Uwaga: przeglądasz tę stronę na urządzeniu o niewielkim ekranie (szerokość < 640px). Niektóre zamieszczone w artykule ilustracje i animacje mogą stać się nieczytelne po dopasowaniu ich do rozdzielczości tego ekranu.

Yestok.pl

Jerzy Moruś

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.

Weryfikacja poprawności danych w arkuszu kalkulacyjnym Google.



Opracowanie powstało w oparciu o wersję programu nazwanego przez twórców Nowe Arkusze Google.


Większość projektów powstaje z myślą o wielokrotnym wykorzystywaniu obliczeń z różnymi zestawami danych, często wykonywanymi przez różne osoby. Czasami takie przygotowane w jednej z komórek firmy opracowanie wykorzystywane jest do obliczeń i analiz w innych strukturach przedsiębiorstwa. Użytkownicy takiego projektu wprowadzają niezbędne dane, analizują wyniki, drukują je lub przesyłają dalej. Dane obliczeniowe wprowadzane są przez człowieka a ten – jak mówi porzekadło – jest istotą omylną. Dlatego arkusze kalkulacyjne udostępniają mechanizmy pozwalające na weryfikację wprowadzanych danych jeszcze przed umieszczeniem ich w komórkach. Dzięki temu już na etapie ich wpisywania można wyeliminować dane niepoprawne. Niektóre z takich danych można bezspornie zidentyfikować jako błędne, np. gdy do komórek wprowadzane mają być elementy daty: rok, miesiąc i dzień, to miesiąc musi być liczbą z zakresu od 1 do 12 a dzień liczbą z zakresu od 1 do ostatniego dopuszczalnego dnia w konkretnym miesiącu. Wprowadzanie innych wartości można kontrolować na podstawie kryteriów związanych z merytorycznym zakresem zbieranych danych. Zgodzić się też trzeba z tym, że pewnych pomyłek nie da się uniknąć. Gdy ktoś wprowadzając liczbę odpowiadającą np. za ilość osób wprowadzi 27 zamiast 17 to takiej sytuacji nie zapobiegniemy, ale gdy zechce wpisać 18,5 to na pewno popełniony został błąd i to możemy zasygnalizować.



Zasady sprawdzania poprawności danych można przypisać jednej albo wielu komórkom. Jeśli takie same zasady mają być przypisane wielu komórkom to należy zaznaczyć obszar lub obszary, w których te zasady będą obowiązywały.

Opracowanie to napisałem z myślą o arkuszach kalkulacyjnych Excel, Calc i Google Docs dlatego nie dziw się czytelniku, że wstęp, który właśnie przeczytałeś jest wspólny dla każdego z tych opracowań.

Sprawdzanie poprawności danych w arkuszach Google realizowane jest poprzez wywołanie polecenia „Dane – Sprawdzanie poprawności...”. W wyniku wywołania tego polecenia pojawi się okno dialogowe o wyglądzie pokazanym poniżej.

Okno dialogowe sprawdzania poprawności danych.
Rys. 1: Okno dialogowe „Sprawdzanie poprawności danych”.

Wywołanie tego polecenia nie wymaga wskazania komórki, której sprawdzanie będzie dotyczyło ani zaznaczania obszaru komórek. Pierwsza definiowana pozycja tego okna: „Zakres komórek” pozwala wskazać komórki, które mają być sprawdzane. Po otwarciu okna w tej pozycji wpisany jest adres komórki, w jakiej znajdował się kursor tablicowy, a jeżeli zaznaczony był już jakiś obszar to adres tego obszaru. Inaczej jest, gdy w arkuszu zaznaczonych jest kilka obszarów, wówczas bowiem w tej pozycji znajduje się opis tylko jednego obszaru, tego, który został zaznaczony jako ostatni. Ten wybrany zakres komórek można zaakceptować, ale symboliczny przycisk znajdujący się po prawej stronie pola pozwala wybrać inną komórkę lub obszar komórek, które będą podlegały sprawdzaniu. Po jego naciśnięciu pojawi się okno dialogowe jak na rys. 2.

Okno dialogowe wyboru danych podlegających sprawdzaniu.
Rys. 2: Okienko dialogowe wyboru komórek do sprawdzania.

Teraz wystarczy kliknąć inną wybraną komórkę lub zaznaczyć obszar komórek w arkuszu aby definicje sprawdzania zostały przypisane do wybranego miejsca.

Kolejnym krokiem jest wybór zasad, według jakich wprowadzane dane będą weryfikowane. Za to ustawienie odpowiada pozycja „Kryteria”.

Zawiera ona co najmniej dwa pola. Pierwsze decyduje o rodzaju weryfikowanych danych. Jest to rozwijana lista zawierająca następujące pozycje:

Drugie i ewentualnie następne pola w tej pozycji zależą od wyboru dokonanego w polu pierwszym.



Kolejny wybór, jakiego należy dokonać to decyzja co ma się wydarzyć, jeżeli wprowadzone dane nie spełniają kryteriów wyboru. Pozycja ta opisana jest jako „Jeśli dane są nieprawidłowe:” i umożliwia wybór jednej z dwóch opcji:

Pozycja „Wygląd” zawiera jedną opcję „Wyświetl przycisk w komórce by pokazać listę”. Opcją tą można manipulować tylko wtedy, gdy wybranym typem sprawdzania poprawności jest „Lista z zakresu” albo „Lista elementów”, wspomnę o niej przy omawianiu tych typów weryfikacji.

Ostatnim ustawieniem jest opcja „Pokaż pomoc” i związana z nią treść tej pomocy. W arkuszach Google po wybraniu rodzaju kryterium zastosowanego do sprawdzania wprowadzanych wartości i zdefiniowaniu dalszych ustawień automatycznie przygotowany zostaje tekst pomocy. Na rysunku 1. widoczny jest wpis „Kliknij i wprowadź wartość z zakres” (przez pomyłkę zapewne opuszczono literę „u” w ostatnim słowie tego tekstu). Wpis ten został przygotowany automatycznie dla pola kryteriów zawierającego „Lista z zakresu” i zostanie uzupełniony o zawartość, jaką użytkownik wprowadzi do pola leżącego obok. Utworzony tekst można zmienić na dowolny własny po zaznaczeniu pola „Pokaż pomoc”. Zaznaczenie tego pola poza tym, że pozwoli edytować własną treść pomocy sprawi, że to właśnie ten tekst pojawi się jako uzupełnienie komunikatu pokazanego na rys. 3. oraz zamieni tekst po słowach „Wystąpił problem” w oknie komunikatu pokazanego na rys. 4. Ponadto, gdy zostanie uaktywniona komórka, w której zdefiniowano zasady sprawdzania, i naprowadzi się na nią wskaźnik myszki włączona opcja „Pokaż pomoc” spowoduje wyświetlenie dodatkowego komunikatu informacyjnego, zawierającego tekst znajdujący się w tym polu. Postać takiego komunikatu rozpoczynającego się słowem „Weryfikacja” pokazuje rys. 5.

Pomocniczy komunikat informujący owymogach stawianych poprawnej wartości.
Rys. 5: Komunikat informujący o zasadach weryfikacji obowiązującej w komórce.

Użycie widocznego na rys. 1. linku „Resetuj” zastępuje tekst użytkownika, wprowadzony do pola pomocy, tekstem wygenerowanym przez program, zależnym od wybranego kryterium.



Ustalenie zasad poprawności dla komórek w arkuszu, które zawierają już jakieś wpisy nie wpływa na ich zawartość. Oprogramowanie analizuje jednak wpisane wartości i jeśli jakieś z nich nie spełniają kryteriów weryfikacji to komórki takie zostają oznaczone czerwonym trójkątnym znacznikiem w prawym, górnym narożniku. Naprowadzenie wskaźnika myszki na tak oznakowaną komórkę wyświetli komunikat o niepoprawności danych. Dane, które będą wprowadzane ponownie będą już sprawdzane i traktowane zgodnie z zadekretowaną zasadą „Pokaz ostrzeżenie” albo „Odrzuć wprowadzone dane”. Jeżeli jednak do komórki ponownie zostaną wprowadzone te same niepoprawne dane, jakie się w niej już znajdowały, to zostaną one przyjęte i nadal oznakowane jako niepoprawne, nawet wówczas, gdy działaniem ma być odrzucenie danych.

Ustalone zasady sprawdzania poprawności przypisuje się komórkom wybierając przycisk „Zapisz”. Jeżeli w zaznaczonym obszarze chcemy usunąć sprawdzanie poprawności danych należy skorzystać z przycisku „Usuń sprawdzanie poprawności”.

Zajmę się teraz kryteriami sprawdzania wprowadzanych danych. Kryteria określane są przez co najmniej dwa a co najwyżej cztery pola ustalane przez autora projektu. Pierwsze pole wybiera główny rodzaj sprawdzanych danych i decyduje liczbie dalszych pól.



Arkusz Google w odróżnieniu od Excela i Calca od razu sygnalizuje fakt niepoprawności danych zawartych w komórkach. Zmienia się wówczas, jak już wspomniałem, prawy górny narożnik komórki, a naprowadzenie wskaźnika myszki na taka komórkę wyświetla odpowiedni komunikat. Znaczniki te nie pojawiają się oczywiście na wydrukach.




Czytelniczko i Czytelniku
Jeśli opracowanie, które właśnie przeczytaliście, pomogło rozwiązać Wasz problem, wyjaśniło wątpliwości, pomogło zrozumieć to zagadnienie czy choćby Wam się spodobało – możecie wyrazić swoją satysfakcję wpłacając jakąś drobna kwotę na rzecz autora i tego serwisu. Serwisowi pomoże to funkcjonować w Internecie, autorowi da satysfakcję i - nie ukrywam - zadośćuczynienie za wkładany w działanie serwisu czas.


Wsparcie zrealizować możecie za pośrednictwem bezpiecznego serwisu płatności internetowych PayPal. Aby przejść do stron realizacji płatności, wystarczy kliknąć w napis "WSPIERAM yestok.pl" - obok.

Dziękuję!

Jeśli dotarliście do tej strony znajdując ją bezpośrednio w Internecie, możecie przywołać w jej miejsce listę tematów, o których piszę w tym serwisie. Wystarczy kliknąć w poniższy tekst.

Chcę zobaczyć tematykę innych problemów.


Utworzono 03.12.2014
Zmodyfikowano 03.12.2014

© Wszystkie prawa zastrzeżone. Wykorzystanie całości serwisu lub jego fragmentów bez pisemnej zgody autora zabronione.