Yestok.pl

Często w większych opracowaniach pojawia się konieczność utworzenia przypisów. Element ten, choć powszechnie znany i rozumiany, przysparza dość często kłopotów podczas pisania tekstu. Obserwowany przeze mnie sposób realizowania tej czynności bywał na tyle przedziwny, że postanowiłem zamieścić tę poradę.

Przypis jest tworem dwuelementowym. Składa się pewnego specyficznego znacznika indeksującego, postawionego zaraz za słowem, oraz objaśnienia napisanego w innym miejscu dokumentu, odnoszącego się do tego słowa lub stosownego fragmentu tekstu. Może to być definicja, wskazanie źródła czy inne objaśnienie nie mieszczące się w głównym nurcie opracowania. Jeśli objaśnienia przypisów umieszczane są u dołu tej samej strony, na której znajduje się znacznik indeksujący, mówimy o przypisach dolnych. Obecnie jest to najpowszechniej stosowany sposób używania przypisów. Jeżeli objaśnienie przypisu umieszczone jest, łącznie z innymi objaśnieniami, na końcu całego opracowania (zazwyczaj na oddzielnej jego stronie lub stronach) mówimy o przypisach końcowych. Przypisami końcowymi są też takie, których objaśnienia umieszczono na końcu sekcji.

Znacznikami indeksującymi przypisy mogą być liczby naturalne, litery alfabetu, liczby rzymskie, symbole specjalne wymienione obok w nawiasach (*,†,‡,§), wybierane z rozwijanej listy formatu numeracji. Takie znaczniki nazywane są sekwencyjnymi ponieważ Word automatycznie przydzieli następny znacznik z danej sekwencji kolejnemu przypisowi. W przypadku liczb naturalnych lub rzymskich będzie to następna liczba. W przypadku liter alfabetu, po osiągnięciu indeksu „z” pojawi się indeks „aa” potem „ab, ac, ad…” a w przypadku wymienionych wyżej symboli specjalnych, po „§” pojawią się „**” potem „††” itd. Znacznik indeksujący można też wskazać samodzielnie, będzie to wówczas znacznik niestandardowy i przy wstawianiu kolejnego przypisu trzeba będzie go wskazać ponownie. Obecnie najczęściej jako wskaźników indeksujących używa się liczb. Przykłady użycia przypisów podają poniższe ilustracje.

Przypisy dolne mogą być numerowane w sposób ciągły w całym dokumencie ale można im także nadawać numery w ramach każdej strony albo każdej sekcji oddzielnie, przy czym przez numerowanie należy rozumieć każdy sposób indeksowania sekwencyjnego. Drugi z wymienionych wariantów – numerowanie w obrębie każdej strony – jest dość często stosowany, bo unika się dzięki temu powstawania indeksów dwu- a nawet trzycyfrowych.

Przypisy końcowe można numerować w sposób ciągły w całym dokumencie lub w ramach każdej sekcji oddzielnie.

W jednym dokumencie można równocześnie stosować przypisy dolne i końcowe. Jeśli nie zostanie wskazany znacznik indeksujący, to Word przypisze znacznik liczbowy dla przypisów dolnych, a dla przypisów końcowych – liczby rzymskie.

Przypisy od zasadniczej części dokumentu oddzielone są separatorem przypisów. Zazwyczaj jest to linia pozioma albo odpowiedni odstęp (zob. ilustracje powyżej). Położenie przypisów uzależnione jest od ich rodzaju. Przypisy dolne umieszczone mogą być u dołu strony albo pod tekstem. Jeśli wybrano wariant „u dołu strony”, obszar dla przypisów wydzielony jest w oparciu o dolny margines strony. W Wariancie „pod tekstem” obszar dla przypisów wydzielony jest bezpośrednio pod ostatnim wierszem danej strony. Niezależnie jednak od przyjętego wariantu istnieje pewna graniczna wielkość obszaru przeznaczonego na przypisy, przy której przypis na stronie macierzystej nie będzie już kontynuowany. Chodzi o uniknięcie sytuacji, w zasadzie hipotetycznej, w jakiej na stronie znalazłyby się nieliczne wiersze tekstu podstawowego, a pozostałą część strony zajęłyby przypisy. Taką granicą jest osiągnięcie przez przypisy powierzchni około 1/3 strony.

Przypisy końcowe mogą być umieszczone na końcu dokumentu i wówczas miejsce dla opisów znajduje się po ostatnim wierszu tekstu macierzystego, albo po ostatnim wierszu tekstu macierzystego w każdej sekcji.

Wymienione powyżej opcje ustawiane są w okienku opcji przypisów. Poniżej przedstawiono w jaki sposób należy do tych możliwości dotrzeć.

Wywołanie opcji przypisów w Wordzie 2000 (polecenie Wstaw - Przypis...). Lewe okienko dialogowe służy do wstawiania przypisu.

Wywołanie opcji przypisów w Wordzie 2007 (wstążka Odwołania). Wstawienie przypisu i ustawienie opcji dostępne jest w jednym okienku dialogowym.

W Wordzie występują trzy dodatkowe elementy związane z przypisami. Pierwszy to separator przypisu. Standardowo jest to pozioma linia o długości około 5 cm, rozpoczynająca się od lewego marginesu strony. Linia ta oddziela tekst zasadniczy od treści opisów. Drugim jest separator kontynuacji przypisu. Domyślnie jest to pozioma linia przebiegająca w poprzek strony. Pod linią znajduje się kontynuacja przypisów, które ze względu na objętość nie zmieściły się na swej stronie macierzystej. Trzecim jest nota kontynuacji przypisu. Standardowo jest ona pusta, użytkownik może tu jednak umieścić dowolny tekst, np. „ciąg dalszy na następnej stronie” informujący czytelnika, że opis jest kontynuowany na kolejnej stronie. Wymienione tu elementy można modyfikować, ale wykonać można to wyłącznie w trybie widoku normalnego (Word 97 – 2003) lub trybie wersji roboczej (Word 2007).

Sposób wstawiania przypisu zależy od trybu w jakim oglądamy dokument. Jest inny dla widoku Układ wydruku (Word 2007) lub Układ strony (Word 97-2003) a inny dla pozostałych widoków. Wstawienie przypisu polega na wybraniu miejsca, w którym zostanie wstawiony znacznik indeksujący. Miejscem tym jest bezpośrednie następstwo po ostatnim znaku słowa, którego przypis dotyczy (bez żadnej spacji). Wstawienie przypisu w Wordzie 2007 polega na wybraniu wstążki Odwołania a w niej, w grupie Przypisy dolne, wybraniu ikony Wstaw przypis dolny lub Wstaw przycisk końcowy.

W Wordzie starszej wersji należy wybrać polecenie Wstaw – Przypis a następnie wybrać rodzaj przypisu i nacisnąć OK w okienku dialogowym zaprezentowanym na Rys. 4. Word w wybranym miejscu wstawi znacznik indeksujący, a następnie przeniesie kursor do tej części strony, która przeznaczona jest na przypisy. W części tej ponownie wstawiony zostanie znacznik indeksujący a kursor tekstowy zostanie ustawiony na pozycji umożliwiającej napisanie stosownego objaśnienia. W pozostałych widokach, po wstawieniu znacznika indeksującego, przestrzeń dokumentu zostanie podzielona na dwie niezależne części. Dolna część tego obszaru przeznaczona jest na napisanie objaśnienia do przypisu. Istnieją dwa niezależne okna edycyjne. Górne do edycji dokumentu i dolne pozwalające edytować treść przypisów. Sytuacje tę widać poniżej na Rys.8. Przypisy już istniejące można poddawać edycji, ale aby w dolnym oknie pojawił się nowy przypis, w górnym należy wstawić znacznik przypisu.

Wstawienie przypisu w trybie Układu wydruku (Word 2007) lub Układu strony (Word 2007).

Wstawienie przypisu w trybie Wersji roboczej (Word 2007) lub Widoku normalnego (Word 2007).

Opis przypisu można zmieniać dowolnie i dowolną liczbę razy. Usunięcie przypisu polega na usunięciu jego znacznika indeksującego. Aby to wykonać należy kursor tekstowy ustawić bezpośrednio za znacznikiem albo bezpośrednio przed znacznikiem indeksującym. W pierwszym przypadku trzeba nacisnąć dwukrotnie klawisz BACKSPACE, w drugim dwukrotnie klawisz DELETE. Pierwsze naciśnięcie zaznaczy znacznik indeksujący, drugie – skasuje go. Word skoryguje jednocześnie wszystkie znaczniki pod kątem właściwej ich sekwencji. Przypisy dodawać można do dokumentu w każdej fazie jego tworzenia i w dowolnej kolejności. Może to być wykonywane podczas pisania tekstu właściwego, ale także później, podczas kolejnych jego czytań i korygowania. Ponieważ to program edytora kontroluje sekwencje indeksów, można wstawiać nowe przypisy między już istniejące, usuwać zbędne czy dokonywać modyfikacji stron.

Jak już wspomniałem wcześniej, istnieje możliwość modyfikacji separatorów przypisów lub wpisania własnego tekstu do noty kontynuacji przypisu. Wykonać to można wyłącznie w widoku innym niż Układ wydruku. W okienku przypisów należy rozwinąć listę elementów przypisu i wybrać element do zmiany. Jeżeli okienko przypisów jest niewidoczne, trzeba na wstążce Odwołania w grupie Przypisy dolne wybrać ikonę Pokaż przypisy. Ikona ta jest nieaktywna jeśli w dokumencie nie ma żadnego przypisu. Na przykład jeżeli chcemy zwiększyć odstęp między linią separatora przypisu a pierwszym objaśnieniem, należy wskazać element separator przypisów z listy a następnie ustawić kursor tekstowy na końcu akapitu, w tym przypadku na końcu wyświetlonej linii, i np. nacisnąć klawisz ENTER. Umieszczony na listwie okna przypisów przycisk Reset służy do przywrócenia standardowego wyglądu tego elementu. Przykładowy fragment ekranu zaprezentowano poniżej.

Czasami podczas pracy z dokumentem zachodzi potrzeba przeskakiwania od przypisu do przypisu. Dokonuje się tego wykorzystując rozwijaną listę polecenia Następny przypis dolny w grupie Przypisy dolne wstążki Odwołania. Inna metoda to skorzystanie z przycisków przeglądarki obiektów znajdującej się pod pionowym paskiem przewijania okna programu Word.

Przyciski podwójnych strzałek służą do przechodzenia do następnego lub poprzedniego obiektu. Znajdujący się między przyciskami strzałek, przycisk wyboru obiektu, pozwala wybrać jakie obiekty będą przeglądane.

Naprowadzenie wskaźnika myszki w pobliże znacznika indeksującego spowoduje zmianę kształtu wskaźnika (przy dotychczasowym kształcie podobnym do litery I, pojawi się rysunek małej kartki) a po chwili w „dymku” pojawi się treść opisu tego przypisu. Widać to na ilustracjach prezentujących przypisy (Rys. 7 i 8). Dwukrotne kliknięcie myszką w znacznik przypisu, przeniesie kursor wstawiania tekstu do treści opisu. Dwukrotne kliknięcie w znacznik przypisu poprzedzający opis, spowoduje przeniesienie kursora przed znacznik przypisu w dokumencie macierzystym. Można więc w ten sposób szybko poprawiać opisy podczas czytania tekstu.

Na zakończenie tego tematu dodam, że standardowo teksty opisu umieszczane w dokumencie mają przypisany styl akapitu o nazwie Tekst przypisu dolnego lub Tekst przypisu końcowego. Jeśli zachodziłaby więc konieczność zmiany wyglądu opisów, wystarczy zmodyfikować odpowiedni styl.

I jeszcze jedna uwaga. Może zdarzyć się sytuacja, że chcemy jeszcze raz wykorzystać numer przypisu w innym miejscu opracowania. Aby to zrealizować należy wykorzystać mechanizm odsyłaczy. O odsyłaczach traktuje odrębne opracowanie, do którego można przejść, klikając łącze https://yestok.pl/office/y40.php.

Omawiając techniczny aspekt wstawiania przypisów nie poruszyłem problematyki ich charakteru. Mogą to być przecież przypisy dygresyjne, wprowadzające wątki przynajmniej luźno związane z tematem zagadnienia. Objaśnieniowe, wyjaśniające niektóre terminy fachowe albo tłumaczące na język polski terminy i zwroty obcojęzyczne. Biograficzne, podające skróconą notę biograficzną. Powszechnie stosowane są też przypisy bibliograficzne, podające opis bibliograficzny cytowanego dzieła. Właśnie ze względu na ten rodzaj przypisów umieściłem w serwisie yestok.pl artykuł poświęcony zasadom tworzenia bibliografii. Można go przeczytać pod adresem https://yestok.pl/gen/y30.php. Zachęcam też do poszukiwania innych materiałów, np. takich jak na stronie http://camillos.edu.pl pana dr. Kamila M. Kaczmarka z Uniwersytetu poznańskiego.