Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Indeksy alfabetyczne w dokumentach programu Writer.



Opracowanie powstało w oparciu o wersję programu istniejącą w trakcie jego pisania, Libre Office: 4.2.5, Apache OpenOffice: 4.1.0.


W tworzonych opracowaniach, monografiach albo dokumentacjach przydatny jest jeszcze jeden rodzaj spisu, inny niż spis treści lub spis obiektów zamieszczonych w pracy. To tak zwany indeks rzeczowy. Taki spis pozwala na dotarcie w opracowaniu do interesującego czytelnika hasła albo terminu.

Indeks jest bowiem alfabetycznym spisem tematów, terminów naukowych, nazwisk, miejscowości itp. omawianych, poruszanych lub przytoczonych w danym dziele. Zazwyczaj umieszczany jest na końcu dzieła i zawiera numery stron, na których taką pozycję spisu można znaleźć.

Jako przykład przytoczę fragment indeksu z dokumentacji obsługi telefonu komórkowego.

Fragment przykładowego indeksu alfabetycznego.
Rys. 1: Przykładowy fragment indeksu.

Ta ilustracja pokazuje także pewną dodatkową cechę indeksu. Może on bowiem zawierać pozycje wielopoziomowe, pozwalające grupować hasła podstawowe w ramach haseł ogólniejszych. Taki sposób ułatwia wyszukiwanie w obszernych, rozbudowanych dziełach.

Utworzenie indeksu – a czasami indeksów – wymaga przemyślenia jego struktury i zawartości. Jest to szczególnie ważne w przypadku indeksów obejmujących hasła tematyczne czy naukowe.

Tradycyjne przygotowanie indeksu to po prostu czytanie dzieła i wynotowywanie hasła oraz numeru strony, na której problematyka hasła jest poruszana. Na podstawie takich notatek można w następnym etapie przygotować pozostałą część opracowania, czyli spis. Jak widać można to zrobić dopiero po zakończeniu pracy nad dziełem.



Writer dysponuje mechanizmem do tworzenia takiego spisu automatycznie. Mechanizm składa się z dwóch elementów. Pierwszym – jest oznaczanie wybranych fragmentów w pracy specjalnym znacznikiem. Ten znacznik to tak zwane pole indeksu. Drugi – analizuje wstawione znaczniki, grupuje je, ustawia alfabetycznie i tworzy odpowiedni spis.

Za wstawienie pola indeksu odpowiada polecenie „Wstaw – Indeksy i spisy – Wpis...”. Wynikiem wywołania tej sekwencji poleceń będzie otwarte okienko dialogowe pokazane na rys. 2, przy czym zawartość tego okna będzie zależała od tego, czy autor wywołując je miał w dokumencie zaznaczony jakiś fragment tekstu. Zaznaczenie fragmentu przez autora należy tu jednak rozumieć specyficznie, bowiem Writer w sytuacji niezaznaczenia niczego, zastępuje autora i sam usiłuje zaznaczyć najbliższy wyraz. Na to automatyczne zaznaczanie należy zwracać uwagę, bowiem procedura ta potrafi zaznaczyć jako „wyraz” znaki interpunkcyjne. Nic nie zostanie zaznaczone tylko wtedy, gdy kursor tekstowy znajduje się na końcu akapitu albo w pustym akapicie.

Okno dilogowe wstawiania pola indeksu.
Rys. 2: Okienko dialogowe „Wstaw wpis indeksu”.

To okno dialogowe nie jest zamykane po operacji „Wstaw”. Można więc przeglądając i edytując dokument wstawiać kolejne pola indeksu. Okno jest zamykane dopiero przyciskiem „Zamknij”. Jeśli podczas edycji dokumentu okno „Wstaw wpis indeksu” nie jest zamknięte, wystarczy zaznaczyć w tekście dowolny wyraz lub fragment albo ustawić kursor tekstowy w wybranym miejscu i uaktywnić okno. Zaktywowane okno umieści w polu „Wpis” stosowny tekst.

Pierwszym polem wyboru w okienku jest pole „Indeks”. To pole określa typ indeksu. Na rozwijanej liście dostępne są następujące pozycje:

Pozycje „Spis treści” lub „Użytkownika” nie dotyczą tematu tego artykułu i nie będą tu omawiane. Obok pola „Indeks” znajduje się przycisk „Nowy indeks użytkownika” pozwalający utworzyć kolejny typ indeksów. Nowo dodany typ pojawi się od teraz na rozwijanej liście pola „Indeks”. Tego rodzaju indeksy są odmianami kategorii „Użytkownika” i nie są tymi, które wchodzą w zakres tego opracowania.

Wypełniane pole „Wpis” zawiera – jak już wspomniałem wcześniej – zaznaczony przez autora fragment tekstu albo tekst zaznaczony automatycznie. Jeśli pole to jest puste to znaczy, że Writer nie potrafił niczego zaznaczyć automatycznie. To pole odgrywa zasadniczą rolę, wtedy gdy jest użyte z opcją „Zastosuj do wszystkich podobnych tekstów” dlatego jego rolę należy wyjaśnić dokładnie.

Zawartość pola „Wpis” znajdująca się w nim w momencie wstawiania pola indeksu, czyli w momencie użycia przycisku „Wstaw”, staje się hasłem spisu. Przycisku „Wstaw” nie można użyć, gdy pole „Wpis” jest puste.

Jeśli pole „Wpis” było puste w momencie uaktywnienia okienka „Wstaw wpis indeksu”, wspomniana przed chwilą opcja „Zastosuj do wszystkich...” będzie nieaktywna nawet wówczas, gdy autor wypełni pole „Wpis”.

Jeśli w polu „Wpis” w momencie aktywacji pojawił się tekst, to opcja „Zastosuj do wszystkich podobnych tekstów” i podległe jej opcje, stają się dostępne. Ten początkowy tekst znajdujący się w polu „Wpis” nazwę tekstem pierwotnym. Autor może bowiem zmienić treść wpisu na inny, jednak Writer będzie pamiętał tekst pierwotny i wykorzysta go, jeśli zaznaczona została opcja „Zastosuj do wszystkich...”. Znaczenie tekstu pierwotnego wyjaśnię na przykładzie.

Autor zaznaczył w dokumencie fragment „róża wiatrów”. Taka treść pojawiła się w polu „Wpis”. Chce jednak temu terminowi przypisać hasło „kompas”. Zmienia więc treść wpisu na „kompas”. Jeśli wybierze operację „Wstaw”, przed słowami „róża wiatrów” zostanie wstawione pole indeksu z hasłem „kompas”. Wyjaśniając znaczenie opcji „Zastosuj do wszystkich...”. Jeśli była zaznaczona to w momencie wstawienia indeksu (przycisk „Wstaw”), w dokumencie zostaną odnalezione wszystkie teksty pierwotne (a więc „róża wiatrów”) i zostanie im przypisane pole indeksu z hasłem „kompas”.

Związane z tą opcją dwie opcje podległe pozwalają ustalić, czy w wyszukiwanych fragmentach należy uwzględniać wielkość liter występujących w tekście pierwotnym oraz, czy wyszukiwane mają być całe wyrazy.



To są ważne opcje. Jeśli dopuszczamy wyszukiwanie niecałych wyrazów, to można zaznaczając w tekście fragment np. „indeks” oznaczyć polem indeksu także słowa „indeksu”, „indeksem”, „indeksowi”, „indeksowany” itd. Jeśli dodatkowo uwzględnimy wielkość liter to zaznaczając w treści fragment „Mickiewicz” nie oznaczymy słów w rodzaju „mickiewiczowski”.

Tutaj jeszcze raz przypomnę, że wyszukiwanym tekstem jest tekst pierwotny, a nie zmodyfikowany przez autora. Gdy przeglądając dokument napotkam słowa „prawo Archimedesa” i postanowię dodać do indeksów hasło „Archimedes”, to jeśli zaznaczę słowo „Archimedesa”, a następnie usunę z niego, w polu „Wpis”, ostatnią literę, to przypisanym hasłem będzie „Archimedes”. Jednak zaznaczenie opcji „Zastosuj do wszystkich...” – wyszuka i oznaczy polem indeksu wszystkie znaleziona słowa „Archimedesa”, bo to był tekst pierwotny.

W okienku „Wstaw wpis indeksu” jest jeszcze jedna opcja – „Wpis główny”. Oznacza ona, że wstawiane pole indeksu wskazuje na główne położenie terminu objętego tym hasłem i numer strony, na jakiej znajduje się to konkretne pole będzie wyróżniony w stosunku do zwykłego numeru. Użycie tej opcji wyklucza raczej skorzystanie z opcji „Zastosuj do wszystkich....”. Wyjaśniając tę kwestię na przykładzie wspomnianego już prawa Archimedesa. Można założyć, że opcja „Wpis główny” zostanie ustawiona przy wstawianiu pola indeksu przy treści tego prawa. Wszystkie pozostałe pola indeksu, wstawiane w opracowaniu w innych miejscach, w których powołujemy się na to prawo nie będą miały statusu wpisu głównego.

Pozostały jeszcze dwa pola w oknie dialogowym. Są to pola rozwijane i nie mają żadnej wstępnie zdefiniowanej zawartości. Noszą nazwy: „Pierwszy klucz” i „Drugi klucz”.

Czasami chcemy pogrupować niektóre hasła aby czytelnik mógł łatwiej je odnaleźć. Na przykład w dziele poświęconym literaturze hasłami indeksu mają zostać także nazwiska poetów. Jeśli chcemy aby wszyscy poeci znaleźli się w spisie w jednej grupie, a nie rozproszeni zgodnie z alfabetycznym układem spisu, możemy utworzyć tzw. pierwszy klucz hasła o treści np. „Poeci”. Podczas oznaczania indeksem pierwszego nazwiska, wpisujemy nazwę grupy do pola „Pierwszy klucz”, a potem możemy tę grupę wskazać przy każdym kolejnym indeksie dotyczącym nazwiska. Dzięki temu – w spisie – nazwiska, ułożone alfabetycznie, znajdą się pod pozycją „Poeci”. Jeśli z jakichś powodów potrzebny jest głębszy podział, można utworzyć podgrupy w zdefiniowanych grupach. Tworzymy wówczas drugi klucz. W stosunku do przytoczonego przykładu z poetami mogłyby to być podgrupy w rodzaju np. „Romantyzm”, „Pozytywizm”, „Młoda Polska”. Writer umożliwia stosowanie grupowania co najwyżej dwupoziomowego. Drugi klucz można utworzyć tylko wówczas, gdy został utworzony klucz pierwszy. W ostatecznym spisie mogą więc występować równocześnie hasła samodzielne, takie, które są podporządkowane pierwszemu kluczowi i takie, dla których określono podporządkowanie dwupoziomowe.

Każde wstawione pole indeksu można zobaczyć w dokumencie tylko wtedy gdy włączona jest opcja „Cieniowanie pól” (CTRL+F8). Pola te nie mają jednak jakiejś swojej nazwy, dlatego na ich wygląd nie ma wpływu inna opcja: „Nazwy pól” (CTRL+F9). Obie wspomniane opcje można także wybrać na liście polecenia „Widok”.

Pola indeksu obejmują też różną przestrzeń. Jeśli zawartość pola „Wpis” została przez autora zmodyfikowana, pole indeksu jest tylko oznaczeniem miejsca, w którym to pole zostało wstawione. Jeśli zawartość pola „Wpis” jest jednocześnie tekstem pierwotnym, to ten tekst albo teksty, jeśli skorzystano z opcji „Zastosuj do wszystkich...”, stają się polami indeksu. Widać to najlepiej, gdy włączone jest cieniowanie pól.

Położenie pól indeksu w dokumencie.
Rys. 3: Położenie pól indeksu w dokumencie.

Na powyższej ilustracji ciemnymi prostokątami oznaczone są pola indeksu. Naprowadzenie wskaźnika myszki nad takie pole wyświetla „dymek” informujący o polu, a dokładnie o typie indeksu i haśle, jakie pojawi się w spisie. Artykuł dotyczy wstawiania indeksu alfabetycznego więc ujawnionym typem jest „Indeks alfabetyczny” a przypisaną pozycją w spisie jest hasło „indeks”. Przed utworzeniem wpisu indeksowego zaznaczyłem w tekście słowo „indeks”, znalazło się ono w polu „Wpis” jako tekst pierwotny. Tekst pierwotny nie został zmieniony, zaznaczona była opcja „Zastosuj do wszystkich...” oraz niezaznaczone opcje podrzędne, Writer oznaczył zatem wszystkie wystąpienia sekwencji „indeks”. Proszę zwrócić uwagę na to, że tylko tekst pierwotny stał się polem indeksu. Na tej samej ilustracji w owalnym kształcie znajduje się słowo „znacznik”, któremu zmieniłem zawartość pola „Wpis”. Jak widać, pole indeksu – to ten poprzedzający wyraz szary prostokąt – tylko sygnalizuje swoje położenie.

Tekst oznaczony jako pole indeksu jest nadal częścią normalnego tekstu, podlega zasadom zwykłej edycji i może być poprawiany. Trzeba jednak wiedzieć, że zmodyfikowanie tekstu w obrębie pola modyfikuje także hasło wpisu. To znaczy, że gdybym w widocznym na rys. 3. przykładzie zmienił treść wewnątrz jednego z pól np. z „indeks” na „indeeks”, to to pole indeksu utworzyłoby w późniejszym spisie pozycję „indeeks”.

Pojawia się teraz problem, jak poprawić albo usunąć pola indeksu nie usuwając tekstu. Po pierwsze trzeba takie pola odnaleźć. Korzystanie z opcji „Cieniowanie pól” może być niewystarczające, gdyż cieniowane są wszystkie pola. Ponadto niektóre pola indeksu zajmują niewielką powierzchnię i mogą być słabo widoczne w tekście (jak to, zakreślone owalem, na powyższej ilustracji). Aby szybko przemieszczać się od indeksu do indeksu można skorzystać z przycisków nawigacji. Przyciski te pokazuję na rys. 4.

Przyciski nawigacji.
Rys. 4: Przyciski nawigacji i wybór obiektów nawigowanych.

Trzy – oznaczone na rysunku czerwonym pionowym prostokątem – przyciski są przyciskami nawigacji. Naciśnięcie środkowego z nich, zawierającego obrazek koła, powoduje otwarcie małego okna o nazwie „Nawigacja”. W oknie tym można zaznaczyć obiekt nawigowany. Nazwa zaznaczonego obiektu pojawi się w dolnej części tego okna. Wybrany obiekt to, zaznaczony czerwonym kwadratem, „Wpis indeksu”. Po wskazaniu obiektu okno to zostanie automatycznie zamknięte. Przyciski z podwójnymi trójkątami, jeden z wierzchołkami ku górze i drugi z wierzchołkami ku dołowi, pozwalają przejść do – odpowiednio – poprzedniego albo następnego wybranego obiektu znajdującego się w dokumencie, w tym przypadku pola „Wpis indeksu”. W ten sposób łatwo ustawić kursor tekstowy na początku pola indeksu.

Usuwanie za pomocą klawisza DELETE albo BACKSPACE jest możliwe tylko dla pól indeksu, które sygnalizują swoje położenie, czyli dla takich jak to oznaczone owalem na rys. 3. Należy ustawić kursor tekstowy bezpośrednio przed polem i usunąć je klawiszem DELETE albo za polem i usunąć klawiszem BACKSPACE.

Każde pole indeksu można także usunąć albo ponownie edytować korzystając ze specjalnego polecenia Writera. W tym celu należy ustawić kursor tekstowy bezpośrednio przed polem albo w obrębie pola i skorzystać z polecenia „Edycja – Wpis indeksu...”. Pozycja „Wpis indeksu...” będzie dostępna na liście poleceń edycji tylko wtedy, gdy kursor tekstowy ustawiony jest w obszarze pola indeksu. Otwarte zostanie okno dialogowe „Edycja wpisu indeksu”.

Okno dialogowe "Edycja wpisu indeksu".
Rys. 5: Okno dialogowe „Edycja wpisu indeksu”

Okno to dotyczy wszystkich rodzajów indeksów i zostanie otwarte dla tej kategorii indeksów jaka była przypisana polu indeksowemu, przed którym znajdował się kursor tekstowy. Pokazane powyżej okno można także wywołać wybierając pozycję „Wpis z indeksu...” z menu kontekstowego, wyświetlonego po kliknięciu prawym przyciskiem myszki na obszarze pola indeksu. W Apache OpenOffice ta pozycja w menu kontekstowym nazywa się „Wpisy Indeksu”.

Menu kontekstowe obszaru będącego polem indeksu.
Rys. 6: Menu kontekstowe generowane przez pole indeksu.

Kategorii indeksu nie można już zmienić, dlatego pole „Indeks” w oknie dialogowym edycji jest nieaktywne. W polu „Wpis” znajduje się aktualnie przypisane hasło i hasło to można zmienić. Można też przypisać do hasła klucze, pierwszy i/lub drugi, w końcu można także oznaczyć to pole indeksu jako „Wpis główny”. Wszelkie wprowadzone zmiany dotyczą tylko tego jednego pola indeksu i zatwierdza się je przyciskiem „OK”. Okno nie zostanie zamknięte, można zatem przejść do następnego pola indeksu.

Służą temu dwie grupy przycisków, jedna obramowana na ilustracji zielonym prostokątem i druga – czerwonym. Przyciski obramowane zieloną obwódką pozwalają przejść do następnego albo poprzedniego pola indeksu o takim samym haśle. W odniesieniu do przykładu przedstawionego na rysunku nastąpi przejście do następnego pola indeksu opisanego hasłem „indeks”. Po osiągnięciu granicznego pola w dokumencie przycisk dalszego przechodzenia stanie się nieaktywny. Działanie tych przycisków jest błędnie opisane w systemie pomocy. Pomoc informuje bowiem, że przycisk przenosi kursor do pierwszego albo ostatniego pola indeksu. Tak jednak nie jest.



Dolne przyciski, obwiedzione czerwoną obwódką przenoszą kursor do najbliższego następnego albo poprzedniego pola indeksu bez względu na hasło. Dzięki takiemu rozwiązaniu można w dokumencie prześledzić pola indeksu dla konkretnego hasła albo wszystkie pola indeksu.

Znajdujący się w oknie przycisk „Usuń” usuwa bieżąco wskazywane pole indeksu nie usuwając treści w dokumencie. Po usunięciu pola kursor od razu jest ustawiany na pozycji następnego, najbliższego pola indeksu. Otwarte okno edycji umożliwia wyłącznie obsługę pól indeksu i nie można w tym czasie edytować dokumentu.

Kiedy w dokumencie zostaną oznaczone wymagane hasła indeksu, pozostaje wstawienie spisu tych haseł w wydzielonej części dokumentu, najczęściej na końcu. Do tego służy okno dialogowe wywołane poleceniem „Wstaw – Indeksy i spisy – Indeksy i spisy...”.

Okno dialogowe "Wstaw indeks/spis".
Rys. 7: Okno dialogowe „Wstaw indeks/spis”, zakładka „Indeks/Spis”.

Okno to było już omawiane w aspekcie spisu treści czy spisu rysunków, tabel i innych obiektów znajdujących się w dokumencie. Tu muszę dodać pewien wtręt. Niestety w obu pakietach oprogramowania problem wstawiania spisów nie został rozwiązany, nazwijmy to, elegancko. Użytkownik nie może bowiem zapamiętać w swoim systemie preferowanego przez siebie wyglądu spisu i każdorazowo musi ustalać jego parametry, chyba że odpowiada mu postać standardowa, zaproponowana przez Writera. Okna dialogowe wstawiania spisu zawierają co prawda przycisk „Ustawienia domyślne” nie służy on jednak, jak należałoby sądzić, przypisaniu własnych ustawień jako domyślnych. Jest to o tyle irytujące, że nawet usunięcie spisu znajdującego się w dokumencie i jego ponowne wstawienie wymaga przeprowadzenia procesu ponownego ustawiania parametrów. Pisałem o tym problemie w opracowaniu dotyczącym spisu treści.

Wróćmy jednak do okna dialogowego. Pierwsza zakładka pozwala określić typ spisu. Tym razem jako typ należy wybrać pozycję „Indeks alfabetyczny” co spowoduje pojawienie się parametrów i ustawień charakterystyczne dla tego typu spisu.

Bezpośrednio pod polem wyboru typu spisu, umieszczona jest opcja „Chroniony przed ręcznymi zmianami” pozwalająca zablokować możliwości dokonywania zmian w treści utworzonego spisu.

W polu „Tytuł” tego okna można wpisać preferowany przez siebie tytuł spisu. Writer proponuje nazwę wybranego typu spisu.

Rozwijane pole „Utwórz indeks/spis treści dla” pozwala wybrać jedną z dwu opcji „Cały dokument” albo „Rozdział”. Pierwsza z tych opcji tworzy spis indeksów z całego dokumentu. Druga – tylko z bieżącego rozdziału, przy czym na potrzeby tego rodzaju spisu, uwzględniana jest treść objęta pierwszym poziomem konspektu. Ważnym jest aby przy takich spisach dokument miał prawidłową strukturę konspektową, gdyż w przeciwnym razie spis może zostać skonstruowany niewłaściwie.

Grupa opcji możliwych do ustawienia w dolnej części tej zakładki pozwala ustalić pewne właściwości spisu.

Opcję związaną z plikiem konkordancji omówię oddzielnie w dalszej części opracowania.

Najniżej położone parametry wyboru określają język sortowania. Wybór języka polskiego ustali właściwe alfabetyczne położenie słów zawierających litery charakterystyczne dla naszego języka, takich jak „ą” czy „Ć”. Klucz sortowania to klucz alfanumeryczny. Tylko taki jest dostępny. Sądzę, że inne rodzaje sortowania dostępne są dla pism ideograficznych.

Wstawienie spisu do dokumentu dokonywane jest przyciskiem „OK” a sam spis, jeżeli nie zmodyfikuje się żadnych innych parametrów może wyglądać podobnie jak na poniższej ilustracji.

Przykładowy spis alfabetyczny oparty o standardowe parametry spisu.
Rys. 8: Przykładowy spis indeksów.

Przypomnę, że spis wstawiany jest do dokumentu jako oddzielna sekcja wygenerowana przez program Writer. Sekcja jest wyróżniona w dokumencie szarym tłem po to, by łatwo ją było odróżnić od zwykłego tekstu napisanego przez autora. Tło to nie pojawia się jednak na żadnych wydrukach czy podglądach wydruku. Na załączonej ilustracji widać także fragment paska stanu programu Writer. Kiedy kursor tekstowy znajduje się w obrębie spisu, jedno z pól tego paska zawiera nazwę tej sekcji, tutaj „Tylko do odczytu : Indeks alfabetyczny1”. Tylko do odczytu oznacza, że spis został utworzony z opcją „Chroniony przed ręcznymi zmianami”.

Generując ten spis indeksów włączyłem opcje „Połącz przy użyciu znaku -” oraz „Wpisy automatycznie wielka literą”. Standardowo włączone są bowiem tylko opcje „Połącz takie same wpisy”, „Połącz takie same wpisy znakiem p lub pp” oraz „Uwzględniaj wielkość liter” .



W spisie widoczna jest dwupoziomowa struktura haseł. Sam wygląd spisu budzi jednak zastrzeżenia. Po nazwach kluczy pojawiają się kropeczki, choć w tym przypadku są one zbędne, bo klucze nie wymagają wskazywania numeru strony. Ponadto mógłby przydać się wyraźny separator alfabetyczny. Oczekiwana postać spisu mogłaby zatem wyglądać tak jak na ilustracji 9.

Oczekiwana postać spisu alfabetycznego.
Rys. 9: Przykład oczekiwanego wyglądu spisu.

Aby to zrealizować trzeba skorzystać z kolejnych zakładek okna dialogowego „Wstaw indeks/spis”.

Ustalanie wszystkich parametrów spisu możliwe jest już podczas wstawiania spisu, ale można to także zrobić podczas edycji spisu. Kliknięcie prawym przyciskiem myszki na obszarze spisu otworzy menu kontekstowe, takie jak na poniższej ilustracji.

Menu kontekstowe obszaru spisu.
Rys. 10: Menu kontekstowe indeksu.

Menu kontekstowe wygląda inaczej wtedy gdy sekcja zawierająca spis nie jest chroniona przed ręcznymi zmianami (to przedstawia ilustracja) i inaczej gdy sekcja jest chroniona przed ręcznymi zmianami. Opisywane opcje pojawiają się jednak w menu obu wariantów. Czerwonym prostokątem objąłem polecenia dotyczące całego spisu. Pierwsze z nich „Aktualizuj indeks/spis” analizuje dokument i modyfikuje spis zgodnie ze stwierdzonymi zmianami. A więc gdy dodano nowe wpisy indeksu, usunięto zbędne albo przeorganizowano tekst, w taki sposób, że pola indeksu mogły znaleźć się na innych niż dotychczas stronach. Drugie polecenie „Edycja indeksu/spisu” otwiera ponownie okno dialogowe „Wstaw indeks/spis” i pozwala zmienić parametry spisu. Nie można już jednak zmienić typu spisu. Ostatnie polecenie służy do usunięcia spisu z dokumentu. Usunięcie spisu nie usuwa pól indeksu, więc spis może w każdej chwili zostać ponownie wstawiony.

Na uwagę zasługuje także obwiedzione przeze mnie zielonym prostokątem polecenie „Edycja stylu akapitu...”. Polecenie to dostępne jest także wtedy, gdy sekcja zawierająca spis jest chroniona przed zmianami. Składowe spisu to: tytuł, separatory alfabetyczne oraz wpisy znajdujące się na poszczególnych poziomach, każda z nich ma przypisany własny styl akapitu. Tym poleceniem można zmienić parametry stylu tego akapitu, na którym kliknięto prawym przyciskiem myszki.

Omówię dokładniej zakładkę „Wpisy”. Poniżej wygląd zawartości tej zakładki, gdy zaznaczonym elementem w strukturze jest symbol „T”.

Zakładka "Wpisy" w oknie dialogowym "Wstaw indeks/spis".
Rys. 11: Zakładka „Wpisy” okna dialogowego „Wstaw indeks/spis”.

Parametry wyświetlane w tej zakładce zależą od tego, jaki element struktury jest zaznaczony. Natomiast elementy struktury wyświetlone w obszarze „Struktura” dotyczą zaznaczonego poziomu. Na ilustracji zaznaczony jest poziom 1. Poziomy mają następujące znaczenie. Literą „S” oznaczony jest wygląd wiersza zawierającego separator alfabetyczny spisu. Liczbą „1” oznaczony jest poziom hasła indeksu, wtedy gdy hasło to nie jest podporządkowane żadnym kluczom oraz tekst klucza pierwszego poziomu. Liczbą „2” oznaczony jest poziom haseł indeksu podporządkowanych kluczowi pierwszego poziomu oraz treściom klucza drugiego. Liczbą „3” oznaczony jest poziom haseł podporządkowanych kluczowi drugiemu. Każdemu z tych poziomów, można przypisać indywidualne parametry.

Jedynie parametry i opcje znajdujące się w obszarze „Format” tego okna są wspólne dla wszystkich poziomów. Ich zmiana przenosi się na cały spis bez względu na to, na jakim poziomie zostałyby ustalone. Dlatego omówię je jako pierwsze.

W obszarze ustawień każdego poziomu można wskazać elementy, jakie mają znajdować się w wierszu wpisu. Na ilustracji elementy te w obszarze „Struktura” są oznaczone prostokątami z wpisanymi symbolami „E”, „T” i „#”. Litera „E” (ENTRY) odpowiada symbolicznemu wstawieniu tekstu wpisu, litera „T” odpowiada symbolicznemu wstawieniu znaku tabulacji a znak „#” odpowiada symbolicznemu wstawieniu numeru strony. Elementy w obszarze „Struktura” można usuwać i wstawiać w dowolnej kolejności. Usuwanie pojedynczego elementu wymaga kliknięcia go myszką, a następnie użycia klawisza DELETE. Wszystkie możliwe do wstawienia elementy znajdują się pod obszarem „Struktura” w postaci pojedynczych przycisków. Niektóre elementy można wstawić tylko raz do struktury, więc kiedy znajdują się już w strukturze, odpowiadający im przycisk jest nieaktywny. Pomiędzy elementami struktury znajdują się puste pola, które autor może wypełnić własnymi znakami. Pojawią się one wówczas w wierszach odpowiedniego poziomu.

Kiedy w zakładce „Wpisy” zaznaczony jest tabulator (symbol „T” w wierszu struktury) dostępnych jest kilka parametrów dodatkowych.

„Znak wypełniacz” – pozwala wybrać znak, jaki zostanie wielokrotnie powtórzony między końcem hasła a numerem strony. To te kropeczki widoczne na rys. 8.

„Wyrównaj do prawej” – oznacza, że numery stron będą wyrównane do prawej krawędzi obszaru. Przy spisie jednokolumnowym – do prawego marginesu strony, przy spisach wielokolumnowych – do prawych krawędzi kolumn.

„Pozycja tabulatora” – stanie się dostępna do ustawienia dopiero po wyłączeniu opcji „Wyrównaj do prawej”. Pozwala określić w centymetrach pozycję tabulatora z uwzględnieniem omówionej już opcji „Pozycja tabulatora względem wcięcia akapitu”.

Jak wykorzystać zakładki okna „Wstaw indeks/spis” i pokażę na animowanej prezentacji.



Dwa słowa na temat obejrzanej prezentacji. Podczas obróbki spisu, ustalając jego wygląd zmieniłem parametry niektórych stylów dotyczących indeksu. Otóż zmiany dokonane w tych stylach zostaną zapamiętane z dokumentem. Jeśli więc spis zostanie usunięty, to ponowne jego wstawienie wykorzysta style już z tymi zmianami.

Na zakończenie pozostaje jeszcze jeden temat. Pliki konkordancji. Otóż wstawianie indeksu do dokumentu może obyć się bez oznaczania pól indeksu. Pola takie muszą wystąpić w dokumencie, bo tylko na podstawie tego rodzaju pól można wytworzyć spis indeksów. Jednak pola te zostaną utworzone automatycznie na podstawie oddzielnego pliku, przygotowanego przez autora opracowania. Tego rodzaju plik nazywany jest plikiem konkordancji. Plik utworzyć można dowolnym programem pozwalającym zapisać wynik w postaci zwykłego tekstu, a więc także Writerem, wybierając podczas zapisywania opcję „Tekst (txt)” w rozwijanym polu „Zapisz jako typ”. Writer jednak pozwala utworzyć taki plik za pomocą własnej, wewnętrznej procedury. Wówczas jako rozszerzenie nazwy pliku wstawiane są litery „sdi”. Można jednak wykorzystać każdy rodzaj pliku, pod warunkiem, że ma strukturę czystego tekstu, co często określane jest, że jest to plik typu „txt”.

Utworzenie pliku w programie Writer. Sposób pierwszy.

Po wywołaniu polecenia „Wstaw – Indeksy i spisy – Indeksy i spisy...” w otwartym oknie dialogowym, w zakładce „Indeks/spis” należy zaznaczyć nieomawianą dotychczas opcję „Plik konkordancji”, a następnie rozwinąć listę dostępnych poleceń znajdujących się przy uaktywnionym od tego momentu przycisku „Plik”. Jak na ilustracji poniżej.

Okno dialogowe "Wstaw indeks/spis" dla wersji z wykorzystaniem pliku konkordancji.
Rys. 12: Obsługa pliku konkordancji.

W czerwonym prostokącie widać dwa możliwe do wyboru polecenia: „Otwórz” – pozwalające wskazać plik konkordancji i „Nowy...” – służące do utworzenia takiego pliku. Jeżeli w dokumencie użyto już pliku konkordancji to na rozwiniętej liście pojawi się jeszcze jedna możliwość wyboru „Edycja...”. Otwiera ona używany plik konkordancji do edycji, pozwalając na dopisywanie nowych pozycji lub zmiany w już istniejących.

Wybór pozycji „Nowy...” otworzy standardowe okno „Zapisywanie jako” pozwalające nazwać plik konkordancji i wskazać jego położenie w strukturze plików. Tworzony plik dostanie rozszerzenie nazwy w postaci liter „sdi”, chyba że tworząc nazwę sami dodamy trzyliterowe rozszerzenie, np. wpisując po kropce litery „txt”. Po zatwierdzeniu nazwy otwarte zostanie okno przedstawiające tabelkę, którą należy wypełnić. Taka tabelka zostanie także otwarta po wyborze pozycji „Edycja...”. Na rysunku poniżej przedstawiam tę tabelkę z przykładowymi wpisami.

Tabela edycji pliku konkordancji.
Rys. 12: Edycja pliku konkordancji.

Każdy wiersz tabelki opisuje, jaki tekst ma zostać znaleziony w dokumencie („Szukane wyrażenie”) i jakie temu tekstowi ma zostać przypisane hasło („Tekst alternatywny”). „Tekst alternatywny” odpowiada polu „Wpis” w oknie dialogowym „Edycja wpisu indeksu”. Kolumny „Pierwszy klucz” i „Drugi klucz” odpowiadają odpowiednim polom w tym samym oknie. Kolejna kolumna, „Komentarz” zostanie omówiona za chwilę. Nie ma ona bezpośredniego wpływu na tworzenie indeksu i może nie być w ogóle używana. Kolumna „Uwzględniaj wielkość liter” przyjmuje jedną z dwóch wartości „Tak” lub „Nie” i decyduje o tym, czy poszukiwany tekst ma być zgodny pod względem wielkości liter z wpisanym wzorcem. Ostatnia kolumna „Całe wyrazy” także przyjmuje jedną z wartości „Tak” lub „Nie” i decyduje czy poszukiwany tekst jest samodzielnym wyrazem. Podczas wyboru wartości wpisywanej do tej kolumny (poprzedniej też) pojawia się pole opcji w postaci pola wyboru. Widać to na ilustracji. Po opuszczeniu kolumny pojawi się w niej stosowny, zależny od wybranego stanu pola wyboru, wpis.

Edycja przedstawionej tabeli nie zawiera poleceń usuwających wiersze. Aby zdezaktywować wiersz tabeli wystarczy usunąć zawartość odpowiedniego wpisu w kolumnie „Szukane wyrażenie”.

Plik konkordancji zapisany zostanie jako normalny plik tekstowy i przyjmie strukturę zgodną z tą opisaną poniżej.

Utworzenie pliku konkordancji. Sposób drugi.

Plik konkordancji jak wspomniałem już wcześniej, jest zwykłym plikiem tekstowym. Jednak aby mógł być wykorzystany w celu utworzenia spisu indeksów, musi zawierać wyłącznie wiersze zgodne ze zdefiniowanymi zasadami. Są one następujące:

Komentarz ma znaczenie informacyjne dla autora takiego pliku. Można np. wstawić wiersz komentarza „#prezenterzy” i po nim wpisywać wiersze wyszukujące w tekście nazwiska prezenterów, w tym przykładzie – telewizyjnych.

Wracając do wypełniania tabelki w poprzednim sposobie. Treść wpisana do kolumny „Komentarz” generuje w pliku konkordancji dodatkowy wiersz. Przed wierszem zawierającym wymagane wpisy, tworzony jest dodatkowy wiersz zawierający znak „#” i treść z kolumny „Komentarz”.

Dla przedstawionego na rys. 12. przykładu pokazuję odpowiadającą mu zawartość pliku.

Zawartośc pliku konkordancji.
Rys. 13: Treść pliku konkordancji.

Plik konkordancji zawiera wyłącznie wpisy i ewentualnie wiersze komentarza. Nie można w nim wskazać wpisu głównego. Na podstawie tego pliku nie można też przypisać pola indeksu tylko do jednego miejsca, gdyż wyszukiwane są zawsze wszystkie wystąpienia kolumny „Szukane wyrażenie”. Na koniec, brak w dokumencie wyszukiwanego ciągu nie jest żadnym błędem. Takie pole indeksu po prostu nie zostanie utworzone.

Jak widać na powyższej ilustracji można utworzyć tego rodzaju plik dowolnym programem. Jednym z rozwiązań ułatwiających poprawne utworzenie takiego pliku, chodzi tu przede wszystkim o właściwie umieszczone średniki, jest utworzenie w nowym dokumencie sześciokolumnowej tabelki i wypełnienie jej tak jak na poniższym przykładzie.

Tabela we Writerze do utworzenia pliku konkordancji.
Rys. 14: Tabelka haseł indeksu w dokumencie Writer.

Po wypełnieniu tabelki należy ustawić kursor tekstowy w dowolnej komórce i wywołać polecenie „Tabela – Konwertuj – Tabela na tekst...”. W oknie dialogowym „Konwertuj tabelę na tekst” trzeba zaznaczyć opcję „średnik” jako znak podziału tekstu a powstały w ten sposób plik zapisać jako typ „txt”.



W przypadku skorzystania z takiej metody komentarz należy wpisywać do komórki w pierwszej kolumnie, rozpoczynając go oczywiście od znaku „#”.

Jeśli w dokumencie zostały wstawione niezależne pola indeksu to one także zostaną wykorzystane do utworzenia spisu, na równi z plikiem konkordancji.

Wykorzystanie pliku konkordancji może być dobrym pomysłem na jeden ogólny zestaw terminów dla jakiegoś wspólnie pracującego zespołu. Prace powstające w tym zespole mogą korzystać z ogólnego pliku konkordancji oraz własnych oznaczeń.

Kończąc temat plików konkordancji dodam, że w roku 2012, po ukazaniu się wersji 3.5 LibreOffice, mechanizm tworzenia indeksu z wykorzystaniem tego pliku przestał działać. Ponownie zaczął funkcjonować w ostatnio udostępnionej (lipiec 2014) wersji 4.2.5. W ówczesnym OpenOffice.org i późniejszym Apache OpenOffice ten mechanizm funkcjonował zawsze bez zarzutu.



Informacje pomocnicze dla użytkowników Apache OpenOffice i LibreOffice w systemie MacOs

System operacyjny Windows/Linux System operacyjny MacOs
Kliknięcie prawym przyciskiem myszki Control + kliknięcie
Klawisz CTRL (w skrótach klawiaturowych) Klawisz ⌘
F5 Nawigator Shift + ⌘ + F5
F11 Style i formatowanie ⌘ + T