YESTOK.pl

Jak przygotować pliki z pracą dyplomową

Kiedy tworzymy jakieś opracowanie, zobligowani jesteśmy zazwyczaj do dostarczenia go odbiorcy w określonej formie. Obecnie powszechnie, poza formą wydruku papierowego, wymagane jest dostarczenie wyniku naszej pracy w postaci zapisu elektronicznego, najczęściej na dysku optycznym CD lub DVD. Dostarczone prace mają być zapisane w konkretnym formacie lub formatach. Najczęściej wymaganym formatem jest format zapisu dokumentów opracowany dla oprogramowania MsOffice, nazywany skrótowo DOC. Wynika to z popularności programu Word, zaś sama nazwa wzięła się stąd, że nazwa plików programu Word jest uzupełniana po kropce trzyliterowym skrótem doc. Czasami odbiorcy chcą także otrzymać wynikową pracę w postaci dokumentu RTF a ostatnio coraz częściej PDF.

Zanim zajmę się problemem formatu zapisu, poświęcę kilka słów problemowi grafiki włączanej do dokumentów. Obecnie już powszechne stosowanie grafiki cyfrowej, umożliwia wstawianie do prac rozmaitych zdjęć, skanów, obrazów pobranych z internetu czy narysowanych samodzielnie. Elementy takie znacznie powiększają objętość dokumentu. Nowoczesne aparaty cyfrowe o matrycach rzędu 8Mpx mogą tworzyć zdjęcia o rozdzielczościach przekraczających 3200x2400px (pikseli) i objętościach rzędu 2 i więcej MB, mimo stosowania zapisu skompresowanego (*.jpg). Włączenie do opracowania kilku takich zdjęć, znacznie powiększy objętość dokumentu i może spowodować kłopoty na dalszym etapie naszej pracy. Zdjęcia przeznaczone do wydrukowania w pracy nie muszą zazwyczaj spełniać kryteriów super fotografii. Warto więc skorzystać z programów, które pozwolą zmniejszyć ich objętość nie umniejszając jakości niezbędnej do zamieszczenia w drukowanym dokumencie. Zmniejszenie objętości zdjęcia polega w tym wypadku na zmianie jego rozmiaru wyrażanego w pikselach.
Spośród wielu programów wykonujących to zadanie wymienię trzy:

• Wchodzący w skład oprogramowania dostarczanego z systemem operacyjnym program Paint. Program dostępny jest w grupie Akcesoria (Start-Programy-Akcesoria-Paint). Po uruchomieniu programu i wczytaniu wybranego obrazu, w poleceniu Obraz należy wskazać dalsze polecenie Rozciągnij/Pochyl. W nowo otwartym okienku dialogowym należy wskazać procentową zmianę wymiarów rysunku. Procedura nie ma opcji zachowywania proporcji obrazu, łatwo więc zniekształcić obraz. Ale program jest dostępny od zaraz.

Rys. 1: Widok programu Paint.


• Bezpłatny Image Resizer, opracowany przez firmę Microsoft. Program integruje się z systemem Windows w ten sposób, że po kliknięciu prawym przyciskiem myszki na wybranym pliku graficznym pojawi się w podręcznym menu nowa pozycja Resize Pictures, jej wywołanie przeniesie użytkownika do okna dialogowego zmiany rozmiaru grafiki. Dalsze postępowanie jest właściwie intuicyjne choć interface okienka jest w języku angielskim. Sam program można pobrać ze strony firmy Microsoft
  http://www.microsoft.com/windowsxp/Downloads/powertoys/Xppowertoys.mspx. Aby dokonać zmiany rozmiarów obrazu należy wskazać odpowiedni plik lub pliki. Można to zrobić w programie Eksplorator Windows, można oznaczyć plik wskazując go w Moich dokumentach, lub co jest często stosowane, wywołać Mój komputer, następnie dysk, stosowne foldery aż do konkretnego pliku. Można też wykorzystać inny menadżer plików, np. bezpłatny FreeCommander lub podobny.

Rys. 2: Okienko dialogowe programu Image Resizer.



Jak widać można wybrać jeden z czterech wstępnie określonych rozmiarów. Można też określić własny wymiar. maksymalny możliwy rozmiar jest zasygnalizowany. Opcja "Make pictures smaller..." wymaga aby nowy plik był nie większy niż oryginał. Image Resizer tworzy nowe pliki, nadając im nazwę oryginału uzupełnioną o jednoznaczny deskryptor. Np. zmniejszony plik brzeg.jpg, po zastosowaniu opcji Small będzie miał nazwę brzeg (Small).jpg. Ostatnia opcja w okienku "Resize original..." oznacza, że zmiana rozmiaru nastąpić ma na oryginale.

• W skład pakietu Microsoft Office od wersji 2003 wchodzi program Microsoft Office Picture Manager. Jest to program przy pomocy którego można poddać obróbce pliki graficzne, posiadający także funkcję kompresji takich plików do jakości niezbędnej dla przewidywanej roli grafiki, np. do druku, umieszczenia na stronie WWW, wysłania pocztą elektroniczną. Program ten znajduje się w podgrupie "Narzędzia Microsoft Office" grupy "Microsoft Office" (Start-Programy-Microsoft Office-Narzędzia Microsoft Office). Program jest w polskiej wersji językowej.

Rys. 3: Okno programu MsOffice Picture Manager.

Zobrazowaniem działania programów zmieniających rozmiar zdjęć niech będzie choćby taka informacja (w tym przypadku związana z z programem Image Resizer):
Zdjęcie o wymiarach 1024x768px i objętości 275kB po transformacji do rozmiaru 640x480px osiągnęło wielkość 56,6kB.
Zdjęcie o wymiarach 3264x2448px i wielkości 1,89MB po transformacji do rozmiaru 640x480px osiągnęło wielkość 47kB.
Zwróćmy uwagę, że zdjęcie o wymiarach większych, po przekształceniu, może zająć mniej miejsca niż zdjęcie o wymiarach mniejszych. Tak się może stać, gdyż sposób kompresji zależy także od zawartości zdjęcia. Zdjęcia o dużym, jednolitym tle i małej liczbie szczegółów, kompresują się bardziej, niż zdjęcia o wielu szczegółach i występujących na nich barwach.

Dla zilustrowania problemu, zamieściłem poniżej trzy takie same zdjęcia. Każde z nich umieściłem w ramce o wymiarach 320x240 pikseli, co oznacza, że zdjęcia większe muszą zostać wpasowane do przewidzianego dla nich obszaru. Zdjęcie z lewej to oryginał, taki jak wyszedł z aparatu fotograficznego. Ma rozmiary 1024x768 pikseli zajmuje na dysku pojemność 660 kB. Zdjęcie po prawej stronie, zostało "przycięte" do rozmiaru 640x480 pikseli za pomocą wspomnianego już programu Image Resizer i zajmuje na dysku 92 kB. Trzecie - leżące niżej zdjęcie - przycięto do rozmiarów takich jak przewidziana dla niego ramka, czyli 320x240 pikseli. Zdjęcie to na dysku zajmuje niecałe 28 kB. Łatwo zauważyć, że dla celów prezentacji, zdjęcia nie różnią się między sobą.

Formaty zapisu plików dokumentów tekstowych.

DOC

Pliki w formacie *.doc są naturalnym formatem programu Word, ale tylko do wersji 2003. Od wersji 2007 naturalnym formatem zapisu dla Worda jest *.docx. Zmiana formatu nastąpiła w związku z dążeniem do standaryzacji zapisu dokumentów, tak aby ich odczytanie było niezależne od używanego środowiska informatycznego. Trendu tego bynajmniej nie zapoczątkował Microsoft. Musiał jednak się dostosować do zmienionej rzeczywistości. Ten standard znany jest pod ogólnym określeniem zgodności z językiem XML. Przyniósł też pozytywne zmiany, z których najważniejszą jest możliwość odczytania dokumentu przez dowolny inny program interpretujący język XML. Dodatkowym efektem zmian jest także zmniejszenie pliku wynikowego z dokumentem. Podam tu konkretny przykład dokumentu przygotowanego do wydruku na kartkach formatu A5. Składa się on z 226. stron zawierających 42 249 wyrazów zajmujących 1 998 akapitów. Liczba wszystkich znaków w tym dokumencie wyniosła 316 689. Otóż dokument ten zapisany w formacie DOC zajął na dysku 1,11MB, w formacie DOCX – już tylko 316kB. Różnica jest widoczna i znacząca. Jeśli jednak wymaganym przez odbiorcę naszej pracy formatem zapisu jest format DOC, należy w Wordzie wersji 2007 lub wyższej wybrać przy zapisywaniu opcję „Zapisz jako...” i wskazać w okienku typ pliku Dokument programu Word 97-2003.

W związku z coraz powszechniejszym stosowaniem pakietu MsOffice w wersji 2007 i 2010, należy oczekiwać, że to format DOCX stanie się tym wymaganym przez odbiorcę prac.

Inne programy edytorskie zapisują zazwyczaj swe pliki we własnym formacie co związane jest także z własnym rozszerzeniem nazwy pliku. Powszechność Worda wymusiła jednak na autorach tych programów dodanie możliwości zapisu pliku w formacie programu Word. I możliwość taka istnieje we wszystkich programach edytorskich. Oprogramowanie OpenOffice.org, jedno z najstarszych bezpłatnych, w obecnej wersji 3.3 ma swój naturalny format w postaci *.odt. Format ODT, zastosowany także w pakiecie LibreOffice, jest zgodny ze standardem języka XML, w związku z czym pliki takie dają się otworzyć przy pomocy programu Word 2007. Na liście dostępnych typów pliku jest oczywiście także format Worda 97-XP, lecz w rzeczywistości zgodny także z Wordem 2003.

Jak widać w tej wersji pakietu OpenOffice.org nie można zapisać pliku w formacie programu Word 2007.

Oprogramowanie LibreOffice w wersji 3.4, bazujące na tym samym kodzie źródłowym co OpenOffice.org, ma już na swej liście typów wersję formatu Word 2007/2010.

Warto może wspomnieć, że zarówno OpenOffice.org jak i LibreOffice, umożliwiają takie ustawienie parametrów oprogramowania, że każdy tworzony dokument będzie bez specjalnego definiowania, zapisywany w formacie Word.

RTF

Format standardu RTF (Rich Text Format) opracowany został w firmie Microsoft w 1987 roku. Standard ten wprowadzono z myślą o przenoszeniu gotowych tekstów między różnymi platformami procesorów tekstu, dlatego ten typ pliku zawsze występuje na liście typów plików do zapisu. Jest to jednak standard zanikający, zwłaszcza wobec możliwości wczytywania i zapisywania przez edytory różnych istniejących typów pliku. Zapisanie dokumentu w standardzie *.rtf wymaga skorzystania z opcji zapisz jako i odnalezieniu na liście typów, typu pliku "Tekst sformatowany RTF (*.rtf)" (w Wordzie) lub "Rich Text Format (.rtf)" (w Writerze), analogicznie jak to omówiono wyżej. Inne edytory mogą wyświetlać nieco inną treść opisową, ale typ ten rozpoznać można po akronimie RTF.

Obok zalety tego rodzaju plików jaką jest możliwość odczytania dokumentu w praktycznie każdym środowisku dokumentów elektronicznych, jest także niedogodność wynikająca z tego, że plik wynikowy jest większy niż plik źródłowy. Czasem ta niedogodność staje się poważną wadą, uniemożliwiającą odczytanie pliku.

Na przykład czterostronicowy dokument zawierający wyłącznie sformatowany tekst, zapisany w pliku *.doc, zajął 55kB na dysku. Ten sam dokument zapisany w formacie *.rtf zajął już 82kB.

Po dodaniu do tego dokumentu dwóch zdjęć (tych wymienionych w początkowej części tego tematu) dokument *.doc osiągnął 2,28MB zaś zapisany jako *.rtf 96,35MB(!). Włączenie do dokumentu zdjęć ze zmienionymi rozmiarami spowodowało, że dokument *.doc miał 155kB zaś utworzony *.rtf już tylko 6,62MB. Warto zatem uważnie przyjrzeć się plikom graficznym umieszczonym we własnej pracy.

Pracownicy biblioteki, z którymi mam przyjemność współpracować, stwierdzili empirycznie, że graniczną wielkością pliku *.rtf jest objętość około 300MB, od której to wielkości, pliki nie dają się już otworzyć do czytania. Stwierdzili także, że niezależnie od wielkości pliku źródłowego jest to maksymalna osiągana wielkość pliku.

PDF

Standard PDF opracowany został przez firmę Adobe Systems w 1993 roku z myślą o standaryzacji dokumentów przeznaczonych do drukowania. W roku 2007 firma Adobe udostępniła w całości standard PDF i w efekcie od roku 2008 został on uznany jako standard ISO. Wcześniejsze ograniczenia licencyjne powodowały, że procesory tekstów nie miały możliwości zapisywania plików w tym standardzie. Dlatego jest to najbardziej kłopotliwy typ pliku. Pakiet biurowy Open Office.org już od wersji 2.3 zawiera opcję utworzenia pliku w postaci standardu *.pdf. Taką samą możliwość ma także oprogramowanie LibreOffice. Wykonuje się to nie poprzez polecenie "Plik-zapisz jako..." ale poprzez polecenie "Eksportuj jako PDF...".

W pakiecie biurowym Office 2007 istnieje możliwość zapisu bezpośrednio do pliku *.pdf, poprzez wybór opcji "Zapisz jako" ale tylko wtedy gdy możliwość taka zostanie zainstalowana. Standardowo zainstalowany pakiet Office 2007 nie ma uaktywnionej opcji zapisu plików *.pdf.

Zainstalowanie i uaktywnienie tej opcji wymaga połączenia internetowego i wykonania czynności instalacyjnych zgodnie z opisem wyświetlanym na ekranie. W trakcie tych operacji sprawdzana jest m.in. legalność oprogramowania a do użytkownika przekazywany jest specjalny kod, który dopiero uaktywnia opcje tworzenia plików *.pdf.

W pozostałych przypadkach, a więc Wordzie wcześniejszym niż 2007 i innych programach, rozwiązaniem jest zainstalowanie specjalnego oprogramowania. Oprogramowanie symuluje funkcję drukarki. Dlatego po jego zainstalowaniu, na liście drukarek pojawi się nowa, z nazwą w której zazwyczaj wystąpi akronim PDF. Utworzenie pliku *.pdf polega na wydrukowaniu dokumentu na tę właśnie drukarkę. Zamiast rzeczywistego drukowania, zostaniemy poproszeni o podanie nazwy pliku i jego lokalizację. W wybranym miejscu zapisany zostanie plik z rozszerzeniem .pdf.

Istnieje wiele dostępnych programów tego typu, wiele z nich jest bezpłatnych, do pobrania z internetu. Przy ich pobieraniu należy zwrócić uwagę jakie systemy operacyjne są przez nie obsługiwane. Niezależnie od programu, wszystkie muszą korzystać z tzw. środowiska GPL Ghostscript. W niektórych rozwiązaniach środowisko to jest wbudowane w oprogramowanie, inne mogą wymagać oddzielnej instalacji tego środowiska.

Spośród tych programów zaproponowałbym obecnie oprogramowanie o nazwie PDF Creator. Jego zaletami są: bezpłatna licencja, polska wersja językowa oraz (wg. specyfikacji dystrybutora) współpraca z systemami operacyjnymi Windows 98, Me, NT, 2000, XP, Vista i 7. Program ten pobrać można samodzielnie np. z serwisu dobreprogramy.pl.. Do pobrania jest około 18 MB danych.

Zainstalowany program pozwala tworzyć pliki .pdf ze wszystkich programów, w których dostępna jest opcja drukowania. Nie tylko z programów edytorskich. Dlatego często taka aplikacja jest instalowana na komputerze jako dodatkowa możliwość utworzenia pliku typu PDF.

Aby pokazać funkcjonowanie tego rodzaju „wydruku” pokażę jego przebieg, na przykładzie programu spoza zestawu programów biurowych, wykorzystując wspomniany już PDF Creator. Zaprezentuję jak wydrukować dokument PDF z przeglądarki Opera. Poniżej obraz strony portalu wp.pl, którą to stronę chcę wydrukować w postaci dokumentu PDF.

Po wywołaniu polecenia „Drukuj” dostępnego w przeglądarce pojawi się okienko dialogowe parametrów drukowania. W oknie tym zaznaczamy drukarkę oznaczoną jako PDF Creator. System operacyjny traktuje tę drukarkę jak zwykłe urządzenie, fizycznie podłączone do komputera. Dlatego widoczna jest np. opcja „Drukuj do pliku” choć ten sposób drukowania jest właśnie zapisem do pliku.

Po zatwierdzeniu drukowania, przez chwilę trwa działanie oprogramowania. Na ekranie pojawia się informacja o kolejnych „drukowanych” stronach. Ten etap, to tak naprawdę przygotowanie pliku do zapisu i jego czas zależy od wielkości dokumentu. Po zakończeniu przetwarzania dokumentu pojawi się nowe okienko dialogowe. Okienko to pozwala podać pewne informacje, które będą związane z plikiem PDF i razem z nim zapisane. Okienko to pokazuje rysunek poniżej.

Ustalane w tym okienku parametry dotyczą tworzonego dokumentu PDF. Użytkownik może ale nie musi tutaj czegokolwiek zmieniać. Wybór przycisku „Zapisz” spowoduje otwarcie ostatniego już okienka dialogowego, finalizującego proces zapisu.

Okienko to znane jest wszystkim, bowiem w tej postaci pojawia się w we wszystkich programach pozwalając nadać powstającemu plikowi własną, unikatową nazwę i zapisać go w wybranej lokalizacji. W ten sposób powstaje plik PDF. jak widać niezależnie od programu.

Na zakończenie chciałbym dodać taką oto uwagę. Większość użytkowników używa do przeglądania plików PDF specjalnego bezpłatnego programu Acrobat Reader. Program ten autorstwa firmy Adobe jest od zawsze bezpłatny. Często jest dostępny od razu z nowym komputerem. Jest jednak programem dużym, w którym dokumenty otwierają się powoli i z opóźnieniem. Dlatego warto zastanowić się nad jego alternatywą. Może nią być, także bezpłatny, program Foxit Reader, zdecydowanie mniej zasobożerny i szybszy. Chętni znajdą ten program także w zasobach serwisu dobreprogramy.pl. Program ma spolszczony tylko interface komunikacji z użytkownikiem, czyli nazwy poleceń w menu i komunikaty są po polsku ale nie do końca. Poniżej na ilustracji możecie Państwo zobaczyć przykładowo otwartą pozycję menu, w której pozostały jednak polecenia angielskie.

Program jest jednak bardzo dobrze oceniany. O ile Adobe Reader, obecnie w wersji X(10.1.2), wymaga pobrania ponad 66MB danych z internetu, to Foxit Reader w wersji 5.1.4 mieści się w niecałych 14 MB. Co prawda, w dobie coraz szybszych połączeń nie jest to już kryterium decydujące.

Czytelniczko i Czytelniku
Jeśli opracowanie, które właśnie przeczytaliście, pomogło rozwiązać Wasz problem, wyjaśniło wątpliwości, pomogło zrozumieć to zagadnienie czy choćby Wam się spodobało – możecie wyrazić swoją satysfakcję dokonując dowolnej wpłaty na rzecz autora i tego serwisu. Serwisowi pomoże to funkcjonować w Internecie, autorowi da satysfakcję i nie ukrywam zadośćuczynienie za wkładany w działanie serwisu czas. W końcu w realnym a nie wirtualnym świecie, w takiej sytuacji być może zaprosilibyście mnie na kawę lub piwo, przynieśli bombonierkę albo książkę. Może poszlibyśmy do McDonald'sa?

Możecie także ocenić materiał, który właśnie przeczytaliście. Skala oceny to od: "Bardzo dobrze" po lewej, do: "Bardzo słabo" po prawej.

       

Dziękuje za ocenę.

Ewentualną płatność zrealizować możecie za pośrednictwem bezpiecznego serwisu PayPal dowolną kartą płatniczą dopuszczoną do płatności internetowych. Posiadacze kont w systemie PayPal mogą to zrobić jeszcze prościej. Aby przejść do stron realizacji płatności, wystarczy kliknąć napis "WSPIERAM yestok.pl" obok. Dziękuję!

Jeśli dotarliście do tej strony znajdując ją bezpośrednio w Internecie, możecie przywołać w jej miejsce listę tematów, o których piszę w tym serwisie. Wystarczy kliknąć w poniższy tekst.

Chcę zobaczyć tematykę innych problemów.

Utworzono 04.06.2008
Zmodyfikowano 04.01.2012