Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Spis treści w programie Word.



Opracowanie powstało w oparciu o Word 2007.


Pierwszy artykuł, jeszcze do starego serwisu i znajdującego się w nim działu „Problemy”, napisałem w 2008. roku. Dotyczył wyrównywania numerów stron w ręcznie przygotowanym spisie treści a pojawił się przy okazji zadawanego pytania „jak to zrobić”? Opracowanie to znajduje się także w serwisie Yestok.pl.



Kompletna praca składać się może kolejno z: strony tytułowej, strony zawierającej streszczenie, strony – lub stron – spisu treści, właściwej pracy, stron z przypisami końcowymi (jeśli były zastosowane), stron z bibliografią, stron ze spisami rysunków, wykresów i tabel, stron z indeksem terminów. W tak skonstruowanej pracy bardzo często jej poszczególne elementy to oddzielne pliki. Spis treści z samej swej natury staje się więc ostatnim elementem tej układanki, przysparzając dodatkowych komplikacji. I nie chodzi tu tylko o wyrównanie numerów stron – o czym była mowa we wspomnianym, pierwszym materiale – ale także o umieszczenie tego spisu w odpowiednim miejscu dokumentu. Obecnie spis treści umieszczany jest zazwyczaj przed właściwym tekstem opracowania. Numerowanie stron pojawić się więc może dopiero na stronach właściwej pracy, strony poprzedzające mogą nie zawierać numeru lub mieć go podany w formie np. liczb rzymskich. Pierwsza strona nigdy nie jest numerowana. Z wielkości spisu treści i ilości stron poprzedzających wynikać będzie, od której strony ma się rozpocząć numerowanie stron w dokumencie zasadniczym. Dopiero wtedy można umieścić tytuł rozdziału lub podrozdziału w spisie treści podając właściwy numer strony. Numerowanie stron w dokumentach dodatkowych zależeć będzie od numeru ostatniej strony właściwego opracowania. Już ten opis ukazuje kłopotliwość tworzenia takiego spisu. Jeśli „nałożymy” na to wszystko możliwość dokonania zmian w tekście opracowania, może okazać się, że tego rodzaju spis treści będzie tworzony lub poprawiany wielokrotnie. Takie tworzenie spisu treści wcale nie jest tak rzadkie.

Programy edytorów tekstów mają wbudowany mechanizm automatycznego tworzenia spisu treści w wybranym przez użytkownika miejscu. Mechanizm ten opiera się o omawianą już strukturę konspektu co prowadzi nas znowu do stylów o nazwach Nagłówek n. Tak tworzone spisy treści umieszczają na pozycjach spisu akapity o przypisanych poziomach konspektu z podanym numerem strony, na której ten konkretny akapit występuje. Utworzony spis treści nie jest jednak zwykłym elementem tekstowym wstawionym do dokumentu lecz jest polem programu. Pola programu to przygotowane przez twórców edytorów algorytmy mające zrealizować jakąś czynność i wynik tej czynności umieścić w dokumencie. Algorytmy te, czyli jak mówimy pola, mają przypisane nazwy poprzez które można je przywołać, a umieszczenie pola w dokumencie oznacza umieszczenie we wskazanym miejscu konkretnego algorytmu. Użytkownik zazwyczaj widzi efekt wykonanego algorytmu wyróżniony specjalnym cieniowaniem (choć nie zawsze, bo zależy to od innych ustawień programu). Cieniowanie to ma na celu wskazanie obszaru wynikowego pola i nie wpływa na wygląd wydrukowanego dokumentu.

Aby wstawić spis treści należy w dokumencie wskazać miejsce, w którym taki spis ma zostać umieszczony a następnie na karcie „Odwołania” użyć ikony „Spis treści”. Obrazuje to poniższa ilustracja.

Rozwinięta lista polecenia Spis treści.
Rys. 1 Rozwinięta lista polecenia Spis treści.

Rozwinięta lista możliwości zawiera trzy wbudowane propozycję o nazwach: „Tabela automatyczna 1”, „Tabela automatyczna 2” i „Tabela ręczna”. Pod tymi propozycjami znajdują się opcje „Wstaw spis treści” i „Usuń spis treści” oraz nieaktywna „Zapisz zaznaczenie w galerii spisów treści”. O tej ostatniej opcji nie będzie mowy w tym opracowaniu.

Wbudowane propozycje spisu bazują na wstawieniu zdefiniowanego formantu, z których dwa pierwsze wybory wygenerują spis treści w oparciu o trzy poziomy konspektu, określone odpowiednio stylami Nagłówek 1, Nagłówek 2 i Nagłówek 3, trzeci – strukturę spisu do samodzielnego wypełnienia. Formant to pojęcie wprowadzone w pakiecie Office, określające element przy pomocy którego można np. wyświetlić (pokazać) jakieś dane. Takiego sposobu wstawiania spisu treści nie ma we wcześniejszych niż 2007 wersjach programu Word. We wszystkich natomiast wersjach dostępny jest sposób wstawienia spisu poprzez wybór „Wstaw spis treści”. W wyniku wybrania tej opcji pojawi się okno dialogowe zatytułowane „Spis treści” pozwalające określić ustawienia spisu, jak na ilustracji poniżej.

Okno dislogowe otwierane po wyborze opcji Wstaw spis treści...
Rys 2. Okno dialogowe opcji „Wstaw spis treści...”.

We wcześniejszych wersjach Worda wykonanie spisu treści było dostępne poprzez polecenie „Wstaw” w menu poleceń i wybór pozycji „Indeksy i spisy…”. Po wykonaniu opisanej sekwencji na ekranie pojawia się okienko dialogowe „Indeksy i spisy”, z zakładkami, wśród których ta, dotycząca spisu treści jest prawie identyczna z oknem dialogowym przedstawionym powyżej. Okno to, z aktywną zakładką „Spis treści”, w wersji dla Worda 2000 pokazano poniżej.

Okno dialogowe wstawiania spisu treści programu Word 2000.
Rys 3. Okno dialogowe spisu treści w programie Word 2000.

W oknie dialogowym występują dwa pola podglądu spisu. Podgląd dla dokumentu drukowanego – po lewej stronie i podgląd dla dokumentu przeznaczonego do publikacji na stronach internetowych – po prawej.



Ustawienia w części „Ogólne” dotyczą obu prezentacji spisu treści, pozostałe dotyczą tylko tego typu dokumentu, w którego obszarze się znajdują.

„Pokaż poziomy”. To okienko wyboru pozwala ustalić ile poziomów konspektu będzie tworzyło spis treści. Standardowo jest tu wstawiona liczba 3. Word umożliwia użycie do dziewięciu poziomów konspektu i jest to największa wartość jaką można tutaj wstawić.

„Formaty”. Ta rozwijana lista różnych prezentacji spisu treści, pozwala wybrać ten najbardziej odpowiadający użytkownikowi. Pierwszym proponowanym formatem jest „Z szablonu”, często zresztą stosowany.

Dla dokumentów drukowanych przewidziano jeszcze trzy dodatkowe ustawienia:

„Pokaż numery stron”. Ta opcja decyduje czy w spisie treści w ogóle pojawią się numery stron.

„Wyrównaj numery do prawej”. Opcja ta będzie dostępna tylko wówczas kiedy ustawiono opcję Pokaż numery stron. Jeśli zostanie ustawiona, numery stron pozycji spisu treści będą dosunięte do prawego marginesu.

„Znaki wiodące tabulacji”. Rozwijana lista wyboru pozwala wskazać jakie znaki mają zostać wstawione między ostatnim znakiem pozycji spisu a numerem strony wskazującym tę pozycję. Wybór jest skromny. Standardowo proponowane są kropki, ale wybrać można jeszcze znak podkreślnika, łącznika lub nie wybierać żadnego znaku.

Dla dokumentów internetowych można tylko zaznaczyć opcję, zastąp numery stron hiperłączami. Jeśli jednak to ustawienie wyłączymy, na wygląd spisu wpływ mają ustawienia przyjęte dla dokumentu drukowanego.

Aby spis treści mógł być wygenerowany, w dokumencie musi znajdować się choćby jeden akapit o poziomie konspektu należącym do przedziału przewidzianego dla spisu. Jeśli takiego akapitu nie ma, wyświetlony zostanie komunikat, jak poniżej, podający co należy zrobić aby mógł zostać utworzony spis.

Komunikat pojawiający się w przypadku braku możliwości utworzenia spisu.
Rys 4. Komunikat informujący o braku poziomów konspektu oraz wygląd pola spisu treści.

Komunikat należy zaakceptować. W miejscu przewidywanego spisu pojawi się pole wyświetlające tekst jak na zaprezentowanej ilustracji. Pole to jest spisem treści, więc kiedy w dokumencie zastosowane zostaną zmiany o jakich mowa w komunikacie, wystarczy zaktualizować spis, a przyjmie ono właściwą postać. O aktualizacji spisu mowa jest dalej.

Wstawienie spisu treści w dokumencie spełnia nie tylko rolę edycyjną, ułatwiającą czytelnikowi odnalezienie interesującej go części opracowania. Spełnia też rolę nawigacyjną. Można mianowicie, trzymając wciśnięty klawisz CTRL, kliknąć myszką w pozycję spisu treści, a spowoduje to przeskoczenie kursora tekstowego do tej właśnie części dokumentu.

Spis treści nie ulega automatycznym modyfikacjom podczas tworzenia i rozbudowywania struktury dokumentu. Aby po zmianach wykonanych w tekście powstała jego nowa, zaktualizowana wersja, można wybrać dedykowane polecenie „Aktualizuj spis”, także widoczne na ilustracji prezentującej grupę „Spis treści” zakładce „Odwołania”. Akcja ta spowoduje wyświetlenie okna komunikatu – pytania o zakres wykonywanej aktualizacji. Co ma zostać zaktualizowane? Tylko numery stron bieżącego spisu czy też cały spis (np. w związku z dodaniem nowych rozdziałów)?

Opcje wybierane podczas aktualizowania spisu treści.
Rys 5. Okno zapytania o zakres aktualizacji.

Innym rozwiązaniem aktualizowania jest ponowne wstawienie spisu treści, bez zwracania uwagi na to, w którym miejscu dokumentu to robimy. Word rozpozna, że dokument zawiera już spis treści i zapyta co ma zrobić, wyświetlając komunikat:

Komunikat z przyciskami wyboru czy nowy spis treści ma zastąpić już istniejący.
Rys 6. Komunikat potwierdzenia lub nie zamiany spisu treści.

Wybór odpowiedzi „Tak” spowoduje zastąpienie starego spisu nowym. Wybór odpowiedzi „Nie”, spowoduje, że do dokumentu, we wskazanym miejscu, zostanie wstawiony ponownie spis treści. Ten sposób aktualizacji pozwala także zmienić wygląd spisu, gdyż możemy wybrać całkowicie nowe ustawienia w otwartym oknie dialogowym.

Spis treści można też zaktualizować klikając prawym przyciskiem myszki w obszarze spisu treści i wybierając w otwartym menu kontekstowym opcję „Aktualizuj pole”.

Menu kontekstowe, pojawiające się po kliknięciu prawym przyciskiem myszki w obszarze spisu treści.
Rys. 7 Menu kontekstowe.

Taki wybór spowoduje wyświetlenie pokazanego już okienka dotyczącego zakresu aktualizacji spisu.

W końcu możliwe jest zaktualizowani spisu treści po kliknięciu gdziekolwiek w obszar spisu i kiedy kursor tekstowy znajduje się już w tym obszarze naciśnięcie klawisza funkcyjnego F9. To działanie także wywoła przytoczone już wcześniej okno wyboru zakresu dokonywanej aktualizacji spisu.



Wstawienie spisu treści ilustruje poniższa prezentacja.

W animacji wykorzystany został ten sam dokument, który prezentowano już w poprzednich artykułach. Ponieważ jest on zbyt krótki do zaprezentowania spisu treści (mieści się przecież na jednej stronie), zostanie najpierw podzielony na kilka stron. Pokażę przy okazji jak łatwo jest automatycznie podzielić dokument tak, aby każdy rozdział rozpoczynał się od nowej strony, co może także przydać się czytelnikowi w jego pracy.



Na zakończenie dodam, że wykorzystanie wbudowanego spisu treści pozwala zaktualizować go poprzez ponowne jego wstawienie do dokumentu. Program automatycznie aktualizuje spis. Jeśli podczas tej operacji wybrano inny niż dotychczasowy wygląd, to ten nowy wygląd zastępuje stary. Ciekawostką jest to, że jeśli wstawiony zostanie spis wbudowany a następnie zostanie użyta opcja „Wstaw spis treści…” to wstawiany spis zastąpi ten stary, zmieniając także wygląd jeśli wynikałoby to z ustawień w oknie dialogowym. Jeśli jednak jako pierwszy wstawiony zostanie spis „Wstaw spis treści…”, to wstawienie, jako kolejnego, spisu wbudowanego, nie wykryje, że dokument zawiera już jakiś spis treści i dokona wstawienia tego spisu w miejscu ustawienia kursora.

Wbudowane spisy treści zachowują się nieco inaczej niż te wstawiane tradycyjnym sposobem. Kiedy wskaźnik kursora myszki znajduje się w obszarze takiego spisu, obszar ten zmienia kolor tła. Kliknięcie myszką i wykonanie ruchu wskaźnikiem myszki spowoduje pojawienie się specyficznego obramowania obszaru spisu treści. Jak na prezentowanej poniżej ilustracji.

Przykład wstawionego wbudowanego spisu treści.
Rys. 8 Wbudowany spis treści - Tabela automatyczna 1.

Na górnej ramce tego obszaru pojawią się dodatkowe ikonki: „Aktualizuj spis” oraz ikonka, której rozwinięcie pozwala ponownie wstawić (w nowej postaci) spis treści lub usunąć ten spis z dokumentu.

Zespół ikon grupy „Spis treści” zakładki „Odwołania”, dysponuje jeszcze jedną funkcjonalnością przypisaną do ikonki „Dodaj tekst”, widocznej na pierwszej ilustracji. Po kliknięciu tej ikonki pojawi się lista wyboru jak poniżej.

Opcja umożliwiająca wskazywani akapitów, które mają stać się pozycjami spisu treści.
Rys. 9 Opcja ręcznego dodawania akapitu do poziomu konspektu.

Pozwala ona na przypisanie aktualnemu akapitowi poziomu konspektu i umieszczenie go w związku z tym w spisie treści. Można też wyłączyć akapit ze spisu. Trzeba jednak wiedzieć, że operacje te przypisując poziom konspektu nie zmieniają przypisanego akapitowi stylu, chyba że aktualnym stylem jest styl Normalny albo któryś ze stylów nagłówkowych. Wówczas bowiem styl akapitu zmieni się na Nagłówek odpowiedniego poziomu – gdy wybierzemy poziom, lub styl Normalny – gdy akapit zostanie wyłączony ze spisu treści. Jeśli w akapicie o stylu Normalny, zastosowano indywidualne cechy jego wyglądu, jak np. inny krój i rozmiar fontu (czcionki), pogrubienie lub pochylenie, to utworzony styl Nagłówek odpowiedniego poziomu, zachowa te ustawienia.



Usuwanie spisu treści z dokumentu realizowane jest przez polecenie „Usuń spis treści”, widoczne na rozwiniętej liście poleceń grupy „Spis treści”. Polecenie to usuwa spis treści bez konieczności wskazywania go. Jeśli w dokumencie jest więcej niż jeden spis treści to usuwany jest tylko jeden spis. Polecenie to usuwa także wbudowany spis treści.