzech pól, które zadecydują o kolejności rekordów, ustalając ponadto dla każdego z nich obowiązujący porządek sortowania. Zilustrowany przykład przedstawia wykorzystanie dwóch pól. Rekordy mają być posortowane malejąco według klas, a wewnątrz klas rosnąco według nazwisk. Ponieważ wcześniej wyselekcjonowano rekordy klas 1b i 3a, tylko te rekordy wzięły udział w sortowaniu i w tle widać kilka pierwszych z posortowanych rekordów.

Sekcja dopracowywania listy adresatów ma jeszcze trzy polecenia. „Znajdź duplikaty…”, które przeanalizuje źródło danych pod kątem wystąpienia zwielokrotnionych rekordów, pozwalając na podjęcie decyzji i wybraniu, który z zwielokrotnionych rekordów ma wziąć udział w scalaniu.

„Znajdź adresata…”. To polecenie otworzy znane już z rys. 16. i opisane okienko dialogowe. Ostatnie polecenie „Sprawdź poprawność adresów…” dotyczy usługi dostępnej wyłącznie w USA.

W lewej dolnej części tego okna znajduje się jeszcze sekcja „Źródło danych”. Zawiera ona wpisaną w polu tekstowym lokalizację i nazwę źródła. Kliknięcie źródła uaktywni dwa znajdujące się pod polem przyciski. Przycisk „Edytuj…” otworzy okno dialogowe, które pozwoli na edycję źródła danych, drugi przycisk „Odśwież”, aktualizuje powiązanie z dokumentem głównym, odświeżając wartości wszystkich pól. Działanie to może mieć znaczenie, gdy dokument jest powiązany z zewnętrzną bazą danych, aktualizowaną niezależnie i w dowolnym momencie.

Omówione elementy zamykają w zasadzie problem korespondencji seryjnej. Są wystarczające do zrealizowania jej samodzielnie. Jednak użytkownicy Worda zauważyli tu jeszcze trzy polecenia, znajdujące się w grupie „Wpisywanie i wstawianie pól” dotychczas pominięte. Te polecenia to „Blok adresu” i „Wiersz pozdrowienia” oraz „Dopasuj pola”.

Wspomniałem już o tym, że Word nakierowuje korespondencję seryjną przede wszystkim na wysyłki adresowane. W takich wysyłkach powinny pojawić się pola w rodzaju „Nazwa firmy”, „Miasto”, „Kod pocztowy”, „Ulica” itp. związane właśnie z adresem. „Blok adresu” to specyficzne pole korespondencji seryjnej, będące w istocie agregatem innych pól. Prezentowane jest jako jedno pole, lecz w podglądzie wyników pokazuje pełny, sparametryzowany przez użytkownika, adres. Wstawienie takiego pola wywołuje okno dialogowe parametryzowania adresu.

Jeśli źródło danych „podpięte” pod dokument główny nie ma pól, których nazwy są zgodne z wymaganymi w bloku adresowym, to należy je dopasować, wykorzystując przycisk „Dopasuj pola”. W tym przykładzie źródło danych zawierało pola „Nazwisko” oraz „Imię” i te pola od razu zostały wykorzystane w bloku. Wywołanie dopasowywania pól otworzy okno jak poniżej:

Jeśli użytkownik w swoim źródle danych utworzył pole o nazwie „Miejscowość”, w którym umieścił nazwę miasta, to aby skojarzyć je z blokiem adresowym, powinien rozwinąć listę nazw pól przy pozycji „Miasto” powyższego okna, i wybrać z tej listy nazwę „Miejscowość”.

Podobna sytuacja dotyczy kolejnego pola, wiersza pozdrowienia. Nie za bardzo ma ono rację bytu w warunkach języka polskiego bo nie uwzględnia w ogóle fleksji. O ile można bowiem wyobrazić sobie zwrot grzecznościowy „Szanowny Panie Kowalski” to bardzo niezręcznie brzmi już „Szanowny Panie Tomasz Kowalski”. Tu także można dopasować pola niezbędne w tym wierszu. Okienko parametryzowania wiersza pozdrowień pokazuje ilustracja 30.

Ostatnia ikona-polecenie, „Dopasuj pola”, pozwala dopasować nazwy pól zastosowane przez użytkownika w jego źródle danych, do pól predefiniowanych przez Word.

Koperty i etykiety w korespondencji seryjnej.

Pisząc to opracowanie w 2013 roku ominąłem temat tego rodzaju wydruku. Naprawiam to dopiero teraz, w lipcu 2015 roku.

Przygotowanie koperty do druku seryjnego jest z formalnego punktu widzenia takim samym zadaniem jak przygotowanie omawianej powyżej korespondencji seryjnej „Listy”. Z rozwiniętej listy polecenia „Rozpocznij koresp. ser.” Należy wskazać pozycję „Koperty”. W otwartym oknie dialogowym pokazanym na rys. 4. należy wybrać rozmiar właściwej koperty a jeśli dysponujemy kopertami nietypowymi, w rozwijanym oknie wyboru rozmiaru znajduje się pozycja „Rozmiar niestandardowy…” pozwalająca określić własne wymiary.

Na każdej kopercie wyodrębnione są dwa obszary: „Adres odbiorcy” oraz „Adres nadawcy”. Word ma wstępnie zdefiniowane dwa style akapitu przewidziane dla tych obszarów, są to style o nazwach „Adres zwrotny na kopercie” i „Adres na kopercie”. Granice tych obszarów są ukryte, ale można je zobaczyć po włączeniu odpowiedniej opcji (Opcje programu Word – Zaawansowane – Pokazywanie zawartości dokumentu – Pokaż granice tekstu). Każdy z tych obszarów ma własny przycisk „Czcionka…” pozwalający zmodyfikować przypisane style. Ponadto każdy obszar można pozycjonować względem brzegów koperty wykorzystując pola „Od lewej” i „Od góry

Zatwierdzenie ustawień okna „Opcje kopert” zamyka okno dialogowe, przekształca rozmiar dokumentu do wybranej koperty i umieszcza w obszarze „Adres nadawcy” dane pobrane z opcji programu Word (Opcje programu Word – Zaawansowane – Ogólne – Adres wysyłkowy). Jeśli w tych opcjach nie ustawiano żadnego adresu pole to pozostanie puste. Wprowadzona treść jest traktowana jak zwykły tekst, można ją całkowicie zmienić albo usunąć.

Obszar odbiorcy przeznaczony jest na utworzenie struktury adresowej, która ze swej natury składa się właściwie zawsze z pól korespondencji seryjnej. Ustalenie we wcześniejszym procesie parametrów czcionki dla wspomnianych obszarów nie oznacza, że wybranym fragmentom adresu nie możemy przypisać indywidualnego formatowania. Można na przykład wierszowi zawierającemu kod pocztowy i nazwę miasta przypisać większy niż w pozostałych wierszach rozmiar czcionki i nadać atrybut „Kapitaliki”, dzięki czemu wiersz ten będzie wyróżniony i automatycznie napisany, potocznie mówiąc, pismem drukowanym. Dalsze postępowanie jest już takie samo jak to opisano powyżej.

Etykiety Przygotowuje się analogicznie jak koperty. Z rozwiniętej listy polecenia „Rozpocznij koresp. ser.” należy wskazać pozycję „Etykiety”, następnie w oknie „Opcje etykiet”, takim jak na rys. 5, należy określić rodzaj etykiet. W rozwijanej liście dostawców etykiet znajduje się bardzo bogata ich lista a związane z dostawcami numery produktów określają konkretny wygląd etykiet. Jeśli jednak nie jesteśmy w stanie określić dostawcy ani numeru produktu, można skorzystać z przycisku „Nowa etykieta…” i samodzielnie podać wszystkie niezbędne parametry arkusza etykiet.

Okno dialogowe tych parametrów nie wymaga specjalnego opisywania. Przedstawia je rysunek poniżej.

Ilustracja obrazuje wartości związane z etykietą o numerze 28173 od dostawcy A-ONE. Użytkownik może w polu „Nazwa etykiety” wpisać własną nazwę a następnie wprowadzić wszystkie niezbędne wartości, najczęściej uzyskane na podstawie zmierzenia ich na posiadanym arkuszu.

Zaakceptowanie opcji etykiet przyciskiem „OK” przekształci stronę w czysty dokument o formacie wynikającym z parametrów arkusza zawierającego etykiety, w którym zostanie umieszczona tabela o elementach i rozmiarach także wynikających z wartości podanych w parametrach. Tabela ma ukryte krawędzie, więc aby je zobaczyć trzeba ujawnić granice tekstu, albo dodać krawędzie do tabeli. Szablon etykiet tworzy się w pierwszej etykiecie, w lewym górnym rogu. Konstrukcja tego wpisu powstaje najczęściej z wykorzystaniem pól korespondencji seryjnej i ewentualnie zwykłego tekstu. Wpisy te można formatować według własnych upodobań. Kiedy efekt etykiety będzie zadowalający można przenieść te ustawienia do wszystkich pozostałych etykiet. Realizuje to polecenie „Aktualizuj etykiety” znajdujące się w zakładce „Korespondencja” w grupie „Wpisywanie i wstawianie pól”. Polecenie spowoduje, że opracowana struktura zapisu pojawi się w każdej etykiecie.

Jeśli zechcemy zmienić układ etykiet, zmienić czcionki, rozmiary, wyrównanie itp., wystarczy zrealizować to w pierwszej etykiecie i ponownie zażądać „Aktualizacji etykiet”. Aktualizacja etykiet dokonywana jest jedynie na podstawie wyglądu pierwszej etykiety. Gdy zmienimy wygląd innej, to na każdej drukowanej stronie zmieniona będzie etykieta znajdująca się na takiej samej pozycji.

Dalsze postępowanie jest już takie samo jak przy omawianej korespondencji. Można więc wybrać adresatów, dokonywać wydruku bezpośredniego albo scalić do dokumentu. Z natury samych etykiet wynika, że tu także, jak przy drukowaniu kopert, wykorzystuje się w zasadzie wyłącznie pola korespondencji seryjnej.

Tworzenie kopert lub etykiet.

Polecenie „Koperty” pozwala wytworzyć kopertę dla przygotowanego zwykłego dokumentu. Otwiera ono okno definiowania takiej koperty, przedstawione na rysunku 32.

W wyznaczonych polach tekstowych można wpisać dane dotyczące adresata i nadawcy. Jeśli w opcjach programu Word zdefiniowano parametr „Adres wysyłkowy” (Opcje programu Word – Zaawansowane – Ogólne – Adres wysyłkowy), to treść wprowadzona do pola tego parametru zostanie umieszczona automatycznie w obszarze adresu zwrotnego. Jeśli jednak adres ten nie powinien być drukowany można włączyć opcję „Pomiń”. Adres zwrotny może zostać wpisany samodzielnie albo pobrany z książki adresowej sytemu Windows. Oba obszary koperty, „Adres odbiorcy” i „Adres zwrotny” współdziałają z książką adresową systemu Windows. Symbolizują to małe ikonki w postaci otwartej książki. Kliknięcie tej ikonki pozwoli wybrać odpowiedni adres, z otwartej książki adresowej. Pozycja wybrana z książki powinna już w książce mieć wypełnione odpowiednie pola.

Przycisk „Opcje…” pozwala wybrać rodzaj koperty i położenie pól adresowych, tak jak to omówiłem przy dokumentach rodzaju „Koperty…”. Interesującym przyciskiem jest przycisk „Dodaj do dokumentu”. Powoduje on dodanie do istniejącego dokumentu, jako pierwszej jego strony, sekcji o wymiarach wybranej koperty. Można to wykorzystać w tych drukarkach, dla których można wskazać odrębny pojemnik podawania papieru dla pierwszej strony dokumentu. W pojemniku tym mogą być załadowane koperty i to koperta zostanie pobrana jako pierwsza do wydruku.

Podobnie wybór tworzenia etykiety, otworzy zakładkę „Etykiety” pokazaną poniżej.

Tu, podobnie jak w oknie koperty, definiowana jest pojedyncza etykieta, chyba że zaznaczona jest, tak jak na ilustracji, opcja „Cała strona tej samej etykiety”. Treść etykiety jest ustalana wprost, nie wykorzystuje się tu żadnych mechanizmów korespondencji seryjnej. Przycisk „Opcje…” pozwala wskazać nośnik etykiet, i otwiera to samo okno definiowania jak przy wyborze omawianego wcześniej rodzaju dokumentów seryjnych – „Etykiety…”. Możliwość wyboru jednej etykiety skojarzona jest ze wskazaniem miejsca jej położenia. Można bowiem wskazać, w którym wierszu arkusza i której kolumnie etykieta ma zostać wydrukowana. Pozwala to na wielokrotne wykorzystanie arkusza, na którym znajdują się niewykorzystane nalepki.

Na zakończenie tematu korespondencji seryjnej, tym którym nie chce się tworzyć własnego źródła danych, a chcieliby przetestować jej działanie umożliwiam pobranie używanego w opracowaniu źródła.

Przekształciłem je do wersji Excela 97-2003. Aby je pobrać, proszę kliknąć nazwę pliku zrodlo.xls